Gestión de Procesos de Negocio (BPM) en las Pymes.

La Gestión de Procesos de Negocio (en inglés: Business Process Management o B.P.M.) es una disciplina de gestión compuesta de metodologías y tecnologías, cuyo objetivo es mejorar el desempeño, eficiencia y eficacia y la optimización de los procesos de negocio de una organización, a través de la gestión de los procesos que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. Por lo tanto, puede ser descrito como un proceso de mejora continua de procesos.

El modelo de administración por procesos se refiere al cambio operacional de la empresa, al migrar de una operación funcional a una operación administrada por procesos. La Gestión de Procesos de Negocio es una tecnología muy extendida en el ámbito de las grandes empresas, pero prácticamente desconocida en el mundo de las Pymes. Para la mayoría de organizaciones, el modelo de gestión clásico es obsoleto para sus retos estratégicos y de gestión. Frente a este problema se presenta el modelo de gestión por procesos con un enfoque orientado por procesos para satisfacer a los clientes de una empresa.

En el quehacer diario de cualquier actividad de negocio, intervienen diferentes personas cada una con una responsabilidad concreta: los comerciales venden, los clientes hacen pedidos, los administrativos de ventas administran los pedidos, el almacén los prepara, los administrativos o contables facturan y el transportista los entrega. Todas estas personas, aunque realizan trabajos diferentes, están relacionados entre sí por una secuencia de trabajo preestablecido en un contexto de Procesos de Negocio.

Durante esta actividad diaria, se genera gran cantidad de información y documentación que tiene que ir pasando de una persona a otra. Es posible que el negocio disponga de aplicaciones informáticas en las que es necesario grabar información en cada paso de estas secuencia de trabajo. Es aquí donde la Gestión de Procesos de Negocio se hace imprescindible.

Todo este tipo de situaciones habituales pueden ser informatizadas gracias a la Tecnología de Gestión de Procesos de Negocio (BPM). Principalmente un BPM aporta una mejora considerable en la eficacia y eficiencia en las tareas diarias del negocio, con el consiguiente ahorro en tiempo y dinero. Garantiza que todas estas tareas diarias se realizan de manera óptima, independientemente de las personas.

El control de toda la actividad de gestión y saber en todo momento qué tareas están siendo realizadas y las personas que las realizan es la función principal del BPM de Gestión de Procesos de Negocio. Si a esto se une una gestión documental centralizada, el trasiego de papel, la pérdida de documentación, las repetidas impresiones del documento y del tiempo relacionado con las búsquedas, la implantación del modelo de Gestión de Procesos de Negocio en la Pyme mejora ostensiblemente los niveles de productividad.

Además, si es posible realizar una integración con las aplicaciones instaladas, se evita la transcripción manual de la información de un sistema a otro. Al final se podrá disponer de un conjunto de métricas que permitan tener cuantificado en qué se emplea el tiempo, con el objetivo de mejorar día a día en la gestión del negocio.

Cuando una empresa se plantea la posibilidad de tener que repensar sus procesos de negocio, es muy posible que tenga que realizar una inversión económica, ya sea contratando a un experto para que asesore sobre las modificaciones a tener en cuenta, ya sea mediante la adquisición de algún producto o solución tecnológica disponible en el mercado o, en el peor de los casos, ambas a la vez. Sin embargo, es absolutamente imprescindible que toda empresa entienda que su gestión eficaz se basa en la comprensión de sus procesos, su análisis, su evaluación y su optimización, utilizando para ello las diversas metodologías y normativas. Sólo así se pueden alinear los procesos con los planes estratégicos del negocio y los objetivos de la empresa.

En definitiva, son muchas ventajas las que aporta una solución BPM de Gestión de Procesos de Negocio en la Pyme: Ahorro de tiempo, papel y dinero. Esto revertirá en la mejora de la gestión interna, en la calidad del servicio al cliente y en el aumento de beneficios al destinar el tiempo a generar y no a tareas administrativas de naturaleza indirecta.

