Las Pymes, el eslabón más débil en ciberdelincuencia.

La mayoría de los ciberataques a empresas españolas se centran en las pymes. Solo un 37% cuenta con la infraestructura de seguridad adecuada. Las organizaciones y empresas están siendo amenazadas constantemente por ataques informáticos. La falsa creencia entre las compañías de que estos ataques son muy sofisticados y están orientados a grandes multinacionales es un gran error de partida.

Según un informe de Kaspersky Lab en colaboración