Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y PYMES.

Los autónomos y las pymes están obligados a cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos, más conocida como LOPD, cuando recaben en sus negocios datos de carácter personal, entendidos éstos como todos aquellos que identifiquen a una persona física. En este post están las claves que deben guiar la aplicación de la LOPD en los negocios.

Finalidad de la LOPD. Esta Ley tiene como finalidad garantizar la protección y buen tratamiento de datos de carácter personal. Estos datos se dividen en tres niveles.

  • Nivel básico: Datos identificativos, como el NIF, NºSS, nombre, apellidos, dirección, teléfono, firma, imagen, e-mail, nombre de usuario, etc…
  • Nivel medio: Datos a cerca de infracciones administrativas o penales, solvencia o crédito, datos tributarios o de la Seguridad Social, datos de prestación servicios financieros, y datos referentes a la personalidad o comportamiento de las personas, etc…
  • Nivel alto: datos a cerca de ideología, religión, creencia, origen racial, salud, vida sexual o violencia de género.

El responsable de estos datos y de su tratamiento será la persona que decida sobre la finalidad, el contenido y el uso del tratamiento de los datos personales. Y por tanto será sobre quién recaerán las obligaciones establecidas por la LOPD, y quien deberá hacer que se cumpla la Ley.

Entre los deberes del responsable estarán:

  • Inscripción de ficheros; ante el Registro General de Protección de datos.
  • Calidad de los datos. Que estos sean adecuados y veraces.
  • Deber de guardar secreto.
  • Deber de informar y obtener consentimiento para la recogida y tratamiento de los datos personales.
  • Atención de los derechos de los ciudadanos.

Puesto que la LOPD tiene por objeto proteger la intimidad de las personas físicas, las personas jurídicas, no pueden beneficiarse de esta protección. Por lo que los autónomos, según la situación en la que se encuentren, les afectará de una u otra forma:

  • Autónomo administrador de una S.L. o S.A.: En este caso el autónomo, a nivel personal no tiene obligación de cumplir con la LOPD, pero sí su empresa.
  • Autónomo con actividad empresarial y personal a cargo: Tendrá que cumplir con la LOPD, al ser el responsable de los datos de carácter personal de sus empleados, además de los de sus clientes y proveedores.
  • Autónomo con actividad empresarial sin personal a cargo: Se evaluará la naturaleza del negocio y si trata datos de clientes o proveedores, de qué tipo son y si deben o no estar organizados en ficheros. Si no existen ficheros no tiene que cumplir con la LOPD. Pero si sus clientes son personas físicas, tenga que cumplir con la LOPD.

Por qué cumplir con la LOPD. En primer lugar, para garantizar que el negocio se encuentra dentro de las exigencias legales, ya que de lo contrario podrían verse afectadas las relaciones comerciales futuras.

También es necesario considerar el posible coste para la empresa si ocurre una pérdida de datos personales confidenciales, por fallos informáticos, incendios o inundaciones, pudiendo incurrir incluso en responsabilidades civiles, competencias desleales, etc…

Además si no se cumple con esta Ley nos podemos enfrentar a importantes sanciones económicas. Según la Ley 2/2011, de 4 de marzo de Economía Sostenible, sobre la LOPD, artículo 45, que modificó algunos puntos de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos, los importes de las sanciones se han reducido y quedan de la siguiente manera:

  • Las infracciones leves serán sancionadas con multas de 900 a 40.000€.
  • Las infracciones graves serán sancionadas con multas de 40.001 a 300.000€.
  • Las infracciones muy graves serán sancionadas con multas de 300.001 a 600.000€.

