¿Las Pymes tienen claro el proceso de transformación digital?

Durante los últimos años hemos oído hablar mucho sobre la transformación digital, un paso fundamental para todas las empresas que quieran seguir creciendo. Sin embargo, últimamente hay otro concepto relacionado que está adquiriendo un mayor protagonismo. Nos estamos refiriendo a la llamada “madurez digital” de una empresa.

La mayoría de empresas españolas tienen claro el papel que las tecnologías digitales van a desempeñar en su futuro. Es la idea principal que se extrae del Informe Minsait de Madurez Digital 2018, elaborado por la consultoría líder en transformación digital Minsait, una compañía de Indra. Este informe, el mayor análisis de la digitalización realizado hasta la fecha en España, pretende medir el impacto real de la digitalización en la economía, así como la madurez digital.

Hasta un 90% de las compañías aseguran en este estudio que en el medio plazo habrán definido sus programas de digitalización, actualizándose aspectos como la ciberseguridad, las instalaciones informáticas o el tratamiento de datos. Parte de estos procesos de transformación digital son ya una realidad en las grandes corporaciones, pues el 40% de empresas españolas han comenzado su renovación designando puestos y recursos específicos a este fin.

La línea directiva de las grandes organizaciones es la primera en liderar el cambio, pero este también tiene que verse reflejado en la plantilla. El talento digital es primordial a la hora de abordar la transformación digital, ya que el 81% de las empresas asegura no disponer de empleados especializados e intentan subsanar este obstáculo mediante reciclaje interior y búsquedas en el exterior, donde se valoran los candidatos con espíritu emprendedor y cultura colaborativa.

En el informe de Minsait también se han evaluado las características tecnológicas de las empresas para determinar su capacidad de transformación digital. El 66% reconoce como un “gran desafío” la gestión de los antiguos sistemas IT (instalaciones informáticas aisladas de tierra). Según Minsait, quizás se trata del reto “más complejo para extraer el máximo potencial de digitalización”, porque solo el 34% de las corporaciones españolas considera sus sistemas suficientemente preparados para integrarse por completo en la transformación digital.

Los datos referentes a ciberseguridad revelan un panorama más avanzado. Dos tercios de estas grandes organizaciones ya cuentan con la figura del Director de Seguridad de la Información y la mitad de las empresas españolas se consideran preparadas para responder ante un ciberataque. En el corto plazo, el 90% de estas entidades espera contar con un departamento de ciberseguridad dotado de un presupuesto específico.

Pese a los datos positivos, aún existe margen de mejora en otros aspectos como la digitalización de las operaciones, según pone de manifiesto el informe de Madurez Digital. El 55% de las compañías españolas declara contar con “altos niveles de visibilidad de sus activos”. Sin embargo, únicamente el 32% son capaces de automatizar la gestión de sus infraestructuras.

La mayor debilidad de las corporaciones españolas, su ‘talón de Aquiles’, se encuentra en la innovación y creación de nuevos modelos de negocio, según señala el informe de Minsait. Para esta compañía, las empresas deben consolidar sus propuestas sirviéndose de la recopilación y tratamiento de datos para ofrecer productos personalizados. En la actualidad, únicamente el 21% afirma disponer de este tipo de productos y servicios pero entre los próximos 3 y 5 años las cifras son mucho más prometedoras, ya que el 95% de entidades espera poder optimizar la calidad, el conocimiento y explotación de datos.

Todos los avances conseguidos hasta ahora desembocan finalmente en el cliente digital, sobre los que más de la mitad de las empresas españolas afirma tener un alto conocimiento aunque apenas el 9% cuenta con información en tiempo real. Además de impulsar una visión más completa del mercado, el desafío de las corporaciones es la mejora continua de la experiencia del usuario, para lo que el 41% dedican recursos.

El impacto económico de las tecnologías digitales en los últimos años demuestra que para adaptarse a los nuevos tiempos, las Pymes españolas solo pueden apostar por la transformación digital. Tal y como explican desde el artículo “Conocer la madurez digital de las organizaciones, elemento clave para iniciar su transformación” de Ibermática, el IMD está ligado a dos factores:

  • La capacidad de liderar las iniciativas digitales, un aspecto que sobre todo está ligado a la estrategia y la cultura de la empresa.
  • La capacidad de ejecutar la transformación digital, un factor relacionado con la disposición de la organización y la madurez tecnológica.

