Just in Time ¿Modelo para Pyme de servicios?

En tiempos recientes se ha experimentado un incremento importante y sostenido del peso de las actividades de prestación de servicios dentro de las economías de los países occidentales. No es de extrañar que los gestores de estas actividades busquen continuamente formas para mejorar su gestión. En los años setenta se experimentó -en varios casos con éxito- con la industrialización de los servicios: los casos de McDonalds y de la reorganización del First National City Bank son ejemplos clásicos usados en las Escuelas de Negocios para ilustrar este movimiento.

El Just in Time nace en Japón, donde fue aplicado por la empresa Toyota a principios de los años 50 y el propósito principal era eliminar todos los elementos innecesarios en el área de producción que incluye desde el departamento de compras de materias primas, hasta el de servicio al cliente, pasando por recursos humanos, finanzas, etc. En una nación pequeña como Japón, el bien más preciado es el espacio físico. Por ello, uno de los pilares de la nueva filosofía fue precisamente el ahorro de espacio, la eliminación de desperdicios y, en conclusión, la eliminación de la carga que supone el inventario.

Las siglas J.I.T. se corresponden a la expresión anglosajona «Just In Time», cuya traducción es «Justo A Tiempo». Y precisamente la denominación de este método productivo indica su filosofía de trabajo: «las materias primas y los productos llegan justo a tiempo, bien para la fabricación o para el servicio al cliente».

Si se considera que el sistema «Just In Time» es un método para reducir los niveles de existencias, parece claro que su aplicación en el sector servicios resulta bastante limitada. Sin embargo, el sistema va mucho más allá de la reducción de stocks, y persigue eliminar el desperdicio, dar mayor uniformidad a las operaciones, promover la adaptabilidad, estrechar las relaciones con los proveedores y ajustar rápidamente el sistema productivo a las variaciones de la demanda.

Sobre la base de esta idea, la producción «Just In Time» es capaz de elaborar rápidamente una mayor variedad de productos a un coste reducido. Algunos de los elementos del sistema «Just In Time» pueden ser observados en determinadas empresas dedicadas a la prestación de servicios como por ejemplo:

  • Empresas constructoras que adquieren los materiales en la medida en que los precisan.
  • Trabajadores polivalentes en los grandes almacenes que pueden desarrollar diferentes tareas.
  • Equipos de trabajo en los restaurantes de comida rápida, que permiten añadir personal en las horas punta y reducirlo en los momentos de menor demanda.
  • Supermercados que rellenan sus estanterías a medida que los clientes retiran artículos.

No debemos olvidar que uno de los principios que consagra el sistema «Just In Time» es la proximidad al cliente, rasgo en el que la prestación de servicios se ha distinguido tradicionalmente. Como el cliente está presente en muchas de las actividades de la prestación del servicio es interesante también tener en cuenta que el cliente muchas veces percibe el tiempo de manera distinta según la actuación del servidor y las características del proceso. P

Es necesario partir de la base de que el «Just In Time» no es solamente un método productivo, sino una filosofía, y que por lo tanto no se debe implantar, sino que se debe enseñar y del que se deben mostrar sus virtudes y sus inconvenientes, de tal modo que el trabajador aprenda esta filosofía por iniciativa propia, y por imposición.

El crear vínculos con los clientes principales constituye el último eslabón de la cadena del «Just In Time» que pasa a través de los proveedores, la empresa y tiene su punto final en el cliente. Es importante incluir a los clientes en una aplicación del «Just In Time» ya que su participación puede mitigar los problemas de planificación. En la aplicación del «Just In Time», el proceso total de implantación está fuertemente soportado por la participación activa de todo el personal de la empresa en actividades de mejora, las cuales contribuyen a elevar la motivación de estos empleados.

Esta filosofía empresarial elimina el despilfarro buscando los problemas o resquicios de los procesos que se llevan a cabo en las organizaciones  empresariales y aporta las soluciones para que suprimir lo que sobra. Por ejemplo, temas de sobreproducción, operaciones innecesarias, tiempos de espera, averías, desplazamientos de personal o material, etc.

Iniciativas para comenzar la digitalización de empresas.

