Sistemas electrónicos de gestión de almacén para la Pyme.

La función de los almacenes de mercancías es resguardar, custodiar, controlar y abastecer materiales y productos. No obstante, a lo largo de los años el concepto de almacén ha ido evolucionando, llegando a hacer sus funciones más complicadas debido al manejo volúmenes de mercancías cada vez mayores.

Debido a esto, surgieron los sistemas de gestión de almacenes, que pretenden agilizar los procesos logísticos de esta área. Estos sistemas son de gran importancia y, a menudo, pasan desapercibidos. Por ello, en Stock logistic vamos a hablaros sobre ellos. Todos los esfuerzos que se hacen en logística, para establecer una reducción drástica de los niveles de stock, deben complementarse con una adecuada organización y gestión de almacén, como punto de partida para una adecuada política de distribución.

Los avances tecnológicos actuales en el campo del Mantenimiento, así como, la aplicación de la Robótica, y de  los Sistemas de Información, EAN, RFDI, GPS, GPRS, y WSM entre otros, han creado un campo de acción eficiente y eficaz para hacer que los almacenes constituyan una de las áreas más productivas dentro de la Cadena Logística de una empresa.

Si tenemos en cuenta que dentro de los costes logísticos de una empresa, el almacenaje y manipulación de los productos representa casi un 30% aproximadamente., es fácil comprender como la figura del Jefe de Almacén, pasa de ser un simple custodio de los productos, a proyectarse a la de un gestor de almacén, capaz de conseguir la máxima eficiencia y eficacia tanto de los recursos humanos como de infraestructura y tecnológicos que tiene a disposición, realizando una gestión de almacén óptima.

Si consideramos los tres parámetros en los cuales se fundamenta la logística del servicio:

  • Grado de disponibilidad.
  • Plazo de entrega.
  • Fiabilidad.

Podríamos decir que mientras la disponibilidad es responsabilidad de producción, la rapidez y la fiabilidad de las entregas dependen de una correcta gestión de almacén.

El problema logístico de la gestión de almacén se plantea principalmente en conseguir una gestión correcta de:

  • Los recursos empleados.
  • Evitar retrasos y colas de espera.
  • Minimizar el Lead-Time del proceso.
  • Rapidez en el servicio.
  • Reducir los costos operacionales.
  • Garantizar máxima fiabilidad.

¿Qué es un Sistema de gestión de almacén?

  • Sistema informatizado que asiste a la gestión y operación del almacén.
  • Gestiona la carga y descarga de mercancías.
  • Coordina la extracción y alimentación de las líneas de fabricación.
  • Gestiona la ubicación y desubicación de productos.
  • Adapta las operaciones ante incidencias.
  • Automatiza el intercambio de información con sistemas externos.
  • Presenta información actual e histórica.
  • Dispone la información para análisis estadísticos.

Ventajas que aporta el Sistema de gestión de almacén.

  • Stock
  • Conocimiento exacto en tiempo real
  • Gestión óptima (espacio, caducidades, cuarentenas, etc).
  • Asegura rotaciones.
  • Trazabilidad de lotes.
  • Reducción del trabajo administrativo.
  • Evita errores de carga y manejo de productos.
  • Optimiza el trabajo de los operarios

Una completa gestión de almacén y stock incluye gestión de compras, pedidos, mermas de artículos, escandallos, tallas y colores, control de ofertas por consumo, ofertas por periodos, agrupación de artículos para venta por lotes.

Si la Pyme se plantea algunas de estas cuestiones respecto a su almacén, debe saber que un Sistema de gestión de almacén (SGA) puede ayudarle no solamente a resolverlas sino a manejar de una manera simple y efectiva su almacén, mejorando su operativa y optimizando múltiples variables que redundarán en una reducción efectiva de sus costes. Al mismo tiempo estos sistemas de almacén, integrados o no con los sistemas ERP pueden también, a su vez, estar integrados con plataformas logísticas de terceros, ecommerce, etc. complementando la gestión empresarial que aporta dicho sistema ERP con funcionalidades avanzadas y específicas muy relacionadas con la logística.

Así pues, no cabe ninguna duda de las ventajas de la implantación de un sistema de gestión de almacén, con ellos se aseguran los objetivos de rapidez de las entregas, reducción de los costes y se minimizan las operaciones de manipulación y transporte.

