Gestión de Procesos de Negocio en las Pymes.

La Gestión de Procesos de Negocio (BPM – Business Process Management, en inglés) es una tecnología muy extendida en el ámbito de las grandes empresas, pero prácticamente desconocida en el mundo de las Pymes. Para la mayoría de organizaciones, el modelo de gestión clásico es obsoleto para sus retos estratégicos y de gestión. Frente a este problema se presenta el modelo de gestión por procesos con un enfoque orientado por procesos para satisfacer a los clientes de una empresa.

En el quehacer diario de cualquier actividad de negocio, intervienen diferentes personas cada una con una responsabilidad concreta: los comerciales venden, los clientes hacen pedidos, los administrativos de ventas administran los pedidos, el almacén los prepara, los administrativos o contables facturan y el transportista los entrega. Todas estas personas, aunque realizan trabajos diferentes, están relacionados entre sí por una secuencia de trabajo preestablecido en un contexto de Procesos de Negocio.

Durante esta actividad diaria, se genera gran cantidad de información y documentación que tiene que ir pasando de una persona a otra. Es posible que el negocio disponga de aplicaciones informáticas en las que es necesario grabar información en cada paso de estas secuencia de trabajo. Es aquí donde la Gestión de Procesos de Negocio se hace imprescindible.

Todo este tipo de situaciones habituales pueden ser informatizadas gracias a la Tecnología de Gestión de Procesos de Negocio (BPM). Principalmente un BPM aporta una mejora considerable en la eficacia y eficiencia en las tareas diarias del negocio, con el consiguiente ahorro en tiempo y dinero. Garantiza que todas estas tareas diarias se realizan de manera óptima, independientemente de las personas.

El control de toda la actividad de gestión y saber en todo momento qué tareas están siendo realizadas y las personas que las realizan es la función principal del BPM de Gestión de Procesos de Negocio. Si a esto se une una gestión documental centralizada, el trasiego de papel, la pérdida de documentación, las repetidas impresiones del documento y del tiempo relacionado con las búsquedas, la implantación del modelo de Gestión de Procesos de Negocio en la Pyme mejora ostensiblemente los niveles de productividad.

Además, si es posible realizar una integración con las aplicaciones instaladas, se evita la transcripción manual de la información de un sistema a otro. Al final se podrá disponer de un conjunto de métricas que permitan tener cuantificado en qué se emplea el tiempo, con el objetivo de mejorar día a día en la gestión del negocio.

En definitiva, son muchas ventajas las que aporta una solución BPM de Gestión de Procesos de Negocio en la Pyme: Ahorro de tiempo, papel y dinero. Esto revertirá en la mejora de la gestión interna, en la calidad del servicio al cliente y en el aumento de beneficios al destinar el tiempo a generar y no a tareas administrativas de naturaleza indirecta.

En definitiva, la tecnología BPM de Gestión de Procesos de Negocio trae consigo una serie de beneficios para todos. Disponer de una solución BPM en el negocio de las Pymes, proporciona una serie de beneficios a los clientes, a los empleados y al negocio en sí.

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Situación de los servicios en la nube en las pymes

La computación en la nube, concepto conocido también bajo los términos servicios en la nube o informática en la nube, del inglés cloud computing, permite ofrecer servicios de computación a través de Internet. En este tipo de computación todo lo que puede ofrecer un sistema informático se ofrece como servicio, de modo que los usuarios puedan acceder a los servicios disponibles “en la nube de Internet” sin conocimientos importantes en la gestión de los recursos que utilizan.

“Cloud computing” es un nuevo modelo de prestación de servicios que permite al usuario acceder a un catálogo de servicios estandarizados y responder a las necesidades de su empresa de forma flexible y adaptándolos en caso de demandas de servicios no previsibles o de picos de trabajo, pagando únicamente por el consumo efectuado, o incluso gratuitamente en caso de proveedores que se financian mediante publicidad.

Según el informe sobre el grado de adopción de la nube en las organizaciones empresariales españolas realizado por la Consultora IDC y con la colaboración y el patrocinio de Arsys y VMware, la informática en la Nube está evolucionando de manera muy positiva. El conocimiento de este tipo de servicios en España se sitúa en un nivel elevado: El 88% de los responsables TIC de las empresas y organizaciones han escuchado hablar de cloud  o nube y su oferta y el 41% de estas organizaciones españolas están utilizando algún tipo de servicio o aplicación en la nube.

 La implantación de la nube está dejando de ser proyectos piloto para implantarse a gran escala. Según destaca la Consultora IDC: “La auténtica oportunidad de cloud, el despliegue de todo su potencial, está por llegar”. El analista Alberto Bellé lo explica así: “Las primeras etapas de adopción cloud vienen marcadas por tres aspectos muy claros: la orientación a coste, la búsqueda de mejoras a corto plazo y el alcance limitado a un área en particular, que no se extiende a la organización al completo. Sin embargo, ésta es una pequeña parte del mapa de oportunidad de cloud, ya que el mayor potencial se alcanzará cuando éste abarque la totalidad de procesos a lo largo de la organización, y este paso requiere algo más que un cambio tecnológico: aquí entran las personas y los procesos. Las organizaciones españolas se encuentran a las puertas de esta transformación”.

Para entrar en la nueva fase de la que se habla en el informe es preciso realizar “el gran salto en la adopción”. Pero para llegar a la nube “optimizada”, como la llama IDC, las organizaciones deben recorrer un camino previo con un análisis funcional de la organización que defina las operaciones y protocolos necesarios de implantación y migración.

 La consultora IDC recomienda que las empresas transformen sus procesos: “Si todos los departamentos o sedes realizan sus procesos de forma distinta, cloud no tiene sentido”, indica el estudio. Esta fase, que IDC denomina cloud “replicable” implica pérdida de flexibilidad pero incrementa la eficiencia en toda la empresa.

 Posteriormente es preciso abordar la fase “gestionada”, donde la nube estará completamente integrada en las diferentes unidades de negocio que gestionarán las tecnologías de forma muy sencilla, como un departamento TIC virtual.

De la reducción del coste a la generación de ingresos. La dinámica que tendrá la nube en las tres etapas que señala IDC será diferente a la que existía previamente: “Ya no importará tanto cuánto se reduce el coste, sino qué oportunidades de ingresos se van a generar. El ahorro ya no se producirá solo al reducir la inversión o gasto en hardware y software, sino a través de procesos más eficientes.  Este salto no lo puede dar el departamento TIC en solitario”.

 Para que esta transformación sea posible será necesaria la participación de tres actores principales: El departamento TIC, las unidades de negocio y los proveedores de tecnología. El primero no solo tendrá que conocer la tecnología sino también el negocio. Las segundas son responsables de transmitir las necesidades de negocio al departamento TIC. Finalmente, el proveedor de tecnología tiene que evolucionar y explorar el impacto de la Nube en el cliente, ayudándole a pensar de forma diferente y estratégica.

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