Herramientas imprescindibles en las Pymes.

Cuando la competencia aumenta y la crisis desacelera los negocios, se vuelve esencial agilizar los procesos y operaciones, aun para las organizaciones más pequeñas. ERP es una potente herramienta que constituye una solución de gestión empresarial que integra todas las áreas de negocio de la empresa. Se compone de módulos específicos para cada área de actividad de negocio como son la Contabilidad y Finanzas, Compras, Ventas, Almacén y Fabricación, y de una serie de módulos de gestión avanzada en el entorno del CRM, Gestión de Proyectos, Contratos, Gestión Laboral y de Recursos Humanos, Gestión Documental, Tesorería y Business Intelligence.

Se han realizado numerosos estudios sobre las ventajas del ERP y la conclusión ha sido que las organizaciones con las mejores prácticas de ERP superan aquellas que no han invertido en esta clase de software, sobre todo en lo que respecta al crecimiento de márgenes, el servicio a clientes, el inventario, la productividad y los ciclos de tesorería. Las pymes están empezando a ver estos beneficios y a considerar que un ERP es una herramienta indispensable para su gestión.

¿Pero qué son las soluciones ERP? Son sistemas informáticos que gestionan los datos de un modo estructurado, permitiendo a las pymes un control más eficiente en sus procesos. Proveen acceso en tiempo real a todos los procesos, permitiendo modernizar las estructuras administrativas y centralizar el control y la gestión de la información. Asimismo, posibilita la reducción de costes y los tiempos en los procesos clave del negocio. Las soluciones de ERP dirigidas a las empresas más pequeñas son escalables y con presupuestos que se ajustan a sus economías y necesidades.

Por tanto, un ERP es un software que posibilita la integración de las principales acciones de una empresa en un único sistema de información. Sus siglas ERP significan Enterprise Resource Planning o, lo que es lo mismo, Planificación de Recursos Empresariales. Fundamentalmente se centra en las acciones relacionadas con la fabricación, la logística y distribución, el inventario, la contabilidad y las ventas.

Un ERP proporciona un control íntegro del proceso empresarial: desde la fabricación del producto hasta su venta a tus clientes.

En un software ERP se trabaja sobre una única base de datos donde están incluidas todas las operaciones de la empresa. Dicho de otra manera, todo está localizado en el mismo entorno de trabajo, con el objetivo de poder ser gestionado de una forma mucho menos compleja.

Otra de las ventajas de los ERP, es que facilita la comunicación interna de la empresa. Esto se debe a que estos sistemas eliminan las barreras a la información entre los diferentes departamentos. Además, evita posibles errores al compartir información entre ellos. Toda la información está conectada y los datos se automatizan.

Estas soluciones incorporan una serie de mecanismos de seguridad con el objetivo de evitar que agentes externos a la organización puedan tener acceso a datos privados.

Los ERP basados en cloud frente a los alojados en servidores internos,  ofrecen mecanismos de seguridad totalmente confiables. Las ventajas de los ERP en la nube frente a los ERP tradicionales son:

Acceso desde cualquier lugar y dispositivo.

Actualizaciones del software automáticas.

¿Cuál es el mejor ERP para una Pyme? Pues obviamente depende mucho del tipo de negocio. Para tomar la mejor decisión será necesario hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿El ERP cumple con las funcionalidades que necesita la Pyme?
  • ¿El ERP está programado en un lenguaje de programación conocido y estándar?
  • ¿Existen varias empresas solventes que puedan ser proveedoras de ese ERP?
  • ¿Existen empresas implantadoras profesionales cerca de la Pyme?
  • ¿Se pueden migrar fácilmente los datos?
  • ¿El ERP se actualiza sin dificultad?
  • ¿Cual son los SLAs (acuerdos de nivel de servicio) del proveedor?
  • ¿Cual es el Coste Total de Adquisición?

En resumen, las pymes deben actuar como grandes empresas en la forma de conducir su negocio. Hoy no se opera sólo en un área geográfica limitada, sino en un mercado global. Por eso el ERP se está transformando en una herramienta no sólo de supervivencia, sino también una aliada fundamental para lograr ventajas estratégicas.

La formación continua en las Pymes españolas.

Según un estudio elaborado por la Federación Nacional de Asociaciones de Consultoría, Servicios, Oficinas y Despachos (Fenac), «sólo el 8,6% de las pymes de nuestro país acceden al sistema de formación bonificada, lo cual exige tomar medidas para acercar la formación a nuestro tejido productivo». Según apunta Francisco Aranda, vicepresidente de FENAC, «no tiene sentido que el colectivo mayoritario de empresas de nuestro país esté desconectado del principal elemento de competitividad que es la formación».

