¿Qué medidas trae la nueva ley de autónomos?

La Comisión de Empleo del Senado aprobó el 11 de octubre de 2017 la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo sin variaciones respecto al texto que le había remitido el Congreso de los Diputados en julio. Se trata de una Ley que introduce importantes novedades respecto a las cotizaciones, gastos deducibles y bonificaciones de los autónomos, así como medidas para favorecer la contratación y la conciliación familiar.

Esta nueva Ley, que entró en vigor el 25 de octubre, incluye importantes novedades para los autónomos. Desde el bufete Jausas, enumeran y explican los cambios más relevantes:

  • Ampliación a 12 meses el período de duración de la “tarifa plana”, frente a los 6 actuales, y se reduce a 2 años, frente a los 5 actuales, el requisito de no encontrarse previamente de alta en el sistema de Seguridad Social para aquellos trabajadores que reemprendan su actividad por cuenta propia.
  • Se rebaja a la mitad el recargo por retraso en el abono de las cuotas dentro del primer mes natural siguiente al del vencimiento del plazo.
  • En los supuestos de pluriactividad, la devolución del exceso de cotización realizado por el trabajador autónomo se realizará de oficio por la Tesorería General de la Seguridad Social.
  • Los trabajadores autónomos podrán modificar la base de cotización por la que viniesen obligados a cotizar hasta cuatro veces al año.
  • Se permitirá que hasta tres altas y tres bajas en el RETA dentro de cada año natural tengan efectos desde el momento de inicio o de cese en la actividad, en lugar de por meses completos.
  • Compatibilidad entre la pensión de jubilación y el trabajo autónomo: Si se acredita tener contratado, al menos, a un trabajador por cuenta ajena, la cuantía de la pensión de jubilación compatible con el trabajo autónomo alcanzará al 100%.
  • Nueva bonificación en la cuota empresarial a la Seguridad Social del 100% durante un período de 12 meses: se dará en el supuesto de contratación indefinida por parte del trabajador autónomo de su cónyuge, ascendientes, descendientes y demás parientes por consanguinidad o afinidad, hasta el segundo grado inclusive.
  • Se incrementa de 7 a 12 años la edad de los menores a cargo que posibilitan el acceso a la bonificación, por un plazo de hasta 12 meses, del 100% de la cuota de autónomos por contingencias comunes.
  • Nueva bonificación para las trabajadoras autónomas que vuelvan a realizar una actividad por cuenta propia en los 2 años siguientes de haber cesado su actividad por maternidad, adopción, guarda con fines de adopción, acogimiento o tutela. La cuota por contingencias comunes quedará fijada en 50 euros mensuales durante los 12 primeros meses (o del 80% en caso de que hubiesen optado por una base superior a la mínima).
  • Se incluye dentro del concepto de accidente de trabajo, el accidente in itinere.
  • Asimismo, la nueva Ley de Autónomos introduce modificaciones en la Ley del IRPF, que entrarán en vigor el 1 de enero de 2018, con la finalidad de aclarar la dedución de los gastos en los que incurren los autónomos en el ejercicio de su actividad.
  • En los casos en los que los autónomos afecten parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de su actividad económica, los gastos de suministros, como el agua, gas, electricidad, telefonía e Internet, podrán deducirse en un 30% de la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total.
  • Los gastos de manutención de los autónomos incurridos en el desarrollo de la actividad serán deducibles con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para los trabajadores y siempre que se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago.

Además, las asociaciones de autónomos pasarán a tener un papel más importante y se considerarán de utilidad pública. También serán incorporadas en el Consejo Económico Social y en el Consejo del Trabajo Autónomo.

Big Data y Seguridad de los datos en las Pymes.

El mundo moderno se ha construido sobre los cimientos de los datos. Prácticamente cualquier aspecto de nuestras vidas se ve influido por la capacidad de las organizaciones para organizar, interrogar y analizar los datos.

