Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y PYMES.

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Los autónomos y las pymes están obligados a cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos, más conocida como LOPD, cuando recaben en sus negocios datos de carácter personal, entendidos éstos como todos aquellos que identifiquen a una persona física. En este post están las claves que deben guiar la aplicación de la LOPD en los negocios.

Finalidad de la LOPD. Esta Ley tiene como finalidad garantizar la protección y buen tratamiento de datos de carácter personal. Estos datos se dividen en tres niveles.

  • Nivel básico: Datos identificativos, como el NIF, NºSS, nombre, apellidos, dirección, teléfono, firma, imagen, e-mail, nombre de usuario, etc…
  • Nivel medio: Datos a cerca de infracciones administrativas o penales, solvencia o crédito, datos tributarios o de la Seguridad Social, datos de prestación servicios financieros, y datos referentes a la personalidad o comportamiento de las personas, etc…
  • Nivel alto: datos a cerca de ideología, religión, creencia, origen racial, salud, vida sexual o violencia de género.

El responsable de estos datos y de su tratamiento será la persona que decida sobre la finalidad, el contenido y el uso del tratamiento de los datos personales. Y por tanto será sobre quién recaerán las obligaciones establecidas por la LOPD, y quien deberá hacer que se cumpla la Ley.

Entre los deberes del responsable estarán:

  • Inscripción de ficheros; ante el Registro General de Protección de datos.
  • Calidad de los datos. Que estos sean adecuados y veraces.
  • Deber de guardar secreto.
  • Deber de informar y obtener consentimiento para la recogida y tratamiento de los datos personales.
  • Atención de los derechos de los ciudadanos.

Puesto que la LOPD tiene por objeto proteger la intimidad de las personas físicas, las personas jurídicas, no pueden beneficiarse de esta protección. Por lo que los autónomos, según la situación en la que se encuentren, les afectará de una u otra forma:

  • Autónomo administrador de una S.L. o S.A.: En este caso el autónomo, a nivel personal no tiene obligación de cumplir con la LOPD, pero sí su empresa.
  • Autónomo con actividad empresarial y personal a cargo: Tendrá que cumplir con la LOPD, al ser el responsable de los datos de carácter personal de sus empleados, además de los de sus clientes y proveedores.
  • Autónomo con actividad empresarial sin personal a cargo: Se evaluará la naturaleza del negocio y si trata datos de clientes o proveedores, de qué tipo son y si deben o no estar organizados en ficheros. Si no existen ficheros no tiene que cumplir con la LOPD. Pero si sus clientes son personas físicas, tenga que cumplir con la LOPD.

Por qué cumplir con la LOPD. En primer lugar, para garantizar que el negocio se encuentra dentro de las exigencias legales, ya que de lo contrario podrían verse afectadas las relaciones comerciales futuras.

También es necesario considerar el posible coste para la empresa si ocurre una pérdida de datos personales confidenciales, por fallos informáticos, incendios o inundaciones, pudiendo incurrir incluso en responsabilidades civiles, competencias desleales, etc…

Además si no se cumple con esta Ley nos podemos enfrentar a importantes sanciones económicas. Según la Ley 2/2011, de 4 de marzo de Economía Sostenible, sobre la LOPD, artículo 45, que modificó algunos puntos de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos, los importes de las sanciones se han reducido y quedan de la siguiente manera:

  • Las infracciones leves serán sancionadas con multas de 900 a 40.000€.
  • Las infracciones graves serán sancionadas con multas de 40.001 a 300.000€.
  • Las infracciones muy graves serán sancionadas con multas de 300.001 a 600.000€.

El tipo de infracción atenderá al nivel de datos afectado (básico, medio o alto). Y la cuantía de las sanciones se graduará atendiendo a los siguientes criterios:

  • El carácter continuado de la infracción.
  • El volumen de los tratamientos efectuados.
  • La vinculación de la actividad del infractor con la realización de tratamientos de datos de carácter personal.
  • El volumen de negocio o actividad del infractor.
  • Los beneficios obtenidos como consecuencia de la comisión de la infracción.
  • El grado de intencionalidad.
  • La reincidencia por comisión de infracciones de la misma naturaleza.
  • La naturaleza de los perjuicios causados a las personas interesadas o a terceras personas.
  • La acreditación de que con anterioridad a los hechos constitutivos de infracción la entidad imputada tenía implantados procedimientos adecuados de actuación en la recogida y tratamiento de los datos de carácter personal, siendo la infracción consecuencia de una anomalía en el funcionamiento de dichos procedimientos no debida a una falta de diligencia exigible al infractor.
  • Cualquier otra circunstancia que sea relevante para determinar el grado de anti juridicidad y de culpabilidad presentes en la concreta actuación infractora.

Además de la modificación en la cuantía de las sanciones hay otra modificación muy a tener en cuenta, y es la introducción de la figura del apercibimiento, que viene a ser una medida preventiva, frente a la multa o sanción. La Agencia Española de Protección de Datos juega un papel muy importante ya que podrá solicitar acciones correctoras en lugar de abrir directamente un expediente sancionador cuando haya infracciones leves o graves y el infractor no hubiese sido sancionado o apercibido con anterioridad, lo que supone una modificación muy importante tanto para pymes como para micropymes, ya que existirá la posibilidad de que no se llegue a abrir un expediente sancionador, y por lo tanto no tengan el consiguiente gasto que ello supondría.

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esta normativa europea ya en vigor tiene como fin aportar un único marco comunitario para la protección de datos. En este sentido, entre las nuevas prácticas que autónomos y pymes deben realizar en su negocio durante 2017 y hasta el 25 de mayo de 2018 están:

  • Procurar el consentimiento inequívoco, y no tácito, del cliente para el uso de sus datos.
  • Actualización de las cláusulas y políticas informativas en torno a la potección de datos.
  • Obligatoriedad de la figura de un delegado de protección de datos.
  • Puesta en marcha de Evaluación de Impacto en la Protección de Datos Personales (PIA).
  • Nuevos códigos de conducta para velar por la privacidad de datos.
  • Certificados y sellos de cumplimiento de la RGPD.

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