Nuevo Reglamento General de Protección de Datos de la UE para Pymes.

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A finales del año pasado, el Parlamento Europeo y el Consejo alcanzaron un acuerdo sobre el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) propuesto por la Comisión Europea. La nueva normativa entrará en vigor a principios de 2018 y representará el mayor cambio en la legislación para la protección de datos desde la aparición de Internet. Afectará a cualquier empresa u organismo en cualquier parte del mundo que opere con datos de origen europeo.

Las reformas, cuyo objetivo es reflejar las necesidades cambiantes de la economía digital y defender los derechos a la privacidad de los datos de las personas, podrían ser difíciles de aplicar en el caso de la información en papel. Para ayudar a las Pymes a que sus archivos en papel no infrinjan la normativa, hemos preparado la siguiente guía que recoge los aspectos clave del Reglamento General de Protección de Datos:

  1. Asegúrese de que puede encontrar la información que necesita. Antes de identificar o borrar la información, tendrá que poder encontrarla. La reforma blindará el “derecho al olvido” del consumidor en la legislación europea y las empresas tendrán que responder a las peticiones de borrado de información personal. Desgraciadamente, es fácil borrar datos digitales de una base de datos, pero no lo es tanto eliminarlos cuando están en formato físico.

Se aconseja a las Pymes que identifiquen qué departamentos y equipos de trabajo son los que tienen más probabilidades de crear y almacenar archivos que contengan información personal identificable y de priorizar su escaneado y traslado a almacenes seguros externos. Las Pymes también deberían implementar y hacer cumplir un sistema claro de archivo e identificación para todos los datos en papel, con etiquetas y metadatos marcados en las cajas y con responsabilidades y derechos de acceso definidos.

  1. El papel tiene una doble o triple vida. Procesos claramente definidos para gestionar la información desde su creación hasta su destrucción pueden no ser suficientes. El papel se puede escurrir a través de fisuras en las políticas más estrictas de clasificación y almacenamiento de la información, al poder ser copiado o impreso fácilmente, susceptible además de ser abandonado en cualquier sitio, sin ningún cuidado, o incluso de ser trasladado fuera del entorno de un edificio seguro. El informe de PwC de 2015 sobre la Aplicación de la Privacidad y la Seguridad revela que los incidentes de seguridad de los datos en Europa son mayormente debidos a errores humanos a la hora de gestionar documentos en papel. Cada empleado debería entender qué es información confidencial y cómo hay que gestionarla.
  1. El nuevo reglamento quiere que se reflexione acerca de la privacidad, influyendo en cómo se produce, gestiona y elimina la información. Si hablamos de información en papel, los procesos de gestión serán fundamentales. Se recomienda a las Pymes que dificulten o hagan imposible que personas no autorizadas accedan o copien documentos que contengan información personal identificable. El almacenamiento, retención y destrucción de la información son procesos que deberían ser revisados bajo la premisa de privacidad y ser adaptados en el caso de ser necesario.
  1. Algunas reglas simplemente no son válidas. Aspectos de la nueva regulación, tales como la portabilidad de los datos serán difíciles de aplicar a la información que únicamente está archivada en papel. En algunos casos esto será una ventaja. Por ejemplo, serán innecesarias medidas robustas de ciberseguridad, porque el papel no puede sufrir ciberataques.

Existe una gran cantidad de recomendaciones disponibles para las organizaciones empresariales sobre cómo prepararse bien para la nueva legislación, pero casi todo está centrado en los datos electrónicos y la seguridad tecnológica, ignorando el papel y dejándolo a su propio riesgo.

ENLACES: REGLAMENTO  LOPD AUTONOMOS

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