El tipo de infracción atenderá al nivel de datos afectado (básico, medio o alto). Y la cuantía de las sanciones se graduará atendiendo a los siguientes criterios:

  • El carácter continuado de la infracción.
  • El volumen de los tratamientos efectuados.
  • La vinculación de la actividad del infractor con la realización de tratamientos de datos de carácter personal.
  • El volumen de negocio o actividad del infractor.
  • Los beneficios obtenidos como consecuencia de la comisión de la infracción.
  • El grado de intencionalidad.
  • La reincidencia por comisión de infracciones de la misma naturaleza.
  • La naturaleza de los perjuicios causados a las personas interesadas o a terceras personas.
  • La acreditación de que con anterioridad a los hechos constitutivos de infracción la entidad imputada tenía implantados procedimientos adecuados de actuación en la recogida y tratamiento de los datos de carácter personal, siendo la infracción consecuencia de una anomalía en el funcionamiento de dichos procedimientos no debida a una falta de diligencia exigible al infractor.
  • Cualquier otra circunstancia que sea relevante para determinar el grado de anti juridicidad y de culpabilidad presentes en la concreta actuación infractora.

Además de la modificación en la cuantía de las sanciones hay otra modificación muy a tener en cuenta, y es la introducción de la figura del apercibimiento, que viene a ser una medida preventiva, frente a la multa o sanción. La Agencia Española de Protección de Datos juega un papel muy importante ya que podrá solicitar acciones correctoras en lugar de abrir directamente un expediente sancionador cuando haya infracciones leves o graves y el infractor no hubiese sido sancionado o apercibido con anterioridad, lo que supone una modificación muy importante tanto para pymes como para micropymes, ya que existirá la posibilidad de que no se llegue a abrir un expediente sancionador, y por lo tanto no tengan el consiguiente gasto que ello supondría.

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esta normativa europea ya en vigor tiene como fin aportar un único marco comunitario para la protección de datos. En este sentido, entre las nuevas prácticas que autónomos y pymes deben realizar en su negocio durante 2017 y hasta el 25 de mayo de 2018 están:

  • Procurar el consentimiento inequívoco, y no tácito, del cliente para el uso de sus datos.
  • Actualización de las cláusulas y políticas informativas en torno a la potección de datos.
  • Obligatoriedad de la figura de un delegado de protección de datos.
  • Puesta en marcha de Evaluación de Impacto en la Protección de Datos Personales (PIA).
  • Nuevos códigos de conducta para velar por la privacidad de datos.
  • Certificados y sellos de cumplimiento de la RGPD.

Pymes: Claves para la transformación digital.

La transformación digital para las Pymes ya no es una opción, y los equipos directivos se ven obligados a introducir elementos hacia la nueva era digital, en un sistema en el que la globalización, la transparencia y la inmediatez marcan el ritmo de mercado.

Las herramientas tecnológicas optimizan los resultados de las empresas, facilitan la relación con los clientes y sirven como valor diferencial ante la creciente competitividad. Analizar los datos diferencia a las compañías entre ser competitivas y rentables, o sufrir y mantenerse a flote.

¿Creemos en España en la transformación digital? La encuesta internacional realizada por Fujitsu sobre la digitalización en las empresas confirma que, en España, los ejecutivos son más pesimistas y críticos ante este nuevo contexto, aunque no tienen miedo al cambio. A pesar de que la mayoría de encuestados considera que es necesario adoptar una estrategia de transformación digital para asegurar su supervivencia en el sistema, desconoce si sus empresas están preparadas para afrontar este reto. De hecho, en 2021, el 40% de las empresas españolas no existirá tal y cómo son hoy día; y el 98% afirma que ya se han visto afectados por este proceso.

El problema principal de la digitalización en España reside en que no están aprovechando el potencial que las nuevas tecnologías otorgan para mejorar la eficiencia y productividad. Casi todas tienen sitios web corporativos y cuentas en las redes sociales, pero las soluciones cloud u otro tipo de herramientas digitales son desconocidas para la mayoría.

Lo primero que hay que tener claro es qué se quiere conseguir convirtiendo el negocio en un negocio digital. Al fin y al cabo, lo más importante es mejorar la experiencia de cliente. Es recomendable empezar con pequeños procesos, mediante proyectos pilotos, para ajustar tus objetivos. Datisa ha elaborado un documento donde aconseja que es necesario una formación digital para que puedan entender la magnitud del cambio.

Liderazgo y plan personalizado para involucrar a todas las áreas de la empresa desde el comienzo de la transformación es la clave del éxito de la implantación en las Pymes. Las Pymes que quieran transformarse digitalmente deberán tener unas prioridades establecidas y unos plazos para conseguirlas y, posteriormente, medir los resultados.