El 54% de empresas españolas sufrió fraude económico en los últimos dos años.

El 54% de las empresas españolas asegura haber sufrido algún tipo de fraude económico en los últimos dos años, por encima de la media mundial (49%) pero un punto porcentual menos que en 2016, según una encuesta de la consultora PwC.

Desde 2009, año en el que empezó a crecer exponencialmente la detección de delitos económicos, el porcentaje de compañías afectadas ha crecido casi veinte puntos, del 35% al 54%.

El 50% de estos delitos son cometidos por personas de dentro de la organización y un 33% provienen de fuera de la compañía, mientras que el origen del 17% restante no se ha precisado.

El incremento registrado desde 2009 es consecuencia del desarrollo de las nuevas tecnologías y de una mayor implantación y efectividad de los mecanismos de detección.

Los principales delitos que sufren las empresas en España son la apropiación indebida, la corrupción, el soborno, la manipulación contable, y el ‘ciberfraude’.

El 32% de los encuestados asegura haber tenido pérdidas de entre 100.000 y un millón de dólares, es decir, entre 81.004 y 810.569 euros, como consecuencia del delito más grave experimentado en los últimos dos años, mientras que un 34% eleva las pérdidas por encima del millón de dólares.

A este impacto económico se suman los costes indirectos, entre los que se incluye el gasto de los abogados o de las investigaciones internas, y los daños que afectan a otros aspectos de la empresa, como la reputación o la percepción de los empleados.

En los últimos dos años, un 69% de las compañías españolas han aumentado el presupuesto destinado a luchar contra el delito económico y un 58% tiene previsto continuar con esta inversión durante los próximos dos ejercicios. Sin embargo, a pesar de este incremento, una de cada diez empresas españolas reconoce que, en los últimos dos años, no ha realizado ningún tipo de revisión ni de evaluación de su exposición al riesgo ante estos delitos económicos.

España se sitúa en línea con los países de nuestro entorno: el 50 % de las empresas de UK y Alemania, respectivamente, han experimentado estos ataques, en tanto que EEUU, un 53%.

“En este contexto económico y tecnológico -señala el informe-, y ante el aumento de los casos de fraude detectados y su repercusión, es indispensable, seguir desarrollando medidas de prevención que eviten los daños y minimicen la presencia de los delitos económicos en las organizaciones”. En este sentido, los expertos apuntan que “la utilización de técnicas de detección de fraude basadas en tecnologías de análisis predictivo de datos” es cada vez más relevante en la prevención y detección de delitos económicos.

Los principales mecanismos que utilizan las empresas españolas para detener el fraude y delito económico son las auditorías internas (según el 17% de las empresas en España), el análisis de datos (17%) y los canales de denuncias (14%).

Los encuestados consideran que los delitos derivados de los ciberataques van a ir ganando peso significativamente durante los próximos años, aumentando tanto en número como en impacto.

“Esto se explica por el auge de las nuevas tecnologías, las cuales han habilitado a los defraudadores a  perseguir objetivos más estratégicos, así como a aumentar la sofisticación y complejidad de sus métodos”, explica el estudio de PwC. “Este panorama reclama una nueva visión por parte de las empresas respecto a la naturaleza polifacética de las ciberamenazas”.

Protección de Datos da un ultimátum para adaptarse a la nueva Ley.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) presentó la Guía de Análisis de Riesgo y la de Evaluación de Impacto en la Protección de Datos en el marco de la inminente entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el 25 de mayo con el fin de ayudar a las empresas a consolidar la adaptación a la nueva normativa.

Las pymes que manejan datos personales deberán realizar un análisis de riesgos con el fin de establecer las medidas que sean necesarias para garantizar los derechos y libertades de los ciudadanos. Ésta es sólo una de las exigencias que encarna el nuevo Reglamento, que a menos de dos meses de su entrada en vigor, busca garantizar el correcto tratamiento de los datos personales.

En la presentación, Mar España Martí, directora de la AEPD, aseguró que “la guía descansa en uno de los principios clave del Reglamento: la responsabilidad activa. Pasamos a un cambio de modelo sustancial, basado en la reacción y en unas reglas de seguridad muy tasadas, a un modelo proactivo y preventivo”.

