Los 7 pecados capitales de las Pymes.

La Unión Europea toma todos los años el pulso a las Pymes en cada uno de sus Estados miembros para evaluar la implementación de la Small Business Act (SBA) o Ley de la Pequeña Empresa. Aprobada hace poco más de diez años, busca incrementar la competitividad de las compañías con menos de 250 trabajadores.

Pero, ¿salen bien paradas nuestras pymes frente a sus homólogas comunitarias?

Para comprobarlo hay que acudir a las llamadas Fact Sheets, unas hojas informativas donde la UE publica anualmente los resultados de su examen.

Según la Fact Sheet de 2018, las Pymes españolas “se desempeñan por debajo del promedio comunitario en seis de nueve principios”. No obstante, tienen sus puntos fuertes. De acuerdo con el informe, las pymes españolas generan el 62,2% del valor añadido total, lo que supera al porcentaje medio de la UE, situado en el 56,8%. También representan el 72,4% del empleo, muy por encima del 66,4% de la media comunitaria. Además, las microempresas españolas juegan un papel particularmente importante en el mercado laboral nacional, donde representan el 41% del empleo total de la economía empresarial no financiera, 11.5 puntos porcentuales por encima de la media de la UE.

En 2018, las pymes españolas crearon 350.000 puestos de trabajo, lo que supone el 63% de la afiliación generada durante el año. Así lo recoge el Informe Trimestral de Empleo en las Pymes correspondiente al último trimestre de ese ejercicio elaborado por la Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa (CEPYME) y Randstad Research. El dosier del primer trimestre de 2019 pronostica que las pymes “contribuirán con más de 543.000 nuevas afiliaciones al crecimiento total del empleo durante 2019-2020”.

Aunque la UE admite que “España ha adoptado medidas políticas cruciales relacionadas con la SBA en los últimos años”, identifica dos grandes debilidades en nuestro país: el espíritu emprendedor y el anómalo funcionamiento de la unidad de mercado. En total son seis los aspectos que las pequeñas y medianas empresas españolas deben mejorar.

Emprendimiento. Según el ranking de la Fact Sheet 2018, España obtiene la segunda peor puntuación en el apartado de intención o vocación empresarial. Tampoco los emprendedores de éxito alcanzan en nuestro país el reconocimiento social y el estatus que consiguen sus homólogos europeos en otras latitudes. Por todo ello, el documento recomienda a España aumentar la educación en emprendimiento y profundizar en ella.

Unidad de mercado. Nuestro país también puntúa por debajo de la media europea en respeto a la unidad de mercado. La UE subraya que España cuenta con “el número más alto de directivas de mercado único no transpuestas de toda la UE” y también con “el mayor número de procedimientos de infracción pendientes”.

Respaldo institucional. También obtiene mala nota en el apartado de facilidades estatales y contratos públicos. El número de empresas que participan en licitaciones públicas ha aumentado un 12%, aunque, según la UE, “los requisitos de licitación son desproporcionados para las pymes”. Además, “la práctica de presentar contratos grandes, en lugar de dividirlos en lotes más pequeños, hace que el proceso de licitación sea más difícil para la participación de las pymes”. No obstante, la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público ha paliado en parte esta situación.

Financiación. En cuanto el acceso a la financiación, la UE sostiene que en España “las pequeñas empresas dependen en gran medida de los bancos para su financiación y las fuentes alternativas no están suficientemente desarrolladas”. Además, la existencia de fondos de capital para compañías nuevas y emergentes ha empeorado significativamente desde 2015. La Comisión, sin embargo, lamenta que “el Gobierno carezca de una ventanilla única para apoyar a las pymes en el acceso a la disponibilidad de fondos”.

Medio ambiente. En cuanto a políticas de respeto medioambiental, “el porcentaje de pymes que se benefician de medidas de apoyo público para la eficiencia de recursos es uno de los más bajos en la UE, y ha caído 7 puntos porcentuales en los últimos cuatro años”, señala la CE.

Innovación. Las Pymes españolas se encuentran dentro de la media comunitaria en lo relativo a innovación y habilidades. La UE subraya que desde 2015, la participación de las pymes que operan online ha crecido, con aumentos que oscilan entre 3,5 y 5 puntos porcentuales.

Destrezas: la radiografía europea arroja resultados mixtos. “Mientras que el porcentaje de personas empleadas con habilidades especializadas en TIC se redujo en 4 puntos porcentuales respecto al anterior período, el porcentaje de empresas que capacitan a sus empleados aumentó alrededor de 11 puntos porcentuales entre 2010 y 2015”. Sin embargo, “la financiación nacional de I+D disponible para las pymes ha disminuido” y ahora se encuentra por debajo del promedio de la UE. Pese a los esfuerzos del ICEX, las pymes españolas también están por debajo de la media comunitaria en internacionalización.