Los conceptos Big Data e Internet de las cosas (IoT) implican centros de datos, actividad en las redes sociales, aplicaciones en la nube, sensores y dispositivos móviles, datos de usuarios y contraseñas, etc… Todos aquellos dispositivos conectados o datos almacenados en la red son susceptibles de ser atacados, pues la seguridad absoluta en informática no existe. Siendo conscientes de esto, ya es decisión de cada uno valorar qué parte de su vida y de sus datos está dispuesto a mantener online, ceder para su uso o proteger a toda costa

Para beneficiarse del Big Data el primer paso que debemos dar es la gestión de los datos. Hay que tener acceso a los datos, organizarlos y elegir los más útiles. Encontrar una herramienta que lo haga de modo seguro suele ser uno de los primeros inconvenientes con los que se topan las empresas que quieren abordar un proyecto que precise partir del análisis de datos para tomar mejores decisiones.

Las oportunidades de mejora que ofrece el Big Data son reales en todas las organizaciones empresariales, pero su complejidad y necesidades cambiarán en función de su tamaño y de cómo gestionen la protección, posesión y anonimización de la información.

En este contexto, las empresas necesitan especialmente dominar el Big Data, aprovechar su valor y hacer frente a los desafíos de seguridad que puedan plantearse. Un fallo de seguridad en el mundo digital, el hackeo de cualquier plataforma, sistema, aplicación o herramienta online, supone un motivo de falta de credibilidad y desconfianza hacia el proveedor del servicio, pero sobretodo una alerta inmediata por saber qué información han conseguido los ciberdelincuentes durante su ataque.

Asegurar la máxima protección de los datos es un elemento básico en cualquier proyecto Big Data. Pese a todo tipo de protocolos de seguridad, los hackers han llegado a irrumpir en el sistema de mensajes utilizado por bancos internacionales y compañías en todo el mundo para transferir dinero, en las bases de datos de populares empresas de juguetes electrónicos donde se guardan las sesiones de juego de nuestros hijos, o en las plataformas de citas online que además de información de identificación personal recogen perfiles sexuales.

Las empresas deben invertir en seguridad de datos en función de lo valiosos, sensibles o críticos que sean éstos, porque constituyan un importante activo de la empresa, sensibles según el acceso que a ellos se tenga; y críticos porque resulten indispensables para los negocios de la empresa. Cuidar la información, pasa por implementar estrategias para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de dicha información.

En los procesos Big Data es imprescindible equilibrar la seguridad y la privacidad. La sensación que tienen más del 90% de los consumidores es que han perdido el control de sus propios datos, que ya no son sus dueños. Para ganar la confianza, la empresa tiene que hacer un uso transparente de los datos y tiene que hacer un uso consentido de los datos, es decir, debe solicitar siempre el consentimiento del usuario y éste debe asumir que da ese consentimiento.

Las redes sociales, la nube, el IoT y el Big Data están provocando un intercambio de información personal sin precedentes. La Ley española recoge el derecho fundamental a la protección de datos personales. La LOPD obliga a todas las personas, empresas y organismos, tanto privados como públicos, que dispongan de datos de carácter personal, a cumplir una serie de requisitos y aplicar determinadas medidas de seguridad en función del tipo de datos que manejen, su origen, características del tratamiento, tipo de instalaciones y soporte en los que se almacenen, etc.

Actualmente, pocas empresas se están beneficiando plenamente del Big Data, pero esto cambia rápidamente conforme el poder de Big Data para transformar las empresas y generar ingresos se comprenda mejor. Estos sistemas tienen el potencial y la vocación de ser instrumentos clave en el ciclo de vida de productos y servicios por parte de las compañías e instituciones públicas y en ese sentido son claves para su competitividad futura. Por tanto deben tener el tratamiento igual en términos de Seguridad que cualquier otro sistema critico para una empresa dotándolo de la protección adecuada desde el punto de vista del control de acceso y de la propia seguridad de los datos almacenados.

Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y PYMES.

Los autónomos y las pymes están obligados a cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos, más conocida como LOPD, cuando recaben en sus negocios datos de carácter personal, entendidos éstos como todos aquellos que identifiquen a una persona física. En este post están las claves que deben guiar la aplicación de la LOPD en los negocios.

Finalidad de la LOPD. Esta Ley tiene como finalidad garantizar la protección y buen tratamiento de datos de carácter personal. Estos datos se dividen en tres niveles.