El motivo principal por el que las pymes españolas no acceden a la formación bonificada está en la falta de recursos materiales y humanos propios de este tipo de compañías. Tampoco favorecen, según el estudio, la complejidad en la gestión, los importes reducidos que reciben las pymes, ni los escasos incentivos existentes para las consultoras. Según Aranda, «nuestra economía debería avanzar aportando productos y servicios de mayor calidad, para lo que resulta fundamental introducir la innovación en todos los procesos, a través de la formación. Ahora que todos los políticos parecen querer apoyar a las pymes, no podemos olvidar que sin facilitarles formación es imposible que avancen y se desarrollen de forma sostenible».

Otro de los obstáculos con el que se encuentran nuestras pymes es el desconocimiento total de la existencia de este fondo o crédito formativo. La formación tiene unos objetivos muy concretos para empresas y trabajadores que es la mejora de la competitividad. La inversión en formación es necesaria para cualquier compañía independientemente de su tamaño y sector, pero en la coyuntura actual, aún más para las pymes.

En cuanto a la falta de conocimiento, es necesario insistir en la difusión de información sobre las posibilidades que ofrece la formación bonificada. Se trata de un tipo formación contratada por las empresas para sus trabajadores a otras empresas especializadas que poseen un convenio de colaboración con la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo. El adjetivo de “bonificada” le viene dado porque el coste de esta formación, aunque es pagado en primera instancia por la empresa que contrata la formación, puede serle devuelto total o parcialmente al canjearse por los importes pagados a la Seguridad Social a través de las nóminas y que conforman el Crédito Formativo.

Recientemente, el Consejo de Ministros aprobó un acuerdo por el que se autoriza al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) a convocar subvenciones para programas de formación orientados a la adquisición y mejora de competencias profesionales relacionadas con los cambios tecnológicos y la transformación digital. Estos programas, dirigidos a trabajadores prioritariamente en activo, forman parte de un plan nacional de formación bianual y dotado con 60 millones de euros, de los cuales 50,4 millones se gestionarán a través de subvenciones en régimen de concurrencia competitiva con centros acreditados.

En los programas de formación previstos en la convocatoria podrán participar también las personas en situación de desempleo siempre que no superen el 30% del total de participantes. Además, tendrán prioridad en el acceso a la formación las mujeres, las personas con discapacidad, las personas trabajadoras con bajo nivel de cualificación y los mayores de 45 años. La convocatoria recoge más de 400 especialidades formativas, 226 nuevas y otras 180 actualizadas que responden a las necesidades de adquisición de competencias identificadas por la negociación colectiva estatal. Esta convocatoria de subvenciones fue aprobada por el Patronato de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo el pasado 22 de diciembre de 2017, con el respaldo de las organizaciones sindicales y patronales, las comunidades y los representantes de los diferentes Ministerios presentes en la misma, según ha informado el Ministerio de Empleo.

La formación es el vector clave de la economía del conocimiento, a la cual debemos aspirar para la supervivencia de las empresas en la situación económica vigente. Los trabajadores mejoran su empleabilidad y, por lo tanto, su permanencia en el mercado de trabajo, y las empresas mejoran su competitividad.

La falta de aprovechamiento de estos recursos por parte de las Pymes genera un lastre para las mismas Pymes y para el propio país, que pierde en competitividad y capacidad de innovación. Dos cuestiones que marcan la diferencia en un mundo globalizado y cada vez más complejo y que son claves para salir de la actual crisis económica.

Es responsabilidad de todos acabar, poco a poco, con esta situación; y puesto que la formación es siempre una inversión, el esfuerzo merecerá la pena.

Gestión de Procesos de Negocio (BPM) en las Pymes.

La Gestión de Procesos de Negocio (en inglés: Business Process Management o B.P.M.) es una disciplina de gestión compuesta de metodologías y tecnologías, cuyo objetivo es mejorar el desempeño, eficiencia y eficacia y la optimización de los procesos de negocio de una organización, a través de la gestión de los procesos que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. Por lo tanto, puede ser descrito como un proceso de mejora continua de procesos.

El modelo de administración por procesos se refiere al cambio operacional de la empresa, al migrar de una operación funcional a una operación administrada por procesos. La Gestión de Procesos de Negocio es una tecnología muy extendida en el ámbito de las grandes empresas, pero prácticamente desconocida en el mundo de las Pymes. Para la mayoría de organizaciones, el modelo de gestión clásico es obsoleto para sus retos estratégicos y de gestión. Frente a este problema se presenta el modelo de gestión por procesos con un enfoque orientado por procesos para satisfacer a los clientes de una empresa.