Una de las primeras cosas que se debe hacer es analizar el punto de partida, esto es, comprobar qué piensa el mundo de la Pyme en cuestión. Comprobar en Google si han hablado del negocio, de qué manera y quiénes. El mismo análisis con los competidores. En redes sociales, medir el impacto de las publicaciones para saber si se mantiene el feedback necesario con los clientes.

La supervivencia consiste en renovarse y diferenciarse, y, para ello, es necesario conocer el estado de los competidores. ¿Quiénes son? ¿Qué venden? ¿Qué les diferencia? ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades? De esta manera, se podrá tomar mejor las decisiones pensando en el futuro del negocio digital y atendiendo a las necesidades de mercado.

Al final, la nueva economía es colaborativa, Hay que buscar aliados dentro del mundo digital para explorar nuevas fórmulas de crecimiento. Una de las claves para lograr el éxito es controlar el presupuesto porque, en un mundo hiperconectado donde todo cambia a gran velocidad, nada está garantizado.

Por último, la tecnología cambia constantemente, desaparecen redes sociales y aparecen nuevas; se crean nuevas soluciones basadas en la nube y en la Inteligencia Artificial. El Internet de las Cosas nos irá proporcionando nuevas herramientas para la transformación, por tanto, es necesario tener claro que la digitalización no son los 100 metros lisos, sino una maratón. Como empresa, debes ser capaz de generar impacto a largo plazo e ir adaptándote a las novedades. Es una carrera de fondo, sin duda.

Las Pymes y Hacienda.

El Gobierno quiere que las empresas estén más conectadas a la Agencia Tributaria. Las Pymes contribuyentes proporcionarán en tiempo casi real los datos de las facturas cobradas y pagadas a través de un nuevo sistema telemático, el SII (Suministro Inmediato de Información).

Para cumplir con esta obligación, las compañías deberán conectar sus softwares de gestión financiera y contable con la web de la Agencia Tributaria, de manera que sean capaces de transmitir de manera online y continua la información necesaria.

Hasta ahora, cuando una Pyme realiza una operación mercantil, tenía entre uno y tres meses para declarar a Hacienda el IVA repercutido o pagado por dicha operación. Con el SII, ese margen de tiempo se perderá, porque el plazo entre que se contabiliza la transacción y se declara se reducirá inicialmente a ocho días y, a partir de 2018, a cuatro.

“Es un cambio de paradigma en la forma de relacionarse con la Agencia Tributaria”, dice Alfonso Díez, principal ejecutivo del fabricante de software B2T Concept. “El ciclo de declaración fiscal será ahora mucho más corto. Las empresas tendrán que ser más estrictas y exigentes consigo mismas en el registro de sus facturas para evitar cometer errores que les puedan generar problemas con Hacienda”, explica.

El uso del sistema será obligatorio para organizaciones empresariales que facturen más de 6 millones de euros, las que estén inscritas en el régimen de devolución mensual, conocido como Redeme. Se estima que alrededor de 62.000 empresas cumplen estos criterios. Del Redeme son beneficiarias unas 36.000 empresas, aunque no se dispone de datos oficiales sobre cuántas de ellas son Pymes.

Pero incluso si no están obligadas, la puesta en marcha del SII las forzará a ser más transparentes en el manejo de sus cuentas, pues muchas de las Pymes son proveedoras de grandes compañías.

“En toda operación hay una parte y una contraparte. Hacienda va a disponer de la versión parcial de una transacción y eso le facilitará la detección de fraudes. Si una pyme no está haciendo las cosas bien, el SII la delatará”, advierte Alberto Redondo, director de marketing de Seres, compañía especializada en factura electrónica que está participando en las pruebas piloto realizadas por Hacienda.

Dado que el fin último del sistema es combatir el fraude fiscal, se da por descontado que dentro de algunos años el requisito de facturación se rebajará y el SII terminará por generalizarse. “La lupa de Hacienda se irá haciendo cada vez más grande y estará más cerca de los procesos fiscales de las compañías”, afirma Díez, de B2T.