  • Nivel básico: Datos identificativos, como el NIF, NºSS, nombre, apellidos, dirección, teléfono, firma, imagen, e-mail, nombre de usuario, etc…
  • Nivel medio: Datos a cerca de infracciones administrativas o penales, solvencia o crédito, datos tributarios o de la Seguridad Social, datos de prestación servicios financieros, y datos referentes a la personalidad o comportamiento de las personas, etc…
  • Nivel alto: datos a cerca de ideología, religión, creencia, origen racial, salud, vida sexual o violencia de género.

El responsable de estos datos y de su tratamiento será la persona que decida sobre la finalidad, el contenido y el uso del tratamiento de los datos personales. Y por tanto será sobre quién recaerán las obligaciones establecidas por la LOPD, y quien deberá hacer que se cumpla la Ley.

Entre los deberes del responsable estarán:

  • Inscripción de ficheros; ante el Registro General de Protección de datos.
  • Calidad de los datos. Que estos sean adecuados y veraces.
  • Deber de guardar secreto.
  • Deber de informar y obtener consentimiento para la recogida y tratamiento de los datos personales.
  • Atención de los derechos de los ciudadanos.

Puesto que la LOPD tiene por objeto proteger la intimidad de las personas físicas, las personas jurídicas, no pueden beneficiarse de esta protección. Por lo que los autónomos, según la situación en la que se encuentren, les afectará de una u otra forma:

  • Autónomo administrador de una S.L. o S.A.: En este caso el autónomo, a nivel personal no tiene obligación de cumplir con la LOPD, pero sí su empresa.
  • Autónomo con actividad empresarial y personal a cargo: Tendrá que cumplir con la LOPD, al ser el responsable de los datos de carácter personal de sus empleados, además de los de sus clientes y proveedores.
  • Autónomo con actividad empresarial sin personal a cargo: Se evaluará la naturaleza del negocio y si trata datos de clientes o proveedores, de qué tipo son y si deben o no estar organizados en ficheros. Si no existen ficheros no tiene que cumplir con la LOPD. Pero si sus clientes son personas físicas, tenga que cumplir con la LOPD.

Por qué cumplir con la LOPD. En primer lugar, para garantizar que el negocio se encuentra dentro de las exigencias legales, ya que de lo contrario podrían verse afectadas las relaciones comerciales futuras.

También es necesario considerar el posible coste para la empresa si ocurre una pérdida de datos personales confidenciales, por fallos informáticos, incendios o inundaciones, pudiendo incurrir incluso en responsabilidades civiles, competencias desleales, etc…

Además si no se cumple con esta Ley nos podemos enfrentar a importantes sanciones económicas. Según la Ley 2/2011, de 4 de marzo de Economía Sostenible, sobre la LOPD, artículo 45, que modificó algunos puntos de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos, los importes de las sanciones se han reducido y quedan de la siguiente manera:

  • Las infracciones leves serán sancionadas con multas de 900 a 40.000€.
  • Las infracciones graves serán sancionadas con multas de 40.001 a 300.000€.
  • Las infracciones muy graves serán sancionadas con multas de 300.001 a 600.000€.

El tipo de infracción atenderá al nivel de datos afectado (básico, medio o alto). Y la cuantía de las sanciones se graduará atendiendo a los siguientes criterios:

  • El carácter continuado de la infracción.
  • El volumen de los tratamientos efectuados.
  • La vinculación de la actividad del infractor con la realización de tratamientos de datos de carácter personal.
  • El volumen de negocio o actividad del infractor.
  • Los beneficios obtenidos como consecuencia de la comisión de la infracción.
  • El grado de intencionalidad.
  • La reincidencia por comisión de infracciones de la misma naturaleza.
  • La naturaleza de los perjuicios causados a las personas interesadas o a terceras personas.
  • La acreditación de que con anterioridad a los hechos constitutivos de infracción la entidad imputada tenía implantados procedimientos adecuados de actuación en la recogida y tratamiento de los datos de carácter personal, siendo la infracción consecuencia de una anomalía en el funcionamiento de dichos procedimientos no debida a una falta de diligencia exigible al infractor.
  • Cualquier otra circunstancia que sea relevante para determinar el grado de anti juridicidad y de culpabilidad presentes en la concreta actuación infractora.