En el quehacer diario de cualquier actividad de negocio, intervienen diferentes personas cada una con una responsabilidad concreta: los comerciales venden, los clientes hacen pedidos, los administrativos de ventas administran los pedidos, el almacén los prepara, los administrativos o contables facturan y el transportista los entrega. Todas estas personas, aunque realizan trabajos diferentes, están relacionados entre sí por una secuencia de trabajo preestablecido en un contexto de Procesos de Negocio.

Durante esta actividad diaria, se genera gran cantidad de información y documentación que tiene que ir pasando de una persona a otra. Es posible que el negocio disponga de aplicaciones informáticas en las que es necesario grabar información en cada paso de estas secuencia de trabajo. Es aquí donde la Gestión de Procesos de Negocio se hace imprescindible.

Todo este tipo de situaciones habituales pueden ser informatizadas gracias a la Tecnología de Gestión de Procesos de Negocio (BPM). Principalmente un BPM aporta una mejora considerable en la eficacia y eficiencia en las tareas diarias del negocio, con el consiguiente ahorro en tiempo y dinero. Garantiza que todas estas tareas diarias se realizan de manera óptima, independientemente de las personas.

El control de toda la actividad de gestión y saber en todo momento qué tareas están siendo realizadas y las personas que las realizan es la función principal del BPM de Gestión de Procesos de Negocio. Si a esto se une una gestión documental centralizada, el trasiego de papel, la pérdida de documentación, las repetidas impresiones del documento y del tiempo relacionado con las búsquedas, la implantación del modelo de Gestión de Procesos de Negocio en la Pyme mejora ostensiblemente los niveles de productividad.

Además, si es posible realizar una integración con las aplicaciones instaladas, se evita la transcripción manual de la información de un sistema a otro. Al final se podrá disponer de un conjunto de métricas que permitan tener cuantificado en qué se emplea el tiempo, con el objetivo de mejorar día a día en la gestión del negocio.

Cuando una empresa se plantea la posibilidad de tener que repensar sus procesos de negocio, es muy posible que tenga que realizar una inversión económica, ya sea contratando a un experto para que asesore sobre las modificaciones a tener en cuenta, ya sea mediante la adquisición de algún producto o solución tecnológica disponible en el mercado o, en el peor de los casos, ambas a la vez. Sin embargo, es absolutamente imprescindible que toda empresa entienda que su gestión eficaz se basa en la comprensión de sus procesos, su análisis, su evaluación y su optimización, utilizando para ello las diversas metodologías y normativas. Sólo así se pueden alinear los procesos con los planes estratégicos del negocio y los objetivos de la empresa.

En definitiva, son muchas ventajas las que aporta una solución BPM de Gestión de Procesos de Negocio en la Pyme: Ahorro de tiempo, papel y dinero. Esto revertirá en la mejora de la gestión interna, en la calidad del servicio al cliente y en el aumento de beneficios al destinar el tiempo a generar y no a tareas administrativas de naturaleza indirecta.

En definitiva, la tecnología BPM de Gestión de Procesos de Negocio trae consigo una serie de beneficios para todos. Disponer de una solución BPM en el negocio de las Pymes, proporciona una serie de beneficios a los clientes, a los empleados y al negocio en sí.

Gestión documental en la nube.

Carpetas creadas en el escritorio que actúan como cajón de sastre o archivadores apilados en una estantería en el caso de los todavía muchos negocios que no han digitalizado sus procesos e información. La transformación digital pasa por la automatización del archivo documental y en este sentido la tecnología en la nube de la que se sirven los actuales gestores documentales es toda una oportunidad. En qué consiste la gestión documental.

El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un un territorio muy amplio; desde la creación del propio documento hasta la modificación, el almacenamiento, su consulta o incluso la destrucción del mismo. Un buen gestor documental contribuye a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos, ante la demanda en el seno del negocio.

Los actuales sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.

La aparición de la ISO 15489-1:2001 y su definición de la gestión documental como proceso para controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos ha dado lugar a la concienciación de esta necesidad y la adopción de prácticas entre autónomos y empresas. De hecho, la implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad pero es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar. Uso del gestor documental, más que una necesidad, casi una obligación

¿Qué empuja a un negocio a digitalizar sus procesos incluidos los que tienen que ver con el archivo y organización documental?