Por tanto, la madurez digital no solo está ligada a la tecnología, sino también a las personas y la cultura. Es más, los empleados deben estar al día de las competencias digitales que se engloban dentro de las cinco áreas principales que define el modelo europeo de DIGCOMP. Nos referimos a la información, comunicación, creación de contenidos, seguridad y solución de problemas.

Para que las empresas sigan progresando en la buena dirección, Minsait hace una serie de recomendaciones en su informe de Madurez Digital. Por ejemplo, si quieren continuar siendo competitivas, las compañías españolas deben poner especial énfasis en la reforma de sus sistemas heredados y lograr que las estructuras construidas para responder a la digitalización “se integren y coordinen con la estructura interna de las organizaciones”. Explotar todo el potencial del big data y lograr alianzas estratégicas con el resto de competidores son otros retos pendientes de las entidades españolas para alcanzar la transformación digital.

La sugerencia más ambiciosa de este informe insta a las empresas a dar un paso más allá de la digitalización de sus modelos actuales y atreverse a crear, desde cero y cimentados en las nuevas tecnologías, los negocios del futuro.

¿Qué es la Industria 4.0?

El termino industria 4.0 es la nueva palabra de moda. Conferencias, artículos e informes dedicados al tema así lo parecen indicar. Pero… ¿Qué es industria 4.0? ¿qué hay detrás de este concepto?

El concepto de industria 4.0 consiste en la introducción de las tecnologías digitales en la producción. Es la forma que hay de llamar al fenómeno de transformación digital aplicado a industria de producción.

Si durante años se ha hablado del impacto del Internet de cosas (IoT)  en industrias como la energética o de infraestructuras, bajo el concepto de Smart Cities. Ahora toca hablar de “Industria Inteligente” o industria 4.0. Pues dicho de forma simple: La industria 4.o consiste en la digitalización de los procesos productivos en las organizaciones empresariales mediante sensores y sistemas de información para transformar los procesos productivos y hacerlos más eficientes.

En la actualidad, la industria española representa el 13% del valor añadido del país y emplea al 11% de la población ocupada, siendo la principal contribuidora a la balanza comercial positiva.

La industria 4.0 supondrá una fuente de competitividad para las industrias occidentales con costes de mano de obra, costes de la energía y niveles de compromiso social, mucho más elevados que sus homólogos de los países emergentes.

Lo que ofrece la industria 4.0 a través de la digitalización y el uso de plataformas conectadas es:

  • Capacidad de adaptación constante a la demanda.
  • Servir al cliente de una forma más personalizada.
  • Aportar un servicio post venta uno a uno con el cliente.
  • Diseñar, producir y vender productos en menos tiempo.
  • Añadir servicios a los productos físicos.
  • Crear series de producción más cortas y rentables.
  • Aprovechar la información para su análisis desde múltiples canales donde ser capaces de analizarla y explotarla en tiempo real.

Ese es el factor diferencial de esta transformación digital aplicada a los fabricantes. La nueva industria 4.0 tiene varios ejes entorno a los que se articula y que tendrán que trabajar para integrar en los plantas de producción:

  • Big data y análisis de datos
  • Cloud Computing
  • Ciberseguridad
  • Robótica
  • Internet de las cosas
  • Simulación y prototipado
  • Realidad aumentada
  • Cultura
  • Integración de procesos

El reto no estará en conseguir integrar todo esto y que los sistemas o máquinas hablen entre sí para que todo funcione como un reloj. El verdadero reto estará una vez más en las personas, en como liderar el proceso de transformación digital dentro de tu organización y en el cambio que supondrá adaptarse y trabajar en los nuevos entornos conectados.

En este contexto, la iniciativa Industria Conectada 4.0 se ha lanzado con el fin de impulsar la transformación digital de la industria española mediante la actuación conjunta y coordinada del sector público y privado. Esta iniciativa está alineada y es complementaria a dos iniciativas nacionales:

Agenda Digital.

Agenda para el Fortalecimiento del Sector Industrial en España.