Además de la modificación en la cuantía de las sanciones hay otra modificación muy a tener en cuenta, y es la introducción de la figura del apercibimiento, que viene a ser una medida preventiva, frente a la multa o sanción. La Agencia Española de Protección de Datos juega un papel muy importante ya que podrá solicitar acciones correctoras en lugar de abrir directamente un expediente sancionador cuando haya infracciones leves o graves y el infractor no hubiese sido sancionado o apercibido con anterioridad, lo que supone una modificación muy importante tanto para pymes como para micropymes, ya que existirá la posibilidad de que no se llegue a abrir un expediente sancionador, y por lo tanto no tengan el consiguiente gasto que ello supondría.

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esta normativa europea ya en vigor tiene como fin aportar un único marco comunitario para la protección de datos. En este sentido, entre las nuevas prácticas que autónomos y pymes deben realizar en su negocio durante 2017 y hasta el 25 de mayo de 2018 están:

  • Procurar el consentimiento inequívoco, y no tácito, del cliente para el uso de sus datos.
  • Actualización de las cláusulas y políticas informativas en torno a la potección de datos.
  • Obligatoriedad de la figura de un delegado de protección de datos.
  • Puesta en marcha de Evaluación de Impacto en la Protección de Datos Personales (PIA).
  • Nuevos códigos de conducta para velar por la privacidad de datos.
  • Certificados y sellos de cumplimiento de la RGPD.

Pymes: Claves para la transformación digital.

La transformación digital para las Pymes ya no es una opción, y los equipos directivos se ven obligados a introducir elementos hacia la nueva era digital, en un sistema en el que la globalización, la transparencia y la inmediatez marcan el ritmo de mercado.

Las herramientas tecnológicas optimizan los resultados de las empresas, facilitan la relación con los clientes y sirven como valor diferencial ante la creciente competitividad. Analizar los datos diferencia a las compañías entre ser competitivas y rentables, o sufrir y mantenerse a flote.

¿Creemos en España en la transformación digital? La encuesta internacional realizada por Fujitsu sobre la digitalización en las empresas confirma que, en España, los ejecutivos son más pesimistas y críticos ante este nuevo contexto, aunque no tienen miedo al cambio. A pesar de que la mayoría de encuestados considera que es necesario adoptar una estrategia de transformación digital para asegurar su supervivencia en el sistema, desconoce si sus empresas están preparadas para afrontar este reto. De hecho, en 2021, el 40% de las empresas españolas no existirá tal y cómo son hoy día; y el 98% afirma que ya se han visto afectados por este proceso.

El problema principal de la digitalización en España reside en que no están aprovechando el potencial que las nuevas tecnologías otorgan para mejorar la eficiencia y productividad. Casi todas tienen sitios web corporativos y cuentas en las redes sociales, pero las soluciones cloud u otro tipo de herramientas digitales son desconocidas para la mayoría.

Lo primero que hay que tener claro es qué se quiere conseguir convirtiendo el negocio en un negocio digital. Al fin y al cabo, lo más importante es mejorar la experiencia de cliente. Es recomendable empezar con pequeños procesos, mediante proyectos pilotos, para ajustar tus objetivos. Datisa ha elaborado un documento donde aconseja que es necesario una formación digital para que puedan entender la magnitud del cambio.

Liderazgo y plan personalizado para involucrar a todas las áreas de la empresa desde el comienzo de la transformación es la clave del éxito de la implantación en las Pymes. Las Pymes que quieran transformarse digitalmente deberán tener unas prioridades establecidas y unos plazos para conseguirlas y, posteriormente, medir los resultados.

Una de las primeras cosas que se debe hacer es analizar el punto de partida, esto es, comprobar qué piensa el mundo de la Pyme en cuestión. Comprobar en Google si han hablado del negocio, de qué manera y quiénes. El mismo análisis con los competidores. En redes sociales, medir el impacto de las publicaciones para saber si se mantiene el feedback necesario con los clientes.