A día de hoy las innovaciones tecnológicas han desterrado casi por completo a las herramientas analógicas, las cuales siguen siendo útiles, pero ya no son el corazón de los engranajes que mueven una empresa. El impacto ha sido muy profundo, generando un cambio tanto en todos los modelos de negocio que habíamos conocido, como en la manera de gestionar a las personas.

La digitalización empresarial ha dejado de ser una alternativa para convertirse ya en una obligación, si la compañía quiere ser competitiva en un mundo sin fronteras y con rivales a lo largo y ancho de toda la geografía del planeta. Los avances tecnológicos que se suceden día tras día exigen a cualquier empresa adaptarse a los nuevos escenarios para sobrevivir en el mercado. De cara a 2020, los estudios estiman que un 40% de las empresas que no hayan comenzado con la digitalización de sus procesos y funciones quedarán condenadas a la desaparición.

A lo largo de este post enumeraremos iniciativas por las que empezar a digitalizar un negocio, iniciativas que son más o menos esenciales en función del estado actual de la empresa, de su contexto en el mercado y de la capacidad para adaptarse a esta transformación.

Digitalización y automatización de procesos de producción, logística y almacén.La robótica y las aplicaciones tecnológicas de gestión serán las encargadas de controlar y mantener los almacenes y centros de fabricación en 2020, ejecutados desde aplicaciones móviles y monitorizados en tiempo real gracias a la Internet de las Cosas.

Sistemas de planificación de la producción en cadena de suministro.Los sistemas basados en ofimática, los más comunes en la actualidad, se quedarán a un lado y darán paso a los sistemas de planificación de la producción. Este cambio permite a compañías que gestionen producciones en serie de gran volumen, transformar sus cadenas de suministro para que sean más ágiles y más flexibles.

Modelo de indicadores.Serán los indicadores integrales quienes gestionarán el futuro, lo que permitirá a las empresas actuar de manera rápida y eficiente en caso de que la tendencia cambie por cualquier razón.

Sistemas sensores de anticipación y planificación de la demanda.Este tipo de sistemas serán capaces de calcular de manera automatizada y precisa la gestión de la demanda, y recomendarán las acciones que se deben llevar a cabo en aras de conseguir los resultados proyectados.

Entornos colaborativos entre empresas.La Cadena de Suministro Universal cobrará especial importancia en los próximos años. En entornos corporativos, esto permitirá mantener canales seguros, reducir las incidencias de gestión y agilizar los servicios que presta la empresa.

Big Data.Recabar una gran cantidad de información, organizarla, analizarla y tomar decisiones en función de los resultados de estos análisis será clave de cara a 2020.

IoT (el Internet de las cosas).En el futuro, los procesos de negocio estarán continuamente gestionados por el Internet de las cosas. En cada empresa, deberá transformarse profundamente el modelo de gestión y de negocio para poder adaptarse a este cambio.

Migración a entornos o servicios en la nube.La computación en la nube permitirá adoptar estos cambios tecnológicos y crecer de manera estable y segura sin tener que realizar grandes inversiones, reduciendo así costes y mejorando la eficiencia de los procesos.

Ecosistemas.En el futuro, las compañías se agruparán en ecosistemas de valor en los que cada una de las empresas que los integran sea lo más eficiente posible en su parte de la cadena. Las compañías no competirán entre sí, sino que se especializarán y trabajarán juntas con un mismo objetivo.

Movilidad.De cara a 2020, el último cambio que observaremos será la movilidad de la cadena de valor, que deberá estar disponible en cualquier momento, en cualquier dispositivo y en cualquier lugar del mundo.

En conclusión….La implementación de una estrategia de digitalización adecuada es una de las mejores decisiones que puede tomar una empresa, teniendo claros sus puntos a mejorar y los conceptos tecnológicos. No menos importante es tener en cuenta hacia donde quiere dirigirse y el tipo de mercados y clientes que intenta alcanzar.

Desde Creamos Valor ponemos a disposición todas las soluciones tecnológicas para la consecución de ese fin entre sus diferentes divisiones.

El comercio electrónico en la prestación de servicios profesionales.

El 70% de las empresas españolas tienen como clientes a otras empresas. De ellas, un 43% ya vendió sus productos y servicios online en 2016, lo que supone un incremento superior al 3% con respecto al año anterior. Es más, el 42,5% de las empresas cuyo negocio principal es B2B aceptó pagos online en sus transacciones, un 4,5% por encima de las que lo hicieron en 2016. Son las principales conclusiones del estudio Estrategia Digital en Entornos B2B: Marketing, presentado en la segunda edición del encuentro B2B Digital Summit de la Asociación Española de la Economía Digital (Adigital).