Herramientas imprescindibles en las Pymes.

Cuando la competencia aumenta y la crisis desacelera los negocios, se vuelve esencial agilizar los procesos y operaciones, aun para las organizaciones más pequeñas. ERP es una potente herramienta que constituye una solución de gestión empresarial que integra todas las áreas de negocio de la empresa. Se compone de módulos específicos para cada área de actividad de negocio como son la Contabilidad y Finanzas, Compras, Ventas, Almacén y Fabricación, y de una serie de módulos de gestión avanzada en el entorno del CRM, Gestión de Proyectos, Contratos, Gestión Laboral y de Recursos Humanos, Gestión Documental, Tesorería y Business Intelligence.

Se han realizado numerosos estudios sobre las ventajas del ERP y la conclusión ha sido que las organizaciones con las mejores prácticas de ERP superan aquellas que no han invertido en esta clase de software, sobre todo en lo que respecta al crecimiento de márgenes, el servicio a clientes, el inventario, la productividad y los ciclos de tesorería. Las pymes están empezando a ver estos beneficios y a considerar que un ERP es una herramienta indispensable para su gestión.

¿Pero qué son las soluciones ERP? Son sistemas informáticos que gestionan los datos de un modo estructurado, permitiendo a las pymes un control más eficiente en sus procesos. Proveen acceso en tiempo real a todos los procesos, permitiendo modernizar las estructuras administrativas y centralizar el control y la gestión de la información. Asimismo, posibilita la reducción de costes y los tiempos en los procesos clave del negocio. Las soluciones de ERP dirigidas a las empresas más pequeñas son escalables y con presupuestos que se ajustan a sus economías y necesidades.

Por tanto, un ERP es un software que posibilita la integración de las principales acciones de una empresa en un único sistema de información. Sus siglas ERP significan Enterprise Resource Planning o, lo que es lo mismo, Planificación de Recursos Empresariales. Fundamentalmente se centra en las acciones relacionadas con la fabricación, la logística y distribución, el inventario, la contabilidad y las ventas.

Un ERP proporciona un control íntegro del proceso empresarial: desde la fabricación del producto hasta su venta a tus clientes.

En un software ERP se trabaja sobre una única base de datos donde están incluidas todas las operaciones de la empresa. Dicho de otra manera, todo está localizado en el mismo entorno de trabajo, con el objetivo de poder ser gestionado de una forma mucho menos compleja.

Otra de las ventajas de los ERP, es que facilita la comunicación interna de la empresa. Esto se debe a que estos sistemas eliminan las barreras a la información entre los diferentes departamentos. Además, evita posibles errores al compartir información entre ellos. Toda la información está conectada y los datos se automatizan.

Estas soluciones incorporan una serie de mecanismos de seguridad con el objetivo de evitar que agentes externos a la organización puedan tener acceso a datos privados.

Los ERP basados en cloud frente a los alojados en servidores internos,  ofrecen mecanismos de seguridad totalmente confiables. Las ventajas de los ERP en la nube frente a los ERP tradicionales son:

Acceso desde cualquier lugar y dispositivo.

Actualizaciones del software automáticas.

¿Cuál es el mejor ERP para una Pyme? Pues obviamente depende mucho del tipo de negocio. Para tomar la mejor decisión será necesario hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿El ERP cumple con las funcionalidades que necesita la Pyme?
  • ¿El ERP está programado en un lenguaje de programación conocido y estándar?
  • ¿Existen varias empresas solventes que puedan ser proveedoras de ese ERP?
  • ¿Existen empresas implantadoras profesionales cerca de la Pyme?
  • ¿Se pueden migrar fácilmente los datos?
  • ¿El ERP se actualiza sin dificultad?
  • ¿Cual son los SLAs (acuerdos de nivel de servicio) del proveedor?
  • ¿Cual es el Coste Total de Adquisición?

En resumen, las pymes deben actuar como grandes empresas en la forma de conducir su negocio. Hoy no se opera sólo en un área geográfica limitada, sino en un mercado global. Por eso el ERP se está transformando en una herramienta no sólo de supervivencia, sino también una aliada fundamental para lograr ventajas estratégicas.

La formación continua en las Pymes españolas.

