Estado actual de la implantación de la administración electrónica.

Cuando uno trabaja en las trincheras, cubierto de barro, conoce datos y sobre todo situaciones que no aparecen en las grandes estadísticas y ránquines europeos. Cuando uno está en contacto con la gente que pelea todos los días para tratar de mejorar los procesos administrativos en los varios miles de entidades públicas españolas, conoce de primera mano la realidad. ¿Cuál es el estado real del interminable proceso de implantación de la administración electrónica en España?

La respuesta la encontramos en la misma realidad. A continuación tan sólo compartiré algunas de las anécdotas acaecidas en los tiempos. Personalmente llevo tratando muy directamente con las AAPP unos 30 años, año arriba, año abajo.

1.- En un cuso que impartí sobre la factura electrónica, una funcionaria de una entidad que por supuesto no voy a revelar, me pregunta en qué ha podido ser beneficiosa la factura electrónica si luego es necesario imprimirla igualmente y pasarla por triplicado para que tres altos cargos la firmen a bolígrafo. Le contesté, disimulando mi asombro, que no sólo no es necesario hacer eso sino que en modo alguno debemos hacer una cosa así. Siguió avanzando la clase y más adelante me pidió que le explicara la razón por la que se debía compulsar un documento digitalizado. Le dije que la digitalización era una copia auténtica, y que compulsar un documento electrónico era una redundancia absurda tan innecesaria como incorrecta desde cualquier punto de vista. También le dije que la compulsa tradicional, consistente en un cotejo visual y en el estampado de un matasellos de tinta. Tras esta segunda pregunta fui yo quien le pregunté a ella por qué hacían todas estas cosas. Me dijo, bastante apurada, que no sabía por qué, y que precisamente por eso me lo había preguntado a mi. A esto le contesté que yo tampoco lo sabía, pero que sí le podía decir, con total certeza, que todos esos trámites duplicados son incorrectos, totalmente innecesarios y carecen por completo de base legal, por lo que sería una buena idea que su organización se replanteara si tiene algún sentido mantenerlos.

2.- Cuesta mucho eliminar documentos cuya presencia en el expediente parece que nos hace sentir mejor. A raíz de esta anomalía, me pregunto cómo es posible que diga que no es necesario exigir esos documentos a los interesados. Como por ejemplo el Certificado de cuenta bancaria. El clásico alta de terceros, respecto del cual usted nunca convencerá a un tesorero que no es necesario. Y por supuesto se entiende que es una carga del ciudadano obtener ese documento del banco y en ningún caso es obligación de la Administración verificar por sus propios medios que ese número de cuenta es real y correcto.

3.- Tablón de edictos electrónico con papel. Seguramente han necesitado ver la foto varias veces para creerlo. Yo quiero pensar que la persona que ha decidido pegar con celo un aviso en papel sobre una pantalla apagada, lo ha hecho con buena intención. Pero cosas como esta producen tristeza, no ya sólo por la horrible imagen que se transmite, sino porque tras un acto así subyacen muchas cosas y ninguna es buena, y porque uno piensa que simplemente evitando estas barbaridades, sin demasiados alardes ni “nteligencias artificiales, la Administración sería un lugar mucho mejor.

4.- Fotocopia compulsada del DNI. Un clásico. No pocas bases de los procesos selectivos actuales siguen exigiendo documentos como la famosa copia, a veces compulsada y a veces  fotocopia a secas, del DNI; o directamente la presentación de todos los documentos de la fase de concurso de méritos en el formato papel original o como copia compulsada. Otras bases impiden expresamente a los aspirantes la posibilidad de presentar su instancia por medios electrónicos.