Entre los aspectos destacados de la presentación, Martí anunció que “los responsables deben poder demostrar siempre que las condiciones en las que se realizan los tratamientos de datos personales incluyen una constante puesta al día con respecto a las situaciones de riesgo específicas de cada caso”.

Además, se incluyen aspectos tan importantes como que una administración pública sepa con qué datos está tratando, con qué finalidad y cuál es la causa que legitima ese tratamiento, por cuánto tiempo los va a utilizar, a qué entidad se los va a transferir e incluso la cesión de datos de carácter internacional. Asimismo, la normativa añade un nuevo factor de seguridad: Los riesgos que pueda suponer para terceros o clientes en la esfera de los derechos y libertades civiles de las personas.

“La Agencia con las 10.500 denuncias que recibimos en 2017 conocemos bien el impacto que supone una vulneración de las medidas de seguridad en los derechos y libertades de las personas en aspectos como contratación irregular, inclusión indebida en los ficheros de morosidad, el atentado en Internet de temas de violación de intimidad y por eso es esencial que las empresas cuenten ya con las medidas de seguridad adecuadas. Aún sólo hemos recibido 16 notificaciones de delegados de protección de datos y 34 de ámbito privado”, advirtió Martí.

Sobre el delegado de protección de datos, será la figura sobre la que recaiga la obligación de asesorar al responsable de tratamiento, de modo que “se da un paso adelante en compliance y la lucha contra la corrupción”, afirmó.

La AEPD ya ofrece Facilita RGPD, un cuestionario online para que las pymes puedan obtener los documentos indispensables para cumplir el Reglamento.

El secreto de las comunicaciones en la empresa.

El Tribunal Europeo de Derechos Humanos (TEDH) considera que no hay ninguna violación de la vida privada de un empleado que fue despedido de SNCF después de que la consulta de su ordenador profesional revelara el almacenamiento de archivos pornográficos y falsos certificados llevados a cabo en beneficio de terceros. La sentencia, de 22 de febrero de 2018, expone que la legislación francesa contiene un principio destinado a la protección del empresario de poder abrir los archivos comerciales, pero no los identificados como personales.

La magistrada, Claudia Westerdiek, entiende que dicha consulta solamente respondió a un propósito legítimo de protección de los derechos del empresario, quien legítimamente puede querer asegurarse de que sus empleados utilicen el equipo informático que pone a su disposición de conformidad con sus obligaciones contractuales y la legislación aplicable.

Los tribunales franceses sostuvieron que este principio no impedía al empresario abrir los archivos en disputa, ya que no habían sido debidamente identificados como privados. Estrasburgo considera que los tribunales nacionales han examinado correctamente el motivo del demandante alegando una violación de su derecho a su vida privada. Con respecto a la aplicabilidad del artículo 8 del Convenio de Derechos Humanos, el Tribunal admite que “en esas circunstancias, los datos no profesionales, es decir, los claramente identificados como privados y almacenados por el empleado es probable que caiga dentro de su ámbito privado”. Pero matizó que “un empleado no podía usar todo un disco duro donde debe registrar datos comerciales de uso privado y que el término “datos personales” podrían estar relacionados con los registros profesionales procesados por el empleado.

Señala que la empresa tolera que sus agentes lo usen puntualmente como recurso puestos a su disposición mientras se especifican las reglas a seguir. Además, como persona jurídica de derecho público proporciona un servicio público, y goza de una garantía implícita del Estado. Dice el tribunal que “la interferencia estaba destinada a garantizar la protección de los “derechos de los demás”, es decir, los del empresario.

En nuestro país, el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, titulado Dirección y control de la actividad laboral dispone que “El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales”. Esta facultad empresarial de control de la actividad laboral, deriva de los derechos constitucionales a la propiedad y a la libertad de empresa, si bien, como también ha señalado la doctrina constitucional, el ejercicio de las facultades organizativas y disciplinarias del empresario no puede servir en ningún caso a la producción de resultados inconstitucionales, lesivos de los derechos fundamentales del trabajador.

El empresario, como titular de los medios de producción, está facultado para decidir el uso que los trabajadores deben hacer de ellos. El problema se plantea, cuando ese control empresarial incide sobre alguno de los derechos fundamentales del trabajador. Y esto es lo que puede suceder cuando lo que el empresario pretende verificar es el uso que se hace de determinados medios tecnológicos por parte de sus trabajadores, como pueden ser las comunicaciones telefónicas o las efectuadas a través del correo electrónico corporativo.