¿Vender en internet? Ese es el reto de muchos autónomos y pymes. La adaptación de sus negocios para abrir un canal de comercialización online puede suponer un antes y un después en su trayectoria. Vender servicios profesionales es crear un producto a medida del cliente y sus necesidades para garantizar al máximo la venta. Una excelente idea es que los “infoproductos” o servicios que se vendan solos, en cuanto a que no requieran de intervención a la hora de venderse sino que el usuario realice el pago por internet y obtenga la descarga automáticamente. Pero es necesario tener en cuenta una serie de particularidades que diferencian el comercio electrónico para la venta de productos tangibles:

  • Especializarse en un mercado objetivo para que los servicios sean dedicados.
  • Hacer foco en el valor añadido al cliente.
  • Hacer que la oferta sea más atractiva.
  • El Ecommerce B2B debe ofrecer funcionalidades diferentes que el Ecommerce B2C, mejorando la experiencia de compra de los clientes B2C.
  • Las necesidades de los clientes profesionales son muy diferentes de las necesidades de los clientes particulares.

Por otra parte es necesario conocer los 5 errores principales que se cometen en la venta on line de servicios profesionales:

  • Falta priorizar los contactos potenciales.
  • Networking sin seguimiento.
  • Gestión de contactos a distancia.
  • Demasiadas actividades al mismo tiempo.
  • Actividades de rentabilidad dudosa.

Y los 5 problemas que se producen en la venta de estos servicios en el canal B2B:

  • En las empresas con problemas de ventas, ocurre que su proceso de ventas no coincide con el proceso de compra del cliente.
  • Las empresas de servicios tienen problemas para poner en valor lo que venden.
  • Las empresas de servicios tiene problemas para convencer a sus clientes potenciales.
  • Las empresas de servicios no saben implantar el contenido en sus procesos de venta.
  • Las empresas de servicios no saben có́mo desarrollar un blog y usarlo como herramienta de ventas.

Finalmente, destacar los 3 puntos clave a considerar a la hora de plantear un proyecto de venta on line de servicios profesionales:

1.- Mantener el contacto, seguimiento e interés del potencial comprador en su perspectiva de compra.-  Es fundamental y clave en todo el proceso mantener el interés del posible comprador. Sin este requisito no tiene sentido todo el proceso, ya que es muy fácil que el posible comprador busque otras vías y/o pierda el interés por el beneficio que le puede suponer la adquisición del servicio.

2.- Mediante formación y aportaciones relevantes, guiarle en el camino de compra.- Un potencial cliente que aún no está preparado para comprar, la manera de ayudarlo, es aportarle toda la información relevante que necesita para hacerlo, en el ciclo de decisión, de manera programada, para que agilice el proceso decisorio. De esta forma, nos posicionamos en las primeras opciones, para que realice la compra en nuestra empresa.

3.- Seguir y estar muy atento a todos los avances que realiza.- Las relaciones mantenidas y el seguimiento de las aportaciones en contenido que le realicemos, dará una referencia al consultor comercial, del punto en que se encuentra en el recorrido para la compra. Puntuando su participación e interés mostrado, en cada acción que se realice, mostrara al consultor cual es el paso siguiente a realizar para llegar al objetivo de compra.

Para terminar, una frase de Philip Kotler: “El Marketing no es el arte de vender lo que uno produce, sino de saber qué producir”.

Buen Gobierno. Factor clave para las Pymes.

La gestión diaria en una empresa  significa, independientemente de su tamaño, rapidez y agilidad para tomar decisiones, y ello exige disponer de información y documentación lo más práctica y accesible que sea posible. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, en las que las responsabilidades de gestión están más concentradas, la toma de decisiones se concentra en unos pocos gestores –en ocasiones en uno solo– que deben contar con conocimientos e información sobre gestión, recursos humanos, mercadotecnia, fiscalidad, finanzas, planificación, negociación y resolución de conflictos, dirección de equipos, etc. Todo un cúmulo de habilidades que han estar estructurados, para conducir al éxito, en torno al eje del Buen Gobierno.