5.- Pero la travesía en el desierto del papel se encuentra en las licitaciones ´publicas. Teóricamente desde hace un tiempo, todas las licitaciones de cualquier organismo público se publican en el portal de Contratación del Estado y la mayoría de las propuestas deben ser presentadas en formato electrónico mediante certificado digital como es debido. Hasta ahí todo perfecto, ya iba siendo hora. Pero como la empresa que presenta la oferta tenga la suerte de ser adjudicataria del contrato, automáticamente el órgano de contratación realiza un viaje en el tiempo y empieza a solicitar documentación en papel (Escrituras, DNI, NIF, Certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, etc, etc)

Podría decir más, pero estoy convencido de que el mensaje ya ha quedado claro… Mientras tanto, muchas personas siguen sin entender lo que es administración electrónica, limitándose a efectuar un burocrático y descerebrado cambio de formato, muchas veces sin renunciar a la versión en papel de los mismos documentos. Otras personas, que en ocasiones son las mismas, siguen explotando de forma maliciosa los topicazos, unos clichés muy propios de esta era de posverdad, como el supuesto perjuicio a las personas mayores o que esta es una fiesta carísima. Claro, como si no reducir las cargas y los trámites, y no automatizar los procesos, no fuera infinitamente más caro.

Y todo esto ocurre ahora mismo, prácticamente mientras escribo. Y mientras usted lo lee. Y todas las anécdotas han ocurrido, como decíamos, en las últimas semanas. En 2020 en todo caso, ni en 1986, ni 96 ni 2006. Ni siquiera en 2016… 2020…En definitiva esta es la realidad, nos guste o no. Este, queridos lectores, es el estado actual de implantación de la administración electrónica, en España.

La importancia de la regulación de la Administración electrónica introducida por la Ley de Procedimiento Administrativo Común, radica en el hecho de que supone una herramienta que, por primera vez, ha sentado las bases para que las Administraciones Públicas lleven a cabo su actuación mediante un procedimiento exclusivamente electrónico, que pretende ser más ágil, transparente y con menor carga burocrática.

No es una tarea sencilla el reto de transformar las Administraciones Públicas a fin de que puedan relacionarse principalmente por medios electrónicos con los ciudadanos, y conseguir así ser más transparentes, y dar mejor respuesta a las necesidades de una sociedad cada vez más exigente.

La principal dificultad a la que se enfrenta la Administración a mi juicio, consiste en la necesidad de acometer los cambios no solo tecnológicos, necesarios en su funcionamiento, para la correcta implantación de la Administración electrónica.

Programas Apoyo a PYMES por el COVID-19

El Gobierno de España refuerza la respuesta económica y social al COVID-19 con más de 30 medidas adicionales para apoyar a Pyme Digital ciudadanos y empresas.

En lo referente a medidas para impulsar la digitalización de las pymes, se disponen diversas medidas de apoyo a las pymes para impulsar su adaptación al entorno digital a través del programa Acelera, dotado con 250 millones de euros, dirigidos a ayudas para I+D+i, y a financiar la inversión en adquisición de equipamiento o soluciones de trabajo no presencial.

PROGRAMAS DE APOYO Y FORMACION: Estos programas forman parte de las medidas extraordinarias que EOI y la Secretaría General de Industria y de la PYME (Ministerio de Industria, Comercio y Turismo) están llevando a cabo con la cofinanciación del Fondo Social Europeo, para contrarrestar los efectos del COVID-19. Este Programa de Formación y Capacitación, contempla tres actuaciones:

1.- Asesoramiento PYME: Prestar un servicio de asesoramiento personalizado a personas emprendedoras, PYMES o autónomos, con el objetivo de minimizar el impacto de la crisis del COVID-19. Profesionales especializados analizarán, junto a los participantes, sus empresas y modelos de negocio y desarrollarán un plan estratégico de impulso y mejora, ajustado a sus necesidades. El curso forma parte de las medidas extraordinarias que EOI y la Secretaría General de Industria y de la PYME (Ministerio de Industria, Comercio y Turismo) están llevando a cabo con la cofinanciación del Fondo Social Europeo, para contrarrestar los efectos del COVID-19. Dirigido a personas emprendedoras, fundadoras de una start-up o PYME con personalidad jurídica propia o autónomo.