La jurisprudencia ha venido estableciendo la necesidad de ponderar la intimidad del trabajador y la legítima potestad del empresario de ordenar el uso de las herramientas de trabajo y de controlar el cumplimiento por los trabajadores de sus obligaciones.

Por ello en un primer momento se equiparó por analogía el pc del trabajador al régimen de protección establecido para las taquillas por el Estatuto de los Trabajadores. Posteriormente, superando esta analogía, se vino a establecer que el ordenador del trabajo es un espacio en el que concurren el ámbito laboral y el privado y el empresario sólo debe vigilar o controlar lo estrictamente necesario para constatar el cumplimiento por parte del trabajador de sus obligaciones laborales.

La sentencia 241/2012 del Tribunal Constitucional afronta los dos principales problemas que se plantean en estas situaciones: El derecho a la intimidad personal y el derecho al secreto de las comunicaciones.

Respecto de la intimidad personal por un lado, el Tribunal Constitucional resuelve el conflicto en el ámbito laboral determinando que “la esfera de intimidad personal está en relación con la acotación de la misma que realice su titular“, lo que trasladado al ámbito de las nuevas tecnologías de la información es tanto como decir que el trabajador sólo tendrá intimidad en su ordenador del trabajo cuando haya adoptado prácticas que garanticen dicha privacidad: borrado de cookies,  desactivación del recuerdo de contraseñas, cancelación del historial de navegación, etc.

Nuestra recomendación es definir unas políticas de uso claras por parte de la empresa, informar suficientemente a los trabajadores y extremar la diligencia en los casos de abuso del trabajador para poder contar con argumentos especialmente sólidos en la defensa del interés empresarial.

Una nueva ley para que los contratos del sector público sean más transparentes.

La Ley de Contratos del Sector Público, aprobada el pasado noviembre, introduce importantes novedades regulatorias, que entrarán en vigor a partir de marzo de este año. La contratación del sector público es una actividad relevante para la economía de nuestro país, que representa alrededor de un 13% del PIB. Su adecuada regulación es un mecanismo eficaz y necesario para alcanzar los objetivos de eficiencia en la gestión de los recursos públicos por parte de los poderes adjudicadores, y la satisfacción que los ciudadanos reciben de los servicios que prestan las distintas Administraciones.

Los debates de la nueva norma en la Comisión de Hacienda del Congreso de los Diputados, donde han participado activamente todos los grupos parlamentarios, han generado acuerdos en torno a temas que se han identificado como prioritarios. El legislativo ha aprobado un texto que aprovecha el margen de transposición de las Directivas europeas, para ser mucho más ambicioso con cuestiones que preocupan e interesan a los ciudadanos. Durante la tramitación, se han aceptado el 90% de las 1.081 enmiendas presentadas, lo que da idea del nivel de debate y de consenso que ha existido entre todos los grupos políticos.

Las prioridades identificadas y las novedades que incorpora la Ley pueden articularse en torno a tres factores. Un primer conjunto de instrumentos para superar las barreras al acceso a los contratos del sector público, que mejoran la eficiencia y la calidad de las adjudicaciones. Un segundo grupo de iniciativas para hacer más transparentes todas las fases de la contratación del sector público, mejorando su control y supervisión por las partes interesadas en el proceso. Finalmente, la incorporación de nuevos sistemas de gobernanza, como elemento vertebrador, que velarán por la excelencia de las prácticas en el ámbito de los contratos del sector público.

En el primer grupo de novedades, las relativas a facilitar el acceso a los contratos del sector público, y medidas transversales al procedimiento de contratación, reflejan una preocupación por la eficiencia del proceso de adjudicación y en particular por la dificultad de incorporar la valoración de aspectos intangibles, como son la innovación o la calidad. Para dar respuesta a esta cuestión, la Ley establece como criterio de adjudicación la mejor relación entre la calidad y el precio. El legislador ha protegido, en particular, los contratos de servicios y los que tengan por objeto las prestaciones de carácter intelectual; en estos casos, los criterios relacionados con la calidad deben representar, al menos, el 51% de la puntuación asignable en la valoración de las licitaciones propuestas.