En el fondo, estos Siete grandes “pecados”, que pueden llevar a cualquier empresa al “infierno” de la desaparición, confluyen en una única conclusión: la necesidad de que los empresarios de Pymes se capaciten en los aspectos clave de la gestión de sus empresas.

Herramientas imprescindibles en las Pymes.

Cuando la competencia aumenta y la crisis desacelera los negocios, se vuelve esencial agilizar los procesos y operaciones, aun para las organizaciones más pequeñas. ERP es una potente plataforma que constituye una solución de gestión empresarial que integra todas las áreas de negocio de la empresa. Se compone de módulos específicos para cada área de actividad de negocio como son la Contabilidad y Finanzas, Compras, Ventas, Almacén y Fabricación, y de una serie de módulos de gestión avanzada en el entorno del CRM, Gestión de Proyectos, Contratos, Gestión Laboral y de Recursos Humanos, Gestión Documental, Tesorería y Business Intelligence.

Se han realizado numerosos estudios sobre las ventajas del ERP y la conclusión ha sido que las organizaciones con las mejores prácticas de ERP superan aquellas que no han invertido en esta clase de software, sobre todo en lo que respecta al crecimiento de márgenes, el servicio a clientes, el inventario, la productividad y los ciclos de tesorería. Las pymes están empezando a ver estos beneficios y a considerar que un ERP es una herramienta indispensable para su gestión.

¿Pero qué son las soluciones ERP? Son sistemas informáticos que gestionan los datos de un modo estructurado, permitiendo a las pymes un control más eficiente en sus procesos. Proveen acceso en tiempo real a todos los procesos, permitiendo modernizar las estructuras administrativas y centralizar el control y la gestión de la información. Asimismo, posibilita la reducción de costes y los tiempos en los procesos clave del negocio. Las soluciones de ERP dirigidas a las empresas más pequeñas son escalables y con presupuestos que se ajustan a sus economías y necesidades.

La situación que estamos viviendo en el día a día con continuas desaceleraciones, puede hacer pensar que no es el mejor momento para invertir en un sistema, pero es exactamente al revés, porque la implementación de un sistema consume muchas horas de recursos internos y genera sobrecarga de trabajo, por lo que es mejor hacerlo en un momento de baja actividad.

El consejo del gerente de SAP Martín Saludas, es que las pequeñas y medianas empresas elijan soluciones escalables, que puedan adaptarse a otros sistemas. Además deben seleccionar productos que cuenten con soporte y servicio técnico, y que sean fáciles de utilizar. Pero también es fundamental no limitarse a pensar sólo en el presente, sino también a futuro para no desaprovechar la inversión.

El valor de un ERP radica en su integración en la empresa y los resultados obtenidos durante su uso. Así que ¿por qué no empezar con una solución moderna, bien integrada y que cubre el 80-85% de las necesidades funcionales de la empresa? Todos sabemos que el último tramo es de lejos el más costoso y seguramente el que tiene el retorno de la inversión más dudoso, ¿por qué buscar la perfección cuando conseguir el 85% ayudaría a dar un paso de gigante hacia la eficiencia? Así que, con un sistema estándar para que pueda empezar, la ejecución se reduciría en gran medida.

Un ERP bien integrado hará que sus procesos sean más fluidos de forma inmediata, mejorará la colaboración multi-funcional, reducirá los costes de operación y lo más importante, ayudará a entender lo que realmente se necesita en el siguiente paso.

¿Cuál es el mejor ERP para una Pyme? Pues obviamente depende mucho del tipo de negocio. Para tomar la mejor decisión será necesario hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿El ERP cumple con las funcionalidades que necesita la Pyme?
  • ¿El ERP está programado en un lenguaje de programación conocido y estándar?
  • ¿Existen varias empresas solventes que puedan ser proveedoras de ese ERP?
  • ¿Existen empresas implantadoras profesionales cerca de la Pyme?
  • ¿Se pueden migrar fácilmente los datos?
  • ¿El ERP se actualiza sin dificultad?
  • ¿Cual son los SLAs (acuerdos de nivel de servicio) del proveedor?
  • ¿Cual es el Coste Total de Adquisición?

En resumen, las pymes deben actuar como grandes empresas en la forma de conducir su negocio. Hoy no se opera sólo en un área geográfica limitada, sino en un mercado global. Por eso el ERP se está transformando en una herramienta no sólo de supervivencia, sino también una aliada fundamental para lograr ventajas estratégicas.