2.- Asesoramiento Express: En el complejo contexto actual derivado del COVID-19, queremos ayudar a personas emprendedoras y autónomos en la toma de decisiones vinculadas a la gestión financiera y legal de su negocio, mediante formación y asesoramiento especializado. Además incluyendo aspectos específicos de la regulación reciente relacionada con el COVID-19.  Este curso forma parte de las medidas extraordinarias que EOI, junto con la Secretaría General de Industria y de la PYME (Ministerio de Industria, Comercio y Turismo) están llevando a cabo para contrarrestar los efectos del COVID-19. Dirigido a personas ocupadas en PYMES, emprendedores/as y autónomos afectados/as por la crisis del COVID-19, que necesiten un apoyo puntual para su empresa.

3.- PYME Digital: Este Curso de Desarrollo de Negocio Digital es un curso práctico que ofrece a personas emprendedoras, PYMES y autónomos, afectados por la crisis del COVID-19, las herramientas clave para facilitar la toma de decisiones en un entorno digital en continua transformación. El curso forma parte de las medidas extraordinarias que EOI y la Secretaría General de Industria y de la PYME (Ministerio de Industria, Comercio y Turismo) están llevando a cabo con la cofinanciación del Fondo Social Europeo, para contrarrestar los efectos del COVID-19; en este caso buscando acelerar la transformación digital de las organizaciones. Este programa enseña a analizar de forma crítica las necesidades de digitalización en la organización, así como a desarrollar las habilidades necesarias para innovar y llevar a cabo una transformación digital ágil y eficaz.

PROGRAMAS ACELERA PYME: Este Programa está gestionado por la Entidad Pública Empresarial RED.ES El portal Acelera Pyme está destinado a ayudar a las pymes y autónomos con el fin de atenuar el impacto del COVID-19 en su actividad.

En Acelera PYME se van a ir recogiendo todas las medidas que se están poniendo en marcha para ayudar a las pymes y autónomos. Una ventanilla única de información a la que la mayor parte de nuestro tejido productivo pueda acercarse en un solo click. El portal está abierto a la colaboración del sector privado, enlazando los recursos que las entidades colaboradoras pongan a disposición de las pymes y autónomos para fomentar su digitalización y soluciones de teletrabajo.

En Acelera PYME las pymes y autónomos pueden encontrar soluciones de financiación y ayuda económica, soluciones tecnológicas, asesoramiento, recomendaciones en materia de ciberseguridad a tener en cuenta en el contexto actual y actuaciones para fomentar el talento en la pymes y de los autónomos. Incluye:

  • Información actualizada sobre nuevas medidas y dotaciones movilizadas expresamente en la lucha contra el COVID-19. Se incluyen las que están ya disponibles y se irán añadiendo paulatinamente las que se pongan en marcha en las próximas semanas.
  • Una recopilación de soluciones, servicios y herramientas que pueden ser de especial utilidad para las pymes y autónomos, en estos momentos, ofrecidos tanto desde el sector público, como desde el privado.

El Plan Acelera Pyme pone a disposición de pymes y autónomos soluciones tecnológicas orientadas a mantener su actividad y avanzar en procesos de transformación digital, con especial atención, a soluciones de productividad y  del trabajo a distancia para atenuar el impacto de la crisis causada por el COVID-19.

Gracias a las herramientas informáticas y digitales, pueden realizarse las tareas laborales diarias desde dispositivos conectados a Internet, incluyendo reuniones online, llamadas «virtuales» vía voz, videoconferencias o envío de documentos internos.

Además, en un momento de emergencia como el actual, es fundamental conocer todas las medidas de ciberseguridad que están a su alcance.

El programa Acelera Pyme prestará asesoramiento a las pymes y autónomos para su proceso de transformación digital. Vamos a ir poniendo a tu disposición una oferta de servicios ofrecidos por entidades tanto públicas como privadas para acompañarles en su esfuerzo de digitalización.

Además, desde el Programa Acelera Pyme ponemos a disposición distintos instrumento de financiación para impulsar proyectos y en particular su digitalización y sobrellevar el impacto del COVID-19.