La supervivencia consiste en renovarse y diferenciarse, y, para ello, es necesario conocer el estado de los competidores. ¿Quiénes son? ¿Qué venden? ¿Qué les diferencia? ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades? De esta manera, se podrá tomar mejor las decisiones pensando en el futuro del negocio digital y atendiendo a las necesidades de mercado.

Al final, la nueva economía es colaborativa, Hay que buscar aliados dentro del mundo digital para explorar nuevas fórmulas de crecimiento. Una de las claves para lograr el éxito es controlar el presupuesto porque, en un mundo hiperconectado donde todo cambia a gran velocidad, nada está garantizado.

Por último, la tecnología cambia constantemente, desaparecen redes sociales y aparecen nuevas; se crean nuevas soluciones basadas en la nube y en la Inteligencia Artificial. El Internet de las Cosas nos irá proporcionando nuevas herramientas para la transformación, por tanto, es necesario tener claro que la digitalización no son los 100 metros lisos, sino una maratón. Como empresa, debes ser capaz de generar impacto a largo plazo e ir adaptándote a las novedades. Es una carrera de fondo, sin duda.

Las Pymes y Hacienda.

El Gobierno quiere que las empresas estén más conectadas a la Agencia Tributaria. Las Pymes contribuyentes proporcionarán en tiempo casi real los datos de las facturas cobradas y pagadas a través de un nuevo sistema telemático, el SII (Suministro Inmediato de Información).

Para cumplir con esta obligación, las compañías deberán conectar sus softwares de gestión financiera y contable con la web de la Agencia Tributaria, de manera que sean capaces de transmitir de manera online y continua la información necesaria.

Hasta ahora, cuando una Pyme realiza una operación mercantil, tenía entre uno y tres meses para declarar a Hacienda el IVA repercutido o pagado por dicha operación. Con el SII, ese margen de tiempo se perderá, porque el plazo entre que se contabiliza la transacción y se declara se reducirá inicialmente a ocho días y, a partir de 2018, a cuatro.

“Es un cambio de paradigma en la forma de relacionarse con la Agencia Tributaria”, dice Alfonso Díez, principal ejecutivo del fabricante de software B2T Concept. “El ciclo de declaración fiscal será ahora mucho más corto. Las empresas tendrán que ser más estrictas y exigentes consigo mismas en el registro de sus facturas para evitar cometer errores que les puedan generar problemas con Hacienda”, explica.

El uso del sistema será obligatorio para organizaciones empresariales que facturen más de 6 millones de euros, las que estén inscritas en el régimen de devolución mensual, conocido como Redeme. Se estima que alrededor de 62.000 empresas cumplen estos criterios. Del Redeme son beneficiarias unas 36.000 empresas, aunque no se dispone de datos oficiales sobre cuántas de ellas son Pymes.

Pero incluso si no están obligadas, la puesta en marcha del SII las forzará a ser más transparentes en el manejo de sus cuentas, pues muchas de las Pymes son proveedoras de grandes compañías.

“En toda operación hay una parte y una contraparte. Hacienda va a disponer de la versión parcial de una transacción y eso le facilitará la detección de fraudes. Si una pyme no está haciendo las cosas bien, el SII la delatará”, advierte Alberto Redondo, director de marketing de Seres, compañía especializada en factura electrónica que está participando en las pruebas piloto realizadas por Hacienda.

Dado que el fin último del sistema es combatir el fraude fiscal, se da por descontado que dentro de algunos años el requisito de facturación se rebajará y el SII terminará por generalizarse. “La lupa de Hacienda se irá haciendo cada vez más grande y estará más cerca de los procesos fiscales de las compañías”, afirma Díez, de B2T.

La Agencia empezó a hablar del sistema en octubre de 2014. La medida se aprobó finalmente en diciembre del año 2016. El plazo para adecuarse a la norma empezó a correr ese día. En estos momentos, el 90% de las Pymes comprometidas no están preparadas, según un estudio de DevoluIVA, firma que ha desarrollado una tecnología que facilita la deducción automática del impuesto. Solo el 5% tiene una solución implementada y otro tanto no está siquiera al corriente de la obligación.