Buen Gobierno. Factor clave para las Pymes.

La gestión diaria en una empresa  significa, independientemente de su tamaño, rapidez y agilidad para tomar decisiones, y ello exige disponer de información y documentación lo más práctica y accesible que sea posible. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, en las que las responsabilidades de gestión están más concentradas, la toma de decisiones se concentra en unos pocos gestores –en ocasiones en uno solo– que deben contar con conocimientos e información sobre gestión, recursos humanos, mercadotecnia, fiscalidad, finanzas, planificación, negociación y resolución de conflictos, dirección de equipos, etc. Todo un cúmulo de habilidades que han estar estructurados, para conducir al éxito, en torno al eje del Buen Gobierno.

La preocupación por el gobierno corporativo no es sólo cosa de empresas cotizadas. Implementar medidas que garanticen la buena gobernanza de la empresa también interesa, y mucho, a las pequeñas y medianas compañías. Cumplir con estos requisitos les permite ganar eficiencia, y por tanto ser más competitivas, controlar los riesgos y mejorar su imagen corporativa.

El Buen Gobierno no es un factor más para la generación de valor en las empresas, la mejora de su eficiencia económica y el refuerzo de la confianza de clientes, inversores, proveedores y empleados. Es la garantía  de todo ello, la llave que abre la puerta del Circulo Virtuoso de la Sostenibilidad”. La sostenibilidad económica, social y medioambiental de la empresa debe basarse en su rentabilidad que es siempre la primera y fundamental exigencia para su supervivencia. Y sobre ella apoyar el resto de factores que permiten crecer, elevar la competitividad, atraer talento e inversiones y, en definitiva, crear valor, ser útil a la sociedad y generar en ella progreso y bienestar.

El Buen Gobierno de las empresas debe ir más allá del imperativo legal para impregnar y dar sentido a toda su actividad y convertirse en catalizador de productividad y competitividad, y en generador de beneficios económicos y sociales. Las pequeñas y medianas empresas, por sus peculiaridades, tienen mayor dificultad para dotarse de las herramientas de Buen Gobierno que una exigencia social creciente está demandando de ellas. Pero su capilaridad en el tejido económico hace que cualquier esfuerzo para extender esas prácticas de Buen Gobierno a las pymes, tenga un reflejo social rápido y positivo, aporte ventajas competitivas a la  economía y contribuya al progreso de la sociedad española en su conjunto.

Existen diversas normas que recogen obligaciones más o menos generales vinculadas al gobierno corporativo. Pero lo cierto es que las pymes no cuentan con un código específico que tengan que cumplir por obligación. En esto se diferencian de las sociedades cotizadas que sí disponen de un código de buen gobierno cuyo cumplimiento «no es obligatorio, pero casi», explica Madrazo.

El buen gobierno se debe constituir así como un factor esencial para la generación de valor en las empresas, la mejora de la eficiencia económica y el refuerzo de la confianza de los inversores. Una de las principales ventajas de cuidar el gobierno corporativo es que ayuda a atraer inversores. «Una buena gobernanza es un elemento crucial a la hora de abordar algunos de los problemas estructurales a los que se enfrentan este tipo de compañías, como el acceso a la financiación», señalaba Rodrigo Madrazo, director general de Política Económica del Ministerio de Economía.

Estas consecuencias se materializan a partir del denominado Circulo Virtuoso de la Sostenibilidad que supone que a partir del binomio Buen Gobierno-Cumplimiento se genera una eficiente asignación y utilización de los recursos de la empresa, se evitan sanciones y distracciones en actuaciones de emergencia y por lo tanto se garantiza la sostenibilidad del proyecto en común que es la empresa.

El buen gobierno y las políticas y estrategias de responsabilidad social empresarial (RSE) han dejado de ser una opción, para convertirse en «una necesidad y una ventaja competitiva para las pymes, esencial para su supervivencia. No es una medida cosmética; debe de estar implantado desde el convencimiento y el compromiso de la propiedad y los órganos de gobierno de cada entidad», afirmó Max Gosch, coordinador de la Comisión de RSC e Informes Integrados del REA Auditores (CGE), en la presentación en Valencia de’Guía de Buen Gobierno Corporativo para Empresas Pequeñas y Medianas’, en la sede del Colegio de Economistas (COEV).

La guía, elaborada por el Registro de Economistas Auditores del Consejo General de Economistas, con la colaboración de Cepyme, es una herramienta que establece unas directrices básicas para que las pymes puedan implantar medidas de buen gobierno que optimicen su desempeño económico social y medioambiental, favorezcan las relaciones con sus grupos de interés y aumenten su competitividad. Se ha elaborado como un manual práctico y esquemático, de fácil consulta, organizado a través de un test de 20 preguntas, doce principios básicos y 26 recomendaciones.