Para poder obtener más información de estos programas, los lectores interesados pueden acceder a los enlaces de los respectivos organismos convocantes que se muestran en este post.

Teletrabajo, precauciones en tiempos de Coronavirus

En estos días de confinamiento, entre videollamandas, libros, series, juegos de mesa, cocina y algo de deporte, sorprende hasta qué punto la digitalización se ha hecho presente en casi todos nuestros comportamientos.

Desde el modo en el que nos relacionamos y nos comunicamos, pasando por cómo vivimos nuestro ocio, incluso la realización de actividades tan físicas, como cocinar o el deporte, lo hacemos, en mayor o menor medida, acompañados de nuestras tabletas, smartphones y ordenadores portátiles.

A la vista de la evolución de nuestro comportamiento durante los últimos años, intensificado durante estas últimas semanas de confinamiento, podemos afirmar con rotundidad que los españoles hemos ‘abrazado’ la digitalización en nuestra vida cotidiana. Sin embargo, esta evolución hacia la digitalización, muy evidente en el mercado de consumo, no ha ido acompañada a la misma velocidad en el mercado de empresas.

Como decía Kissinger, «la falta de opciones aclara maravillosamente la mente», es decir, el confinamiento nos ha demostrado que el teletrabajo era el camino adecuado, y ahora que ya no es una opción, les toca correr y aprender a los que no tuvieron esa visión. Muchos avances que pensábamos que nos llevarían meses o incluso años implementar, los hemos conseguido de un día para otro, como el teletrabajo o la teleformación. En relación con el teletrabajo, que muchas empresas han adoptado para hacer frente a la situación actual, es muy recomendable que se adopten medidas para garantizar la seguridad en los dispositivos utilizados durante el teletrabajo, tales como:

  • Se recomienda que el sistema operativo y las aplicaciones estén correctamente actualizados.
  • Cambiar periódicamente las contraseñas y no utilizar una única para todo.
  • Implementar doble factor de autenticación a los usuarios que realicen teletrabajo.
  • Disponer de un antivirus y firewall activos.
  • No olvidar cerrar la sesión al terminar de trabajar.
  • Huir de los bulos y la desinformación

Asimismo, en todas las situaciones, y más en una como la actual, es vital que la información que compartamos sea veraz y contrastada, por ello, la desinformación y los bulos son otro enemigo a batir. En este sentido es muy importante:

  • No difundir información que no provenga de medios y fuentes oficiales.
  • No contribuir a la difusión de contenido no contrastado.
  • No compartir mensajes que puedan generar alarma en la población.
  • No olvidar que la creación y difusión de “fake news” puede tener consecuencias penales.

Sólo a modo de ejemplo, se han detectado casos de phishing tan llamativos como el de ofrecer subscripciones gratuitas durante 5 años a plataformas de música digital, suplantaciones a instituciones como UNICEF o la propia Organización Mundial de la Salud, todas ellas solicitando nuestros datos personales con motivo de alguna campaña relacionada con el Coronavirus.

De la misma manera, también se han detectado varios casos de intentos de estafa a farmacias y empresas relacionadas con el sector, en los que se les ofrece grandes cantidades de mascarillas y productos similares muy demandados a consecuencia de esta crisis sanitaria.

Implantar el teletrabajo en la empresa no es una cuestión que se realice rápidamente porque se deben valorar diferentes escenarios y configuraciones. Una implementación demasiado rápida del teletrabajo, sin respetar las recomendaciones de seguridad, puede suponer la apertura de la puerta de la empresa a los ciberdelincuentes o el vernos envueltos en una brecha de información accidental. Un incidente de seguridad ocasionado por habilitar el teletrabajo de una manera insegura puede provocar unas pérdidas económicas y reputacionales mucho peores que no permitirlo y dejar de trabajar unos días.

Otro aspecto a tener en cuenta, que afecta sobre todo a grandes organizaciones, es la carga de trabajo que ocasione en los sistemas internos de la empresa el teletrabajo. Cuando una cantidad más o menos grande de empleados realiza teletrabajo se pueden producir comportamientos inestables del sistema. Una buena práctica, siempre que sea posible, es realizar pruebas de carga en escenarios simulados antes de permitir teletrabajar a un gran volumen de empleados.