En definitiva, la tecnología BPM de Gestión de Procesos de Negocio trae consigo una serie de beneficios para todos. Disponer de una solución BPM en el negocio de las Pymes, proporciona una serie de beneficios a los clientes, a los empleados y al negocio en sí.

Gestión documental en la nube.

Carpetas creadas en el escritorio que actúan como cajón de sastre o archivadores apilados en una estantería en el caso de los todavía muchos negocios que no han digitalizado sus procesos e información. La transformación digital pasa por la automatización del archivo documental y en este sentido la tecnología en la nube de la que se sirven los actuales gestores documentales es toda una oportunidad. En qué consiste la gestión documental.

El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un un territorio muy amplio; desde la creación del propio documento hasta la modificación, el almacenamiento, su consulta o incluso la destrucción del mismo. Un buen gestor documental contribuye a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos, ante la demanda en el seno del negocio.

Los actuales sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.

La aparición de la ISO 15489-1:2001 y su definición de la gestión documental como proceso para controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos ha dado lugar a la concienciación de esta necesidad y la adopción de prácticas entre autónomos y empresas. De hecho, la implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad pero es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar. Uso del gestor documental, más que una necesidad, casi una obligación

¿Qué empuja a un negocio a digitalizar sus procesos incluidos los que tienen que ver con el archivo y organización documental?

  • Competitividad: La gestión documental basada en el papel está obsoleta. La automatización acorta los tiempos de respuesta y eso es algo contra lo que debes luchar en igualdad de condiciones.
  • Imperativo legal: Estamos en la era de la comunicación digital, una comunicación que no solo compete al ámbito empresarial o mercantil sino que trasciende a todo. Es la era del 4.0. La factura electrónica
  • Ahorro potencial: Según Digitalium el potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70% y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
  • Respeto por el medio ambiente: El concepto de responsabilidad social corporativa ha dado lugar a la concienciación sobre el medio ambiente.

Las bondades de la gestión documental en los negocios.

  • Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.
  • Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
  • Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
  • Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
  • Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
  • Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
  • Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
  • Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
  • Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

Carencias de las Pymes en un entorno globalizado.

El objetivo fundamental de este post es mostrar las carencias actuales en términos de competitividad de las PYMES españolas en un entorno globalizado como el que estamos viviendo y en las transformaciones necesarias que deben acometer para llevar a cabo un cambio disruptivo hacia el nuevo panorama de competitividad. y la adopción del modelo de empresa red. La Pyme es una parte fundamental de la economía española así como de la economía europea en general. En España, existen más de 3 millones de ellas, aportando estas el 69% del Valor Añadido Bruto (VAB) y casi el 79% del empleo.

Además de la pyme, parte fundamental del PIB español, otros agentes económicos y sociales deben impulsar el cambio hacia un nuevo modelo. Las administraciones públicas y las universidades deben ser las locomotoras de este cambio, para pasar del actual modelo empresarial mayoritariamente concentrado en empresas de baja tecnología, a un nuevo modelo basado en empresas de alta tecnología, de alto valor añadido y basadas en el conocimiento y, por supuesto, más colaborativas.

Las TIC deben ser el vehículo necesario y fundamental para llevar a cabo este cambio disruptivo en la competitividad del pyme en España. También en el plano de la formación del trabajador y del empresario y de la mejora continua. Las universidades debe fomentar la creación de empresas en su seno y apoyar spin-offs y spin-outs, así como, las incubadoras de empresas, con el apoyo financiero de administraciones públicas y capital privado.

Las administraciones y agentes públicos, han enfocado su apoyo en sectores de bajo valor añadido y que, a medio plazo, han aumentado la profundidad de la crisis en nuestro país. Estos sectores, han creado en el corto plazo una sensación de plenitud económica y alto empleo y han impedido que se invirtiese en empresas a medio-largo plazo. Estamos pagando las consecuencias de esa mala gestión.