Según un estudio elaborado por la Federación Nacional de Asociaciones de Consultoría, Servicios, Oficinas y Despachos (Fenac), “sólo el 8,6% de las pymes de nuestro país acceden al sistema de formación bonificada, lo cual exige tomar medidas para acercar la formación a nuestro tejido productivo”. Según apunta Francisco Aranda, vicepresidente de FENAC, “no tiene sentido que el colectivo mayoritario de empresas de nuestro país esté desconectado del principal elemento de competitividad que es la formación”.

El motivo principal por el que las pymes españolas no acceden a la formación bonificada está en la falta de recursos materiales y humanos propios de este tipo de compañías. Tampoco favorecen, según el estudio, la complejidad en la gestión, los importes reducidos que reciben las pymes, ni los escasos incentivos existentes para las consultoras. Según Aranda, “nuestra economía debería avanzar aportando productos y servicios de mayor calidad, para lo que resulta fundamental introducir la innovación en todos los procesos, a través de la formación. Ahora que todos los políticos parecen querer apoyar a las pymes, no podemos olvidar que sin facilitarles formación es imposible que avancen y se desarrollen de forma sostenible”.

Otro de los obstáculos con el que se encuentran nuestras pymes es el desconocimiento total de la existencia de este fondo o crédito formativo. La formación tiene unos objetivos muy concretos para empresas y trabajadores que es la mejora de la competitividad. La inversión en formación es necesaria para cualquier compañía independientemente de su tamaño y sector, pero en la coyuntura actual, aún más para las pymes.

En cuanto a la falta de conocimiento, es necesario insistir en la difusión de información sobre las posibilidades que ofrece la formación bonificada. Se trata de un tipo formación contratada por las empresas para sus trabajadores a otras empresas especializadas que poseen un convenio de colaboración con la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo. El adjetivo de “bonificada” le viene dado porque el coste de esta formación, aunque es pagado en primera instancia por la empresa que contrata la formación, puede serle devuelto total o parcialmente al canjearse por los importes pagados a la Seguridad Social a través de las nóminas y que conforman el Crédito Formativo.

Recientemente, el Consejo de Ministros aprobó un acuerdo por el que se autoriza al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) a convocar subvenciones para programas de formación orientados a la adquisición y mejora de competencias profesionales relacionadas con los cambios tecnológicos y la transformación digital. Estos programas, dirigidos a trabajadores prioritariamente en activo, forman parte de un plan nacional de formación bianual y dotado con 60 millones de euros, de los cuales 50,4 millones se gestionarán a través de subvenciones en régimen de concurrencia competitiva con centros acreditados.

En los programas de formación previstos en la convocatoria podrán participar también las personas en situación de desempleo siempre que no superen el 30% del total de participantes. Además, tendrán prioridad en el acceso a la formación las mujeres, las personas con discapacidad, las personas trabajadoras con bajo nivel de cualificación y los mayores de 45 años. La convocatoria recoge más de 400 especialidades formativas, 226 nuevas y otras 180 actualizadas que responden a las necesidades de adquisición de competencias identificadas por la negociación colectiva estatal. Esta convocatoria de subvenciones fue aprobada por el Patronato de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo el pasado 22 de diciembre de 2017, con el respaldo de las organizaciones sindicales y patronales, las comunidades y los representantes de los diferentes Ministerios presentes en la misma, según ha informado el Ministerio de Empleo.

La formación es el vector clave de la economía del conocimiento, a la cual debemos aspirar para la supervivencia de las empresas en la situación económica vigente. Los trabajadores mejoran su empleabilidad y, por lo tanto, su permanencia en el mercado de trabajo, y las empresas mejoran su competitividad.

La falta de aprovechamiento de estos recursos por parte de las Pymes genera un lastre para las mismas Pymes y para el propio país, que pierde en competitividad y capacidad de innovación. Dos cuestiones que marcan la diferencia en un mundo globalizado y cada vez más complejo y que son claves para salir de la actual crisis económica.

Es responsabilidad de todos acabar, poco a poco, con esta situación; y puesto que la formación es siempre una inversión, el esfuerzo merecerá la pena.

Gestión de Procesos de Negocio (BPM) en las Pymes.