Si ya has repasado todas las consideraciones anteriores puedes lanzar a tus empleados o a ti mismo al teletrabajo. Ojalá pase pronto la crisis sanitaria y solo tengas que usarlo voluntariamente, para permitir conciliar o para contar con talento remoto.

El confinamiento destapa la escasa digitalización de las empresas

Las empresas españolas se enfrentan a la paralización de la actividad económica que ha conllevado el esfuerzo por frenar la expansión del coronavirus con un déficit de digitalización: aunque el 22% de los trabajadores podría trabajar desde casa, el año pasado apenas lo hicieron 1,5 millones de personas, el 7,5% del total. “La tecnología está disponible, pero ha faltado inversión de las empresas en el sector y formación de los trabajadores y ahora eso es muy difícil improvisarlo”, señala Joan Ramon Barrera, presidente del Cercle Tecnològic de Catalunya (CTecno), la fundación que impulsa las tecnologías de la información en Catalunya.

El 58% de las empresas no tienen personal que pueda trabajar en un entorno digital, pero tampoco lo forman.

El Enabling Digitalization Index, que elabora el grupo Allianz, sitúa a España en el puesto 27 de los 115 estudiados, en una lista que encabezan Estados Unidos, Alemania y Holanda como los tres países más avanzados en la digitalización de las empresas. “España sigue estando en la frontera entre las economías de segundo nivel y las más avanzadas del mundo en materia de digitalización”, explicó Carina Szpilka, presidenta de la Asociación Española de la Economía Digital (Adigital) en la presentación del último informe sobre el Estado de la Digitalización en España . El informe de la asociación asegura que “aunque es difícil encontrar hoy empresas que no usen tecnologías digitales, en la mayoría de los casos no se aprovecha todo su potencial”.

Los datos de IDC Research señalan que la inversión en tecnologías de la información en España alcanzó en el año pasado los 48.800 millones de euros, y es aún menor que en el 2008. La magnitud de la cifra, además, lleva a engaño: 1.400 millones corresponden a inversiones de capital en empresas de sectores tecnológicos; 34.500 millones de euros a la facturación de las empresas de telecomunicaciones y otros 5.500 millones la inversión que estas grandes firmas realizan en despliegue de redes y en actividades de I+D, según los datos de Digital.es, la patronal de los grandes operadores de red de España.

La escasa digitalización viene marcada por las propias características del tejido empresarial español, formado por microempresa, y por el peso de sectores poco innovadores como la hostelería y restauración y la construcción, de manera que según Eurostat el 57% de las empresas españolas tiene un bajo nivel de intensidad digital.

Así, según el European Private Business Survey 2019, elaborado por PwC, aunque el 78% de las empresas medianas españolas consideran “muy relevante” la digitalización para su supervivencia (frente sólo el 65% de las europeas) prácticamente no invierten en ello: sólo el 22% de las compañías entrevistadas presupuestan para digitalización más del 5% de sus inversiones, en contraste con los países más avanzados (Dinamarca, Noruega o Suecia), que destinan a ello entre el 42% y el 50% de sus fondos.

La escasa digitalización se relaciona también por la escasa cualificación del personal. Sólo el 42% de las empresas consultadas en el barómetro de CTecno considera que su personal tiene competencias adaptadas a la era digital, pero son aún menos las que ofrecen formación generalizada a su plantilla (el 32%). Un estudio realizado por UGT destacó que en el conjunto de España el 33,5% de los trabajadores asegura que no sabe manejarse en entornos de trabajo digitales básicos (ordenador o PDA).