Por otra parte, se facilita el acceso a la contratación de servicios vinculados con la sanidad, la educación o los servicios sociales, introduciendo nuevos instrumentos de discriminación positiva. La Ley permite al poder adjudicador reservar algunos contratos de servicios sociales, culturales y de salud para adjudicarlos a determinadas organizaciones del tercer sector; además, establece un porcentaje mínimo de reserva para centros especiales de empleo y empresas de inserción, que se concretará reglamentariamente, y que será de un mínimo de un 7% a partir de 2019.

En materia de acceso a la contratación pública, para promover la participación en las licitaciones de las pequeñas y medianas empresas, se mantienen las novedades de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, y se completan con nuevas medidas como la obligación de división de las adjudicaciones en lotes, siempre que la naturaleza del contrato lo permita, y la simplificación de los medios para acreditar la solvencia técnica y financiera, destinada especialmente para los nuevos negocios.

Este interés por incrementar la calidad de las adjudicaciones y por facilitar el acceso a la contratación se completa con otras novedades regulatorias en la Ley, que tienen como finalidad trasladar directamente a los poderes adjudicadores la responsabilidad de implicarse activamente en la mejora de las prácticas de contratación. De esta forma, se obliga a los poderes adjudicadores a garantizar que los contratistas cumplan con las normas aplicables en materia medioambiental, social o laboral establecidas, y a comprobar el cumplimiento de los plazos de pago de contratistas a subcontratistas, en contratos de obras y servicios con valor estimado superior a 5 millones de euros. Asimismo, la Ley determina la prohibición de contratar con aquellas empresas que no cumplan con los requisitos de contratación mínima de trabajadores con discapacidad, o que no cumplan con la obligación de contar con un plan de igualdad. Además, se habilitan nuevos mecanismos de control, al permitir a las organizaciones sindicales interponer recurso especial cuando pueda deducirse.

Este grupo de medidas incluye otras mejoras en el procedimiento de adjudicación, como la referencia al cumplimiento del período medio de pago por parte de las empresas, que podrá ser requisito adicional en materia de solvencia; y se introducen elementos de disciplina en la ejecución de los contratos, de tal forma que la administración impondrá sanciones cuando se produzcan incumplimientos, irregularidades o retrasos reiterados en el pago de los salarios.

Por último, para proteger la eficiencia de la decisión de adjudicación, la Ley establece un nuevo procedimiento, que faculta a la mesa de contratación a trasladar a la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia, con carácter previo a la adjudicación del contrato, una denuncia de indicios fundados de conductas colusorias en el procedimiento de contratación que perjudiquen la libre competencia.

Un segundo grupo de medidas de la Ley incorpora nuevos instrumentos para avanzar en la transparencia y en facilitar el acceso a la información en todos los hitos de la ejecución de un contrato. La Ley potencia asimismo la figura del perfil del contratante de los poderes adjudicadores, que se publicará y será accesible a través de la Plataforma de Contratos del Sector Público. La obligatoriedad de la contratación electrónica, desde la entrada en vigor de la Ley, mejorará el seguimiento de las decisiones del proceso de contratación, y permitirá incorporar toda esta información en el perfil del contratante, instrumento que servirá para agrupar todos los datos relevantes de los poderes adjudicadores.

Se introducen también mejoras en la gestión de la contratación. Se suprime el procedimiento negociado sin publicidad por razón de cuantía, se reducen los límites de los contratos menores y se incrementa su publicidad, y se crea el nuevo procedimiento abreviado simplificado.

Por último, de nada servirían las innovaciones en la regulación de los contratos del sector público, si no se completan con un mecanismo eficaz que garantice su cumplimiento. La nueva Ley incorpora una serie de medidas, denominadas como la “nueva gobernanza” en el ámbito de los contratos del sector público.

Son muchos elementos, en definitiva, los que incorpora la nueva Ley de Contratos del Sector Público. Ahora, lo que todos esperamos es que el consenso alcanzado en la Comisión de Hacienda y Función Pública del Congreso durante su aprobación, y los nuevos instrumentos de regulación que se han creado, sirvan como garantía del compromiso de los poderes públicos para su rápida y eficaz aplicación en todo el territorio nacional.