La preocupación por el gobierno corporativo no es sólo cosa de empresas cotizadas. Implementar medidas que garanticen la buena gobernanza de la empresa también interesa, y mucho, a las pequeñas y medianas compañías. Cumplir con estos requisitos les permite ganar eficiencia, y por tanto ser más competitivas, controlar los riesgos y mejorar su imagen corporativa.

El Buen Gobierno no es un factor más para la generación de valor en las empresas, la mejora de su eficiencia económica y el refuerzo de la confianza de clientes, inversores, proveedores y empleados. Es la garantía  de todo ello, la llave que abre la puerta del Circulo Virtuoso de la Sostenibilidad”. La sostenibilidad económica, social y medioambiental de la empresa debe basarse en su rentabilidad que es siempre la primera y fundamental exigencia para su supervivencia. Y sobre ella apoyar el resto de factores que permiten crecer, elevar la competitividad, atraer talento e inversiones y, en definitiva, crear valor, ser útil a la sociedad y generar en ella progreso y bienestar.

El Buen Gobierno de las empresas debe ir más allá del imperativo legal para impregnar y dar sentido a toda su actividad y convertirse en catalizador de productividad y competitividad, y en generador de beneficios económicos y sociales. Las pequeñas y medianas empresas, por sus peculiaridades, tienen mayor dificultad para dotarse de las herramientas de Buen Gobierno que una exigencia social creciente está demandando de ellas. Pero su capilaridad en el tejido económico hace que cualquier esfuerzo para extender esas prácticas de Buen Gobierno a las pymes, tenga un reflejo social rápido y positivo, aporte ventajas competitivas a la  economía y contribuya al progreso de la sociedad española en su conjunto.

Existen diversas normas que recogen obligaciones más o menos generales vinculadas al gobierno corporativo. Pero lo cierto es que las pymes no cuentan con un código específico que tengan que cumplir por obligación. En esto se diferencian de las sociedades cotizadas que sí disponen de un código de buen gobierno cuyo cumplimiento «no es obligatorio, pero casi», explica Madrazo.

El buen gobierno se debe constituir así como un factor esencial para la generación de valor en las empresas, la mejora de la eficiencia económica y el refuerzo de la confianza de los inversores. Una de las principales ventajas de cuidar el gobierno corporativo es que ayuda a atraer inversores. «Una buena gobernanza es un elemento crucial a la hora de abordar algunos de los problemas estructurales a los que se enfrentan este tipo de compañías, como el acceso a la financiación», señalaba Rodrigo Madrazo, director general de Política Económica del Ministerio de Economía.

Estas consecuencias se materializan a partir del denominado Circulo Virtuoso de la Sostenibilidad que supone que a partir del binomio Buen Gobierno-Cumplimiento se genera una eficiente asignación y utilización de los recursos de la empresa, se evitan sanciones y distracciones en actuaciones de emergencia y por lo tanto se garantiza la sostenibilidad del proyecto en común que es la empresa.

El buen gobierno y las políticas y estrategias de responsabilidad social empresarial (RSE) han dejado de ser una opción, para convertirse en «una necesidad y una ventaja competitiva para las pymes, esencial para su supervivencia. No es una medida cosmética; debe de estar implantado desde el convencimiento y el compromiso de la propiedad y los órganos de gobierno de cada entidad», afirmó Max Gosch, coordinador de la Comisión de RSC e Informes Integrados del REA Auditores (CGE), en la presentación en Valencia de’Guía de Buen Gobierno Corporativo para Empresas Pequeñas y Medianas’, en la sede del Colegio de Economistas (COEV).

La guía, elaborada por el Registro de Economistas Auditores del Consejo General de Economistas, con la colaboración de Cepyme, es una herramienta que establece unas directrices básicas para que las pymes puedan implantar medidas de buen gobierno que optimicen su desempeño económico social y medioambiental, favorezcan las relaciones con sus grupos de interés y aumenten su competitividad. Se ha elaborado como un manual práctico y esquemático, de fácil consulta, organizado a través de un test de 20 preguntas, doce principios básicos y 26 recomendaciones.

Aprobado el proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos y de Garantía de Derechos Digitales (LOPD).