La Agencia empezó a hablar del sistema en octubre de 2014. La medida se aprobó finalmente en diciembre del año 2016. El plazo para adecuarse a la norma empezó a correr ese día. En estos momentos, el 90% de las Pymes comprometidas no están preparadas, según un estudio de DevoluIVA, firma que ha desarrollado una tecnología que facilita la deducción automática del impuesto. Solo el 5% tiene una solución implementada y otro tanto no está siquiera al corriente de la obligación.

Datisa, fabricante de software empresarial para Pymes, discrepa de estas cifras. “En general, las pequeñas empresas afectadas están informadas. Solo hemos encontrado desconocimiento en el 5% de los casos, en gran parte porque la norma se viene anunciando desde hace tiempo”, sostiene Isabel Pomar, directora comercial y de marketing de la compañía.

La experiencia como participante en las pruebas piloto le indica a Alberto Redondo, de Seres, que “algunas empresas llegarán con la lengua fuera; otras, holgadas, y otras tendrán que correr”. Pero en el caso específico de las Pymes, cree que por tratarse de negocios que manejan volúmenes de información más pequeños que los de una gran compañía, adecuar los sistemas puede tardar entre uno y dos meses, pero recomienda que “Las que no han hecho nada deben tomar una decisión urgente”.

Los expertos coinciden en que la complejidad del proceso de adecuación dependerá de la forma en que el negocio tiene informatizadas sus cuentas. Por ejemplo, si el ERP genera la información desde un único punto radicado en España o si esta proviene de varios ERP que pueden estar ubicados en diferentes lugares, incluso fuera del país. “La mayor dificultad es extraer de los ERP todos los datos requeridos por la Agencia Tributaria y catalogarlos de la manera correcta”, precisa Ángel Garrido, director general de DevoluIVA.

Cómo se encuentra la información dentro del sistema también influye en el proceso. Redondo recuerda que el DUA (número de identificación de Aduanas) es un código que normalmente no está informatizado o, si lo está, figura en el ERP de logística y no en el de contabilidad. Corregir defectos como este y que los ficheros se envíen de forma continua e inmediata a través de un canal seguro son parte de la tarea a llevar a cabo para implementar este sistema adecuadamente.

Alfonso Díez, de B2T Concept, aconseja a las empresas aprovechar que la Agencia Tributaria dará la posibilidad de conectarse al SII desde un mes antes del inicio de la obligación para rodar el sistema e ir corrigiendo errores y resolver dudas.

Las que llegado el día no cumplan, se expondrán a multas que pueden oscilar entre los 300 y los 6.000 euros por trimestre, aunque Hacienda asegura que será flexible al principio.

Expertos responden algunas dudas frecuentes en relación al alcance del SII.

  • Qué cambia y qué no. Isabel Pomar, de Datisa, aclara que desde el punto de vista contable no cambiará nada, salvo que resulta no solo recomendable, sino necesario, llevar los registros de las facturas al día. Lo que sí cambia, puntualiza, es el proceso administrativo que lleva aparejada la gestión contable, porque el SII obliga a introducir nuevos campos en las facturas y a declararlas en el plazo de ocho días este año y cuatro el próximo.
  • Ventajas. María del Carmen Cámara, profesora del departamento de Economía y Administración de la Universidad a Distancia de Madrid, destaca que el SII reducirá los papeleos, al suprimir la obligación de presentar los modelos 347, 340 y 390. Pomar, de Datisa, añade que el hecho de que Hacienda disponga de más información y más actualizada, permitirá también subsanar los errores que puedan cometerse de manera más rápida.
  • ¿Es inevitable? No, al menos por ahora. A las Pymes que se han visto obligadas a conectarse al SII por haberse inscrito en el Redeme, Miguel Arias, socio del área de tax de KPMG Abogados y responsable del proyecto Impulsa de la consultora, avisa de que está previsto que Hacienda abra un plazo extraordinario para poder darse de baja de este régimen durante junio próximo, evitando así la aplicación del SII. Pero como parece que la intención es que este sistema sea de aplicación general en el futuro, “deberán estar atentas a cualquier noticia al respecto”, señala.
  • Cuánto cuesta. El coste de adecuación varía dependiendo del número de empresas declarantes y el volumen de transacciones y libros a declarar. En el caso de DevoluIVA, el software cuesta 1.500 euros y la implementación desde 3.000 euros. A esto hay que añadir un coste de mantenimiento, que empieza en 350 euros y depende también de la cantidad de información transmitida.