  • Competitividad: La gestión documental basada en el papel está obsoleta. La automatización acorta los tiempos de respuesta y eso es algo contra lo que debes luchar en igualdad de condiciones.
  • Imperativo legal: Estamos en la era de la comunicación digital, una comunicación que no solo compete al ámbito empresarial o mercantil sino que trasciende a todo. Es la era del 4.0. La factura electrónica
  • Ahorro potencial: Según Digitalium el potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70% y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
  • Respeto por el medio ambiente: El concepto de responsabilidad social corporativa ha dado lugar a la concienciación sobre el medio ambiente.

Las bondades de la gestión documental en los negocios.

  • Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.
  • Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
  • Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
  • Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
  • Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
  • Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
  • Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
  • Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
  • Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

Carencias de las Pymes en un entorno globalizado.

El objetivo fundamental de este post es mostrar las carencias actuales en términos de competitividad de las PYMES españolas en un entorno globalizado como el que estamos viviendo y en las transformaciones necesarias que deben acometer para llevar a cabo un cambio disruptivo hacia el nuevo panorama de competitividad. y la adopción del modelo de empresa red. La Pyme es una parte fundamental de la economía española así como de la economía europea en general. En España, existen más de 3 millones de ellas, aportando estas el 69% del Valor Añadido Bruto (VAB) y casi el 79% del empleo.

Además de la pyme, parte fundamental del PIB español, otros agentes económicos y sociales deben impulsar el cambio hacia un nuevo modelo. Las administraciones públicas y las universidades deben ser las locomotoras de este cambio, para pasar del actual modelo empresarial mayoritariamente concentrado en empresas de baja tecnología, a un nuevo modelo basado en empresas de alta tecnología, de alto valor añadido y basadas en el conocimiento y, por supuesto, más colaborativas.

Las TIC deben ser el vehículo necesario y fundamental para llevar a cabo este cambio disruptivo en la competitividad del pyme en España. También en el plano de la formación del trabajador y del empresario y de la mejora continua. Las universidades debe fomentar la creación de empresas en su seno y apoyar spin-offs y spin-outs, así como, las incubadoras de empresas, con el apoyo financiero de administraciones públicas y capital privado.

Las administraciones y agentes públicos, han enfocado su apoyo en sectores de bajo valor añadido y que, a medio plazo, han aumentado la profundidad de la crisis en nuestro país. Estos sectores, han creado en el corto plazo una sensación de plenitud económica y alto empleo y han impedido que se invirtiese en empresas a medio-largo plazo. Estamos pagando las consecuencias de esa mala gestión.

La administración debe de una vez por todas, eliminar todo tipo de trabas que actualmente existen para crear una empresa y hacer que deje de ser algo complicado burocráticamente hablando.

Es absolutamente necesario un cambio urgente hacia la economía del conocimiento, en plena globalización. Debe haber pues un giro total en cuanto a la incentivación del uso eficiente de las TIC en la empresa; al desarrollo de políticas para el fomento del I+D+i y a la retención de talento. Se deben lanzar programas para la plena incorporación de las Pymes a la economía digital.

Las administraciones deben fomentar la colaboración empresarial y dotar a las Pymes de más ayuda financiera, con más inversión en ellas y, no menos importante, políticas financieras que desbloqueen la actual situación de falta de crédito.

Las administraciones públicas deben proveer a la Pyme de elementos e información sobre competitividad y mercado, así como ayudas a la internacionalización en un entorno cada vez más competitivo globalmente, donde los países emergentes son competencia indiscutible y avanzan en este terreno a una velocidad mayor que la esperada.

Pero sin olvidar que las Pymes deben afrontar una serie de cambios internos y organizativos para llevar a cabo la transición del actual modelo tradicional y familiar, de organización jerárquica vertical, muy reacio a la colaboración, rígido en cuanto a procesos y con un uso no del todo eficiente de las TIC, hacia un nuevo modelo más competitivo de empresas en red, basado en una jerarquización horizontal, donde las TIC son motor y vehículo de las relaciones empresariales.

Las empresas, con la ayuda de administraciones públicas y centros formativos, deben abrirse a la colaboración esporádica o permanente con otras empresas e instituciones y crear redes inteligentes y colaborativas, mediante alianzas estratégicas.

En este nuevo modelo empresarial, prima el trabajo del empleado y empresario por proyectos y objetivos definidos, permitiendo la flexibilidad en el ámbito de la rotación de personal y con equipos multi-disciplinares y en constante formación. No como en el modelo actual de trabajo bruto por horas, donde la flexibilidad, los procesos, los objetivos y la colaboración entre empresas brilla por su ausencia.