El pleno del Senado ha aprobado, por 221 votos a favor, 21 en contra y ninguna abstención, el Proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, con la que se adapta el ordenamiento jurídico español al Reglamento general de protección de datos (RGPD) y se completan sus disposiciones. La ley se dirige, además, a garantizar los derechos digitales de la ciudadanía conforme al mandato establecido en el artículo 18.4 de la Constitución.

Al no haberse introducido ninguna enmienda en el texto remitido por el Congreso, la Ley queda definitivamente aprobada por las Cortes Generales. La norma entrará en vigor el día siguiente al de su publicación, lo que se espera que tenga lugar con la mayor rapidez (arts. 90 de la Constitución y 132 del Reglamento del Congreso).

Esta ley pretende adaptar el ordenamiento español al nuevo Reglamento europeo de Protección de Datos. Cambiará su denominación para reflejar los nuevos derechos y llevará por título “Ley Orgánica de Protección de Datos y de Garantía de Derechos Digitales”.

La norma consta de 97 artículos, organizados en 10 títulos; 22 disposiciones adicionales; 6 transitorias; 1 derogatoria y 16 finales. Cuáles son los cambios más significativos:

  • Delegado de Protección de Datos. Se amplia de manera extraordinaria, quienes son aquellas Entidades que tendrán la obligación de designar esta figura, lo que supone en términos prácticos que para una mayor seguridad, se debe nombrar esta figura en todas las empresas.
  • Transparencia y deber de información. Se amplía a todos los supuestas el sistema de dos capas.
  • Conservación de datos. Se habilitan nuevas medidas a este respecto.
  • Bloqueo de datos por el cual se debe identificar los mismos, y adoptar medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento.
  • El Título X introduce nuevos derechos digitales que no estaban incluidos anteriormente y un sistema específico para el entorno de internet.
  • Derecho a desconexión digital, con el fin de garantizar el respeto al tiempo fuera del horario laboral de los trabajadores. Los trabajadores tendrán derecho a la desconexión digital a fin de garantizar, fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, el respeto de: tiempo de descanso y vacaciones y su intimidad personal y familiar. Con ello se pretende evitar en la medida de lo posible la fatiga informática de los trabajadores.
  • Se regula el derecho a la intimidad en el uso de dispositivos electrónicos que facilita el empresario al trabajador. La nueva LOPDGDD permitirá a la empresa acceder a los contenidos de los dispositivos digitales facilitados a sus trabajadores solo con el fin de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales. Y de garantizar la integridad de dichos dispositivos.
  • La ley contempla que la empresa pueda tratar las grabaciones obtenidas por cámaras fotográficas y de vídeo. Además de aquellos datos relacionados con la localización del trabajador siempre que sea para el ejercicio de las funciones de control de los empleados previstas en el Estatuto de los trabajadores y se ejerzan dentro de la ley.
  • Derecho al olvido. Este derecho asiste al ciudadano en la defensa de su privacidad, intimidad y la protección de sus datos en Internet. Según este derecho, los usuarios pueden exigir la supresión de datos personales en determinados casos.
  • En esta nueva ley se fija la edad mínima de acceso de los menores a redes sociales sin consentimiento de los padres en los 14 años, frente a los 13 años en el texto inicial.
  • Por otro lado, la difusión de imágenes de menores en redes sociales que pueda suponer una intromisión ilegítima en sus derechos fundamentales puede terminar en una intervención del Ministerio Fiscal.
  • Derecho a la neutralidad de Internet. Los proveedores deben proporcionar una oferta transparente de servicios sin discriminación por motivos técnicos o económicos y garantizar la seguridad de las comunicaciones que los usuarios bien reciban o bien transmitan a través de la red.
  • Derecho al testamento digital. Los familiares o herederos del fallecido pueden trasladar a los servicios de la sociedad de información la voluntad sobre el destino o la supresión de los datos, salvo que la persona fallecida lo hubiera prohibido expresamente.

El nuevo Reglamento de Protección de Datos, ya en vigor y de aplicación efectiva a partir de mayo del 2018, establece un nuevo paradigma en el tratamiento de datos personales. De un sistema rígido y formalista, entramos a uno en el cual la identificación temprana del riesgo y la implementación de medidas efectivas para eliminarlo o reducirlo fundamentan el cumplimiento de la responsabilidad proactiva de quienes gestionan datos personales.