Joan Ramon Barrera destaca que la clave para adaptarse a la crisis ha sido precisamente la cultura empresarial de las empresas. “Los grandes fabricantes como Microsoft o Citrix están ofreciendo licencias gratis de sus aplicaciones durante seis meses… pero las empresas no pueden aprovecharlas porque su personal no podría usarlas”, lamenta. A su juicio, las empresas han utilizado la tecnología para hacerse más eficientes y reducir costes, o como canal de venta comercial, a través de páginas web, pero no para cambiar cómo se hacen las cosas. “La tecnología no se ha orientado a sus propios trabajadores, y ahora es muy difícil forzar ese cambio cultural a toda prisa”.

“Hay industrias enteras que se han de transformar y esta crisis les obligará a hacerlo porque advertirán que no hacerlo las sitúa al borde del cierre”, explicó. “Esta crisis marcará un antes y un después en la digitalización del país”, señala.

Tecnologías disruptivas para PYMES

Hace varios miles de años se produjo un hecho relevante en la historia de la Humanidad: la extinción del “Homo Neanderthalensis”, superado por el “Homo Sapiens” y su mayor capacidad de adaptación al medio. Actualmente la pequeña y mediana empresa  se enfrenta también a un hecho histórico en su evolución: entender el presente y anticipar el futuro. Delo contrario, las reglas de la selección natural harán el resto.

En la última década hemos experimentado el avance acelerado de nuevas tecnologías. Sin embargo, fue en los últimos cinco años cuando se inició un camino de masificación. Hoy, desde los ámbitos domésticos hasta los profesionales, hemos incorporado términos tecnológicos que ya son entendibles y fáciles de ejemplificar.

Las tecnologías disruptivas, como la digitalización, la automatización y la inteligencia artificial, continúan transformando el trabajo, cómo se hace y quién lo hace. En el mundo empresarial ya no alcanza con tener una oficina física, es necesario adoptar herramientas del mundo online ya que son los propios usuarios y clientes los que exigen a las empresas poner a su alcance servicios digitales.

Especialistas del sector detectaron que, aunque las compañías son conscientes de la necesidad de transformación, existen ciertos obstáculos como la falta de conocimiento y la dificultad para definir una estrategia y plan de evolución. «Las resistencias y dificultades que presentan las pequeñas y medianas empresas con relación a modernizarse tienen que ver con el temor a meterse con algo desconocido, o algo con lo que pueden ser engañados», explica Cristian Malaspina, CEO de DataWise y creador del servicio de nube 100% local, DataCloud. Ahora bien, ¿Cuáles son las mejores opciones para invertir en tecnología este 2020?

Las Nubes Híbridas: Este tipo de Cloud Computing permite que el usuario tenga una parte de los datos en su propia nube privada y otra parte en una nube pública. “Con esta nueva tendencia las compañías pueden elegir en qué cloud almacenar su carga de trabajo crítica y su carga de trabajo menos importante para así, tener más control de su información. Además, brinda flexibilidad en la transferencia y gestión de datos al igual que optimiza procesos y recursos”, detalla Malaspina, creador de la nube local DataCloud y experto en temas de Cloud Computing.

El Machine Learning (aprendizaje automático): Permite analizar todos los datos almacenados en las bases de cada empresa y detectar patrones de comportamiento y consumo. La posibilidad de extraer información valiosa ya sea de clientes o propia de la compañía, supone una ventaja competitiva logrando favorecer los resultados y las predicciones de valor para tomar mejores decisiones y desarrollar mejores acciones de negocio.

La Analítica Aumentada: esta herramienta está tomando protagonismo en campos como la inteligencia de negocio, la experiencia del cliente y otras áreas que se están potenciando con la transformación digital. Tanto para PyMes como para grandes empresas, es indispensable identificar fácilmente tendencias y posibles problemas para actuar con más agilidad y aprovechar las oportunidades y ventajas. Por ejemplo, sirve para predecir abandonos de clientes, analizar resultados empresariales, detectar anomalías y fraudes en nuestras cuentas y conocer mejor al usuario para dar una mejor experiencia.

La tecnología está hoy a su disposición para resolver sus problemas de negocio.  Quienes no adopten estas nuevas tecnologías, combinadas con su experiencia de negocio, estarán dando una gran ventaja a sus competidores.