Aprobado el proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos y de Garantía de Derechos Digitales (LOPD).

El pleno del Senado ha aprobado, por 221 votos a favor, 21 en contra y ninguna abstención, el Proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, con la que se adapta el ordenamiento jurídico español al Reglamento general de protección de datos (RGPD) y se completan sus disposiciones. La ley se dirige, además, a garantizar los derechos digitales de la ciudadanía conforme al mandato establecido en el artículo 18.4 de la Constitución.

Al no haberse introducido ninguna enmienda en el texto remitido por el Congreso, la Ley queda definitivamente aprobada por las Cortes Generales. La norma entrará en vigor el día siguiente al de su publicación, lo que se espera que tenga lugar con la mayor rapidez (arts. 90 de la Constitución y 132 del Reglamento del Congreso).

Esta ley pretende adaptar el ordenamiento español al nuevo Reglamento europeo de Protección de Datos. Cambiará su denominación para reflejar los nuevos derechos y llevará por título “Ley Orgánica de Protección de Datos y de Garantía de Derechos Digitales”.

La norma consta de 97 artículos, organizados en 10 títulos; 22 disposiciones adicionales; 6 transitorias; 1 derogatoria y 16 finales. Cuáles son los cambios más significativos:

  • Delegado de Protección de Datos. Se amplia de manera extraordinaria, quienes son aquellas Entidades que tendrán la obligación de designar esta figura, lo que supone en términos prácticos que para una mayor seguridad, se debe nombrar esta figura en todas las empresas.
  • Transparencia y deber de información. Se amplía a todos los supuestas el sistema de dos capas.
  • Conservación de datos. Se habilitan nuevas medidas a este respecto.
  • Bloqueo de datos por el cual se debe identificar los mismos, y adoptar medidas técnicas y organizativas, para impedir su tratamiento.
  • El Título X introduce nuevos derechos digitales que no estaban incluidos anteriormente y un sistema específico para el entorno de internet.
  • Derecho a desconexión digital, con el fin de garantizar el respeto al tiempo fuera del horario laboral de los trabajadores. Los trabajadores tendrán derecho a la desconexión digital a fin de garantizar, fuera del tiempo de trabajo legal o convencionalmente establecido, el respeto de: tiempo de descanso y vacaciones y su intimidad personal y familiar. Con ello se pretende evitar en la medida de lo posible la fatiga informática de los trabajadores.
  • Se regula el derecho a la intimidad en el uso de dispositivos electrónicos que facilita el empresario al trabajador. La nueva LOPDGDD permitirá a la empresa acceder a los contenidos de los dispositivos digitales facilitados a sus trabajadores solo con el fin de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales. Y de garantizar la integridad de dichos dispositivos.
  • La ley contempla que la empresa pueda tratar las grabaciones obtenidas por cámaras fotográficas y de vídeo. Además de aquellos datos relacionados con la localización del trabajador siempre que sea para el ejercicio de las funciones de control de los empleados previstas en el Estatuto de los trabajadores y se ejerzan dentro de la ley.
  • Derecho al olvido. Este derecho asiste al ciudadano en la defensa de su privacidad, intimidad y la protección de sus datos en Internet. Según este derecho, los usuarios pueden exigir la supresión de datos personales en determinados casos.
  • En esta nueva ley se fija la edad mínima de acceso de los menores a redes sociales sin consentimiento de los padres en los 14 años, frente a los 13 años en el texto inicial.
  • Por otro lado, la difusión de imágenes de menores en redes sociales que pueda suponer una intromisión ilegítima en sus derechos fundamentales puede terminar en una intervención del Ministerio Fiscal.
  • Derecho a la neutralidad de Internet. Los proveedores deben proporcionar una oferta transparente de servicios sin discriminación por motivos técnicos o económicos y garantizar la seguridad de las comunicaciones que los usuarios bien reciban o bien transmitan a través de la red.
  • Derecho al testamento digital. Los familiares o herederos del fallecido pueden trasladar a los servicios de la sociedad de información la voluntad sobre el destino o la supresión de los datos, salvo que la persona fallecida lo hubiera prohibido expresamente.

El nuevo Reglamento de Protección de Datos, ya en vigor y de aplicación efectiva a partir de mayo del 2018, establece un nuevo paradigma en el tratamiento de datos personales. De un sistema rígido y formalista, entramos a uno en el cual la identificación temprana del riesgo y la implementación de medidas efectivas para eliminarlo o reducirlo fundamentan el cumplimiento de la responsabilidad proactiva de quienes gestionan datos personales.