La Gestión de Procesos de Negocio (en inglés: Business Process Management o B.P.M.) es una disciplina de gestión compuesta de metodologías y tecnologías, cuyo objetivo es mejorar el desempeño, eficiencia y eficacia y la optimización de los procesos de negocio de una organización, a través de la gestión de los procesos que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. Por lo tanto, puede ser descrito como un proceso de mejora continua de procesos.

El modelo de administración por procesos se refiere al cambio operacional de la empresa, al migrar de una operación funcional a una operación administrada por procesos. La Gestión de Procesos de Negocio es una tecnología muy extendida en el ámbito de las grandes empresas, pero prácticamente desconocida en el mundo de las Pymes. Para la mayoría de organizaciones, el modelo de gestión clásico es obsoleto para sus retos estratégicos y de gestión. Frente a este problema se presenta el modelo de gestión por procesos con un enfoque orientado por procesos para satisfacer a los clientes de una empresa.

En el quehacer diario de cualquier actividad de negocio, intervienen diferentes personas cada una con una responsabilidad concreta: los comerciales venden, los clientes hacen pedidos, los administrativos de ventas administran los pedidos, el almacén los prepara, los administrativos o contables facturan y el transportista los entrega. Todas estas personas, aunque realizan trabajos diferentes, están relacionados entre sí por una secuencia de trabajo preestablecido en un contexto de Procesos de Negocio.

Durante esta actividad diaria, se genera gran cantidad de información y documentación que tiene que ir pasando de una persona a otra. Es posible que el negocio disponga de aplicaciones informáticas en las que es necesario grabar información en cada paso de estas secuencia de trabajo. Es aquí donde la Gestión de Procesos de Negocio se hace imprescindible.

Todo este tipo de situaciones habituales pueden ser informatizadas gracias a la Tecnología de Gestión de Procesos de Negocio (BPM). Principalmente un BPM aporta una mejora considerable en la eficacia y eficiencia en las tareas diarias del negocio, con el consiguiente ahorro en tiempo y dinero. Garantiza que todas estas tareas diarias se realizan de manera óptima, independientemente de las personas.

El control de toda la actividad de gestión y saber en todo momento qué tareas están siendo realizadas y las personas que las realizan es la función principal del BPM de Gestión de Procesos de Negocio. Si a esto se une una gestión documental centralizada, el trasiego de papel, la pérdida de documentación, las repetidas impresiones del documento y del tiempo relacionado con las búsquedas, la implantación del modelo de Gestión de Procesos de Negocio en la Pyme mejora ostensiblemente los niveles de productividad.

Además, si es posible realizar una integración con las aplicaciones instaladas, se evita la transcripción manual de la información de un sistema a otro. Al final se podrá disponer de un conjunto de métricas que permitan tener cuantificado en qué se emplea el tiempo, con el objetivo de mejorar día a día en la gestión del negocio.

Cuando una empresa se plantea la posibilidad de tener que repensar sus procesos de negocio, es muy posible que tenga que realizar una inversión económica, ya sea contratando a un experto para que asesore sobre las modificaciones a tener en cuenta, ya sea mediante la adquisición de algún producto o solución tecnológica disponible en el mercado o, en el peor de los casos, ambas a la vez. Sin embargo, es absolutamente imprescindible que toda empresa entienda que su gestión eficaz se basa en la comprensión de sus procesos, su análisis, su evaluación y su optimización, utilizando para ello las diversas metodologías y normativas. Sólo así se pueden alinear los procesos con los planes estratégicos del negocio y los objetivos de la empresa.

En definitiva, son muchas ventajas las que aporta una solución BPM de Gestión de Procesos de Negocio en la Pyme: Ahorro de tiempo, papel y dinero. Esto revertirá en la mejora de la gestión interna, en la calidad del servicio al cliente y en el aumento de beneficios al destinar el tiempo a generar y no a tareas administrativas de naturaleza indirecta.

En definitiva, la tecnología BPM de Gestión de Procesos de Negocio trae consigo una serie de beneficios para todos. Disponer de una solución BPM en el negocio de las Pymes, proporciona una serie de beneficios a los clientes, a los empleados y al negocio en sí.