En definitiva, esto no será obligatorio para pymes y autónomos, pero si se decide usar el sistema de forma, no se podrá abandonar hasta que no pase un año natural, por lo que es mejor esperar a un mayor desarrollo normativo y a una implantación más estable del sistema.

Carencias de las Pymes en un entorno globalizado.

El objetivo fundamental de este post es mostrar las carencias actuales en términos de competitividad de las PYMES españolas en un entorno globalizado como el que estamos viviendo y en las transformaciones necesarias que deben acometer para llevar a cabo un cambio disruptivo hacia el nuevo panorama de competitividad. y la adopción del modelo de empresa red. La Pyme es una parte fundamental de la economía española así como de la economía europea en general. En España, existen más de 3 millones de ellas, aportando estas el 69% del Valor Añadido Bruto (VAB) y casi el 79% del empleo.

Además de la pyme, parte fundamental del PIB español, otros agentes económicos y sociales deben impulsar el cambio hacia un nuevo modelo. Las administraciones públicas y las universidades deben ser las locomotoras de este cambio, para pasar del actual modelo empresarial mayoritariamente concentrado en empresas de baja tecnología, a un nuevo modelo basado en empresas de alta tecnología, de alto valor añadido y basadas en el conocimiento y, por supuesto, más colaborativas.

Las TIC deben ser el vehículo necesario y fundamental para llevar a cabo este cambio disruptivo en la competitividad del pyme en España. También en el plano de la formación del trabajador y del empresario y de la mejora continua. Las universidades debe fomentar la creación de empresas en su seno y apoyar spin-offs y spin-outs, así como, las incubadoras de empresas, con el apoyo financiero de administraciones públicas y capital privado.

Las administraciones y agentes públicos, han enfocado su apoyo en sectores de bajo valor añadido y que, a medio plazo, han aumentado la profundidad de la crisis en nuestro país. Estos sectores, han creado en el corto plazo una sensación de plenitud económica y alto empleo y han impedido que se invirtiese en empresas a medio-largo plazo. Estamos pagando las consecuencias de esa mala gestión.

La administración debe de una vez por todas, eliminar todo tipo de trabas que actualmente existen para crear una empresa y hacer que deje de ser algo complicado burocráticamente hablando.

Es absolutamente necesario un cambio urgente hacia la economía del conocimiento, en plena globalización. Debe haber pues un giro total en cuanto a la incentivación del uso eficiente de las TIC en la empresa; al desarrollo de políticas para el fomento del I+D+i y a la retención de talento. Se deben lanzar programas para la plena incorporación de las Pymes a la economía digital.

Las administraciones deben fomentar la colaboración empresarial y dotar a las Pymes de más ayuda financiera, con más inversión en ellas y, no menos importante, políticas financieras que desbloqueen la actual situación de falta de crédito.

Las administraciones públicas deben proveer a la Pyme de elementos e información sobre competitividad y mercado, así como ayudas a la internacionalización en un entorno cada vez más competitivo globalmente, donde los países emergentes son competencia indiscutible y avanzan en este terreno a una velocidad mayor que la esperada.

Pero sin olvidar que las Pymes deben afrontar una serie de cambios internos y organizativos para llevar a cabo la transición del actual modelo tradicional y familiar, de organización jerárquica vertical, muy reacio a la colaboración, rígido en cuanto a procesos y con un uso no del todo eficiente de las TIC, hacia un nuevo modelo más competitivo de empresas en red, basado en una jerarquización horizontal, donde las TIC son motor y vehículo de las relaciones empresariales.

Las empresas, con la ayuda de administraciones públicas y centros formativos, deben abrirse a la colaboración esporádica o permanente con otras empresas e instituciones y crear redes inteligentes y colaborativas, mediante alianzas estratégicas.