Datisa, fabricante de software empresarial para Pymes, discrepa de estas cifras. “En general, las pequeñas empresas afectadas están informadas. Solo hemos encontrado desconocimiento en el 5% de los casos, en gran parte porque la norma se viene anunciando desde hace tiempo”, sostiene Isabel Pomar, directora comercial y de marketing de la compañía.

La experiencia como participante en las pruebas piloto le indica a Alberto Redondo, de Seres, que “algunas empresas llegarán con la lengua fuera; otras, holgadas, y otras tendrán que correr”. Pero en el caso específico de las Pymes, cree que por tratarse de negocios que manejan volúmenes de información más pequeños que los de una gran compañía, adecuar los sistemas puede tardar entre uno y dos meses, pero recomienda que “Las que no han hecho nada deben tomar una decisión urgente”.

Los expertos coinciden en que la complejidad del proceso de adecuación dependerá de la forma en que el negocio tiene informatizadas sus cuentas. Por ejemplo, si el ERP genera la información desde un único punto radicado en España o si esta proviene de varios ERP que pueden estar ubicados en diferentes lugares, incluso fuera del país. “La mayor dificultad es extraer de los ERP todos los datos requeridos por la Agencia Tributaria y catalogarlos de la manera correcta”, precisa Ángel Garrido, director general de DevoluIVA.

Cómo se encuentra la información dentro del sistema también influye en el proceso. Redondo recuerda que el DUA (número de identificación de Aduanas) es un código que normalmente no está informatizado o, si lo está, figura en el ERP de logística y no en el de contabilidad. Corregir defectos como este y que los ficheros se envíen de forma continua e inmediata a través de un canal seguro son parte de la tarea a llevar a cabo para implementar este sistema adecuadamente.

Alfonso Díez, de B2T Concept, aconseja a las empresas aprovechar que la Agencia Tributaria dará la posibilidad de conectarse al SII desde un mes antes del inicio de la obligación para rodar el sistema e ir corrigiendo errores y resolver dudas.

Las que llegado el día no cumplan, se expondrán a multas que pueden oscilar entre los 300 y los 6.000 euros por trimestre, aunque Hacienda asegura que será flexible al principio.

Expertos responden algunas dudas frecuentes en relación al alcance del SII.

  • Qué cambia y qué no. Isabel Pomar, de Datisa, aclara que desde el punto de vista contable no cambiará nada, salvo que resulta no solo recomendable, sino necesario, llevar los registros de las facturas al día. Lo que sí cambia, puntualiza, es el proceso administrativo que lleva aparejada la gestión contable, porque el SII obliga a introducir nuevos campos en las facturas y a declararlas en el plazo de ocho días este año y cuatro el próximo.
  • Ventajas. María del Carmen Cámara, profesora del departamento de Economía y Administración de la Universidad a Distancia de Madrid, destaca que el SII reducirá los papeleos, al suprimir la obligación de presentar los modelos 347, 340 y 390. Pomar, de Datisa, añade que el hecho de que Hacienda disponga de más información y más actualizada, permitirá también subsanar los errores que puedan cometerse de manera más rápida.
  • ¿Es inevitable? No, al menos por ahora. A las Pymes que se han visto obligadas a conectarse al SII por haberse inscrito en el Redeme, Miguel Arias, socio del área de tax de KPMG Abogados y responsable del proyecto Impulsa de la consultora, avisa de que está previsto que Hacienda abra un plazo extraordinario para poder darse de baja de este régimen durante junio próximo, evitando así la aplicación del SII. Pero como parece que la intención es que este sistema sea de aplicación general en el futuro, “deberán estar atentas a cualquier noticia al respecto”, señala.
  • Cuánto cuesta. El coste de adecuación varía dependiendo del número de empresas declarantes y el volumen de transacciones y libros a declarar. En el caso de DevoluIVA, el software cuesta 1.500 euros y la implementación desde 3.000 euros. A esto hay que añadir un coste de mantenimiento, que empieza en 350 euros y depende también de la cantidad de información transmitida.

En definitiva, esto no será obligatorio para pymes y autónomos, pero si se decide usar el sistema de forma, no se podrá abandonar hasta que no pase un año natural, por lo que es mejor esperar a un mayor desarrollo normativo y a una implantación más estable del sistema.