¿Un plan de negocio de una sola página?

Muchos emprendedores y personas de negocios pasan hasta seis meses escribiendo planes de negocio que, en definitiva, nunca utilizarán. Los planes de negocio convencionales, generalmente, no son más que un recurso para dar la impresión de que hemos pensado concienzudamente en el negocio, sin que esto sea necesariamente verdad.

Con todo, aún es posible escribir planes de negocio que sean verdaderamente funcionales y útiles, y que resuman en una sola página los aspectos más importantes de nuestros planes futuros. Esto es lo que nos enseña el autor en este texto, donde presenta los conceptos y nociones fundamentales para hacerlo.

El plan de negocio de 1 sola página es una herramienta operativa para el emprendedor. Simplemente es una herramienta para su trabajo diario y el de los que están con él en el nuevo proyecto, una herramienta para su gestión práctica diaria y no para presentar a un inversor.

Para esos casos hace falta un plan de negocio configurado como herramienta de venta, pero que al configurarse así puede perder su utilidad práctica en la gestión del día a día de una iniciativa empresarial.

El plan de negocio de 1 página está inspirado por la experiencia práctica sobre lo que funciona al planificar y ha sido desarrollado por Jim Horan. Lo que más funciona es ser breve, claro y concreto. Puede suceder que al extender la planificación durante varios días se produzca la muerte segura del plan quedándose a medio camino entre la realidad y la planificación.

El plan de negocio de una página sirve, entre otras cosas, para:

  • Planificar rápidamente los fundamentos básicos de la iniciativa emprendedora.
  • Planificar rápidamente los fundamentos básicos de un proyecto, departamento, producto, etc. Casi cualquier actividad que precise planificar en una empresa puede adaptarse a este plan de negocio de 1 página.
  • Comunicar rápidamente a los demás dichos fundamentos en la empresa, departamento, proyecto, etc. eliminando la habitual confusión y fallos de comunicación que existen.
  • Puede copiarse y transmitirse sin hacer modificaciones. Claramente en minutos se puede comunicar qué se pretende y qué hay que hacer, pudiendo lanzar todos los recursos en la misma dirección.
  • Ganar claridad y establecer un rumbo en cualquier momento de confusión, cambio o crisis en la empresa.
  • Como esqueleto para cualquier otro modelo de plan más complejo que se precise, ya sea para presentar a un tercero o más operativo pero que precise de datos financieros, por ejemplo. El plan de 1 página es la estructura base sobre la que luego se genera el plan más grande.

El plan de negocio de una página debe contener los siguientes apartados claramente definidos:

La Visión: Lo primero a tener claro como el cristal es qué queremos construir realmente con esta nueva iniciativa, una imagen clara del destino ideal final, de lo que querríamos que fuera nuestra empresa si tuviéramos una varita mágica que con agitarla nos permitiera darle la forma que deseamos.

La Misión: Una buena misión comunica nuestras aspiraciones y objetivos en el negocio. Es aquí donde anunciamos lo que tenemos tanto para el cliente como para nosotros. Un negocio exitoso siempre crea un balance entre sus necesidades y las del cliente.

La Razón de ser: Aquí definimos el motivo por el que nuestra empresa existe, pero lo hacemos con la mentalidad adecuada. Mientras que la visión es un ideal y la misión un recordatorio, la sección de objetivos es donde volvemos al negocio.

La Diferenciación: Además de resolver un problema o colmar un deseo, hay que vender, cosa que sólo se consigue si se realiza de una manera que sea diferente y superior.

Los Objetivos: El plan de negocio se hace para que se cumpla, para que se convierta en realidad tangible. Un plan de negocio de 1 página tiene que tener un límite temporal.

Las Estrategias: Esta parte no se diferencia mucho de cualquier otra clase de plan:

  • Conocer el destino al que se quiere llegar (OBJETIVOS).
  • Elegir los caminos para llegar a esos destinos (ESTRATEGIAS).
  • Determinar qué acciones CONCRETAS se van a poner en marcha.

Los planes: Son los puntos de los proyectos que deben ser llevados a cabo. Casi todo el mundo en un negocio tiene una lista de “cosas por hacer” que posee más tareas de las que se pueden llevar a cabo.

El plan de negocio de una sola página es una herramienta práctica de trabajo, para marcar una dirección, tenerla clara y comenzar a hacerla realidad en minutos. La verdadera brillantez está en decir lo importante de la manera más breve posible.