En este nuevo modelo empresarial, prima el trabajo del empleado y empresario por proyectos y objetivos definidos, permitiendo la flexibilidad en el ámbito de la rotación de personal y con equipos multi-disciplinares y en constante formación. No como en el modelo actual de trabajo bruto por horas, donde la flexibilidad, los procesos, los objetivos y la colaboración entre empresas brilla por su ausencia.

La digitalización de las Pymes.

España es un país de pymes y micropymes, según los últimos datos del Directorio Central de Empresas del INE, en el que el 83% de las 3,2 millones de empresas de España tiene dos o menos asalariados. Por su parte, la Dirección General de la Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa señala que el 95,8% de las empresas tienen nueve o menos empleados, frente al 92,4% del conjunto de la Unión Europea.

En consecuencia, al afrontar el reto de la digitalización, en el que todos los países se juegan gran parte de su futuro económico y laboral, el énfasis debería estar sobre estas empresas, que no tienen ni el músculo financiero ni los recursos humanos para desarrollar grandes cambios. ¿Cómo solucionar este problema?

Gran parte del debate celebrado recientemente en la Fundación Ramón Areces, giró en torno a esta pregunta. Porque, dada la velocidad de los cambios que están provocando tecnologías como blockchain, el internet de las cosas, las impresoras 3D, “no estamos preparados para dar las respuestas correctas para todo lo que está sucediendo; es más bien el momento de plantearnos las preguntas más pertinentes”, en palabras de Carsten Sorensen, profesor asociado de Sistemas de Información e Innovación de la London School of Economics.

Pero vayamos a cómo pueden acceder las Pymes a estos niveles de implantación tan necesarios y rigurosos. Por un lado, existen ayudas para proyectos de cooperación empresarial para implantar soluciones innovadoras que apliquen las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) a la mejora de la competitividad relacionada con la llamada Industria 4.0 Estas iniciativas deberán estar relacionadas con la mejora de la gestión empresarial en el ámbito de la movilidad; o ser proyectos ciberfísicos aplicados a los diferentes ámbitos de la fabricación avanzada 4.0, ciberseguridad y comunicaciones, cloud computing, big data y analítica avanzada, robótica, realidad virtual, visión artificial, etc.

Por otro, ayudas para iniciativas de implantación de comercio electrónico y la adopción de soluciones empresariales en la nube en los diferentes ámbitos de gestión de una pyme. Los proyectos de comercio de electrónico deberán desarrollarse sobre sistemas estándar y estar adaptados para dispositivos móviles.

“La digitalización no es algo opcional, es una obligación”, comentó Alejandro Tosina, director de Economía Digital en Red.es, organismo público dependiente del Ministerio de Industria, Energía y Agenda Digital. Tosina recalcó un estudio de la Comisión Europea que afirma que las pymes digitalizadas aumentan su producción un 10% y lamentó el reducido tamaño de gran parte de las empresas españolas.

José Luis Zimmermann, director general de Adigital, incidió en la misma idea con una curiosa metáfora: “España tiene grandes infraestructuras tecnológicas, pero no tiene grandes empresas en el sector. Es como si una ciudad tuviese un estadio de fútbol gigantesco en el que jugasen equipos muy pequeñitos”.

Captar talento es clave, pero no es la única clave. “En su transformación digital toda empresa debe tener en cuenta cuatro ámbitos: el talento, la innovación, la financiación y la regulación. Y para nosotros el más importante de estos ámbitos es la regulación”, dijo Zimmermann. “Sin una legislación que entienda las nuevas realidades, una ‘smart regulation’, Europa no tiene nada que hacer”.

Ese interés general, entendido desde un ámbito laboral y económico, es el que debería impulsar esfuerzos públicos y privados para digitalizar la economía española, un objetivo casi coincidente con digitalizar las pymes españolas.

La Comisión Europea calcula que, solo hasta 2020, hay una bolsa de 900.000 puestos de trabajo relacionados con las TIC que la Unión necesita cubrir. Son los empleos que creará la digitalización, que también destruirá otros. Las pymes aún están a tiempo de decidir en qué lado de la balanza están.