La administración debe de una vez por todas, eliminar todo tipo de trabas que actualmente existen para crear una empresa y hacer que deje de ser algo complicado burocráticamente hablando.

Es absolutamente necesario un cambio urgente hacia la economía del conocimiento, en plena globalización. Debe haber pues un giro total en cuanto a la incentivación del uso eficiente de las TIC en la empresa; al desarrollo de políticas para el fomento del I+D+i y a la retención de talento. Se deben lanzar programas para la plena incorporación de las Pymes a la economía digital.

Las administraciones deben fomentar la colaboración empresarial y dotar a las Pymes de más ayuda financiera, con más inversión en ellas y, no menos importante, políticas financieras que desbloqueen la actual situación de falta de crédito.

Las administraciones públicas deben proveer a la Pyme de elementos e información sobre competitividad y mercado, así como ayudas a la internacionalización en un entorno cada vez más competitivo globalmente, donde los países emergentes son competencia indiscutible y avanzan en este terreno a una velocidad mayor que la esperada.

Pero sin olvidar que las Pymes deben afrontar una serie de cambios internos y organizativos para llevar a cabo la transición del actual modelo tradicional y familiar, de organización jerárquica vertical, muy reacio a la colaboración, rígido en cuanto a procesos y con un uso no del todo eficiente de las TIC, hacia un nuevo modelo más competitivo de empresas en red, basado en una jerarquización horizontal, donde las TIC son motor y vehículo de las relaciones empresariales.

Las empresas, con la ayuda de administraciones públicas y centros formativos, deben abrirse a la colaboración esporádica o permanente con otras empresas e instituciones y crear redes inteligentes y colaborativas, mediante alianzas estratégicas.

En este nuevo modelo empresarial, prima el trabajo del empleado y empresario por proyectos y objetivos definidos, permitiendo la flexibilidad en el ámbito de la rotación de personal y con equipos multi-disciplinares y en constante formación. No como en el modelo actual de trabajo bruto por horas, donde la flexibilidad, los procesos, los objetivos y la colaboración entre empresas brilla por su ausencia.

La digitalización de las Pymes.

España es un país de pymes y micropymes, según los últimos datos del Directorio Central de Empresas del INE, en el que el 83% de las 3,2 millones de empresas de España tiene dos o menos asalariados. Por su parte, la Dirección General de la Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa señala que el 95,8% de las empresas tienen nueve o menos empleados, frente al 92,4% del conjunto de la Unión Europea.

En consecuencia, al afrontar el reto de la digitalización, en el que todos los países se juegan gran parte de su futuro económico y laboral, el énfasis debería estar sobre estas empresas, que no tienen ni el músculo financiero ni los recursos humanos para desarrollar grandes cambios. ¿Cómo solucionar este problema?

Gran parte del debate celebrado recientemente en la Fundación Ramón Areces, giró en torno a esta pregunta. Porque, dada la velocidad de los cambios que están provocando tecnologías como blockchain, el internet de las cosas, las impresoras 3D, “no estamos preparados para dar las respuestas correctas para todo lo que está sucediendo; es más bien el momento de plantearnos las preguntas más pertinentes”, en palabras de Carsten Sorensen, profesor asociado de Sistemas de Información e Innovación de la London School of Economics.

Pero vayamos a cómo pueden acceder las Pymes a estos niveles de implantación tan necesarios y rigurosos. Por un lado, existen ayudas para proyectos de cooperación empresarial para implantar soluciones innovadoras que apliquen las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) a la mejora de la competitividad relacionada con la llamada Industria 4.0 Estas iniciativas deberán estar relacionadas con la mejora de la gestión empresarial en el ámbito de la movilidad; o ser proyectos ciberfísicos aplicados a los diferentes ámbitos de la fabricación avanzada 4.0, ciberseguridad y comunicaciones, cloud computing, big data y analítica avanzada, robótica, realidad virtual, visión artificial, etc.

Por otro, ayudas para iniciativas de implantación de comercio electrónico y la adopción de soluciones empresariales en la nube en los diferentes ámbitos de gestión de una pyme. Los proyectos de comercio de electrónico deberán desarrollarse sobre sistemas estándar y estar adaptados para dispositivos móviles.

“La digitalización no es algo opcional, es una obligación”, comentó Alejandro Tosina, director de Economía Digital en Red.es, organismo público dependiente del Ministerio de Industria, Energía y Agenda Digital. Tosina recalcó un estudio de la Comisión Europea que afirma que las pymes digitalizadas aumentan su producción un 10% y lamentó el reducido tamaño de gran parte de las empresas españolas.

José Luis Zimmermann, director general de Adigital, incidió en la misma idea con una curiosa metáfora: “España tiene grandes infraestructuras tecnológicas, pero no tiene grandes empresas en el sector. Es como si una ciudad tuviese un estadio de fútbol gigantesco en el que jugasen equipos muy pequeñitos”.

Captar talento es clave, pero no es la única clave. “En su transformación digital toda empresa debe tener en cuenta cuatro ámbitos: el talento, la innovación, la financiación y la regulación. Y para nosotros el más importante de estos ámbitos es la regulación”, dijo Zimmermann. “Sin una legislación que entienda las nuevas realidades, una ‘smart regulation’, Europa no tiene nada que hacer”.

Ese interés general, entendido desde un ámbito laboral y económico, es el que debería impulsar esfuerzos públicos y privados para digitalizar la economía española, un objetivo casi coincidente con digitalizar las pymes españolas.

La Comisión Europea calcula que, solo hasta 2020, hay una bolsa de 900.000 puestos de trabajo relacionados con las TIC que la Unión necesita cubrir. Son los empleos que creará la digitalización, que también destruirá otros. Las pymes aún están a tiempo de decidir en qué lado de la balanza están.

Entrenadores digitales para directivos de empresas.

El hecho digital está modificando profundamente la sociedad y, por consiguiente, el tejido empresarial a un ritmo trepidante y de una manera integral. Un contexto que obliga a las empresas a repensar todo tipo de procesos.

“La transformación digital es la palabra de moda, pero este cambio no solo afecta a la infraestructura de la empresa. De hecho, el activo más importante son las propias personas”, explicó la presidenta de Inesdi Digital Business School, Joana Sánchez, durante la presentación del estudio Top 25 de las profesiones digitales 2016. Sánchez fue más allá, y afirmó que el grado de verdadera madurez digital de las compañías se mide en base a cómo sus profesionales incorporan esta transformación tecnológica a sí mismos. “Porque si cambia la empresa, pero no lo hacemos ni los empleados ni los directivos, difícilmente podremos avanzar. Por eso, por el momento, en este grado de madurez, los grupos españoles están suspensos”, alegó Sánchez.

Y aunque la digitalización se ha extendido por todos los sectores de la sociedad, en muchas ocasiones se ha echado de menos un análisis exhaustivo que llevase a comprender bien el fenómeno y sus consecuencias a corto y largo plazo.

Uno de los principales errores que se han cometido hasta le fecha es juntar todo el ámbito digital en un punto, y reducir todas las tareas de este macrosector a uno, dos o tres perfiles profesionales. Muchas compañías creen que la digitalización es algo homogéneo, y que un solo perfil puede ocuparse de todas las tareas que entran en esta disciplina. “El mundo digital es enorme, tremendamente amplio, y para cada labor, es necesario un tipo de profesional, porque es imposible conocer todo en este sector”, comentó la directora de contenidos de marketing de Coca-Cola, Sara Gallego. Y en este sentido, muchas veces el principal escollo de las empresas es definir el rol que necesitan y las competencias y responsabilidades de sus directives y empleados.

Guiar a las compañías en el momento de buscar a los profesionales que necesitan es uno de los objetivos de este estudio elaborado por Inesdi, en el que se han analizado 165 ofertas de trabajo de 104 empresas, con un total de 25 profesiones digitales diferentes, detallando la misión de cada una de estas figuras dentro de la organización.

Precisamente, el ya conocido Big Data es uno de los nueve grandes ámbitos digitales en los que se han clasificado las 165 ofertas analizadas en el citado estudio. A esto se le añaden el de la tecnología e innovación de los negocios, el de diseño y desarrollo digital, el de ecommerce, el de contenido digital, el social media, el de estrategia digital y el de marketing digital. “Y este año, además, entra por primera vez el ámbito de los recursos humanos, porque la transformación digital, sin un cambio de cultura y mentalidad en los profesionales no sirve de nada”, enfatizó Ana Sánchez-Blanco, directora académica de Inesdi.

Fuera del sector que aúna la gestión de personas con la digitalización, en esta edición del estudio han aparecido cuatro nuevas profesiones, que al igual que el responsable de reclutamiento digital y el analista de recursos humanos, se estrenan en esta muestra. Uno de ellos es el experto en desarrollos virales, dentro del ámbito de la estrategia digital, cuya misión es la de acercarse al mercado con un punto de vista innovador y así conectar con los usuarios. Otro perfil es el responsable de visualización de datos de negocio, dentro del ámbito del Big Data. Es el encargado de facilitar la visualización de datos a través de una mezcla entre el diseño y el análisis, “para estudiar y saber representar grandes cantidades de datos”, apuntó Sánchez-Blanco.

Las otras dos profesiones que se estrenan son el responsable de conversión y captación programática, que tiene que maximizar el rendimiento y mejorar las campañas de la empresa, y el experto en realidad virtual, “que tiene la misión de acercar la realidad y cotidianidad de cualquier empleado al mundo virtual”, afirmó.

Otro de los perfiles que amenaza con saltar a las grandes organizaciones es el del artista. El fundador de la firma de ropa Pompeii, Jaime Garrastazu, explicó cómo ahora “estamos inmersos en un nuevo ecosistema que es totalmente cambiante. Quien antes se adapte a la situación, ganará ahora, pero tendrá que volver a hacerlo en unos años para volver, ya que esto es imparable y todo volverá a cambiar”. En el caso de su empresa, la figura del artista es la que ha hecho posible sorprender con nuevas técnicas y tácticas de marketing, “ya que tiene una visión de la realidad totalmente diferente y aporta un valor extra”.

Nos encontramos en pleno proceso de despliegue de una tecnología disruptiva que está modificando los negocios, pero también la sociedad. La informática fue crucial para la mecanización de los procesos, y la posterior conexión de los ordenadores entre ellos desembocó en el nacimiento de una capacidad de procesamiento y distribución de la información difícil de asimilar, y, aún hoy, difícil de imaginar. Esta capacidad de conectarse no ha hecho más que multiplicarse de forma exponencial. Lo digital ha multiplicado exponencialmente la habilidad de conectarnos. Inicialmente, sólo tenían acceso a Internet las empresas y las instituciones, ahora lo tiene buena parte de la ciudadanía, y, muy pronto, será habitual y muy extendida la conexión a los objetos cotidianos como un coche, un contenedor de basura, una farola de la calle o una prótesis. Hoy, las familias hablan por Whatsapp, los alumnos tienen acceso a más información que la conocida por su profesor, la música se ha vuelto digital, no hace falta comprar un periódico para estar informado, los pacientes interrogan a los médicos, los mecánicos de coche visten bata blanca, y un montón de detalles de nuestra vida cotidiana que se han visto profundamente alterados.

Pasa exactamente lo mismo con los negocios. El hecho digital está obligando a repensar procesos de todo tipo: el marketing, el desarrollo de marca, la atención al cliente, la selección de personal, la comunicación interna, la relación con los proveedores, la investigación de mercados, los procesos de internacionalización, la gestión de crisis, los procesos de innovación, la formación de personal y un largo etcétera hasta abastar todos y cada uno de los procesos de cualquier organización, sea cuál sea el área funcional y sea cuál sea el sector.

ENLACE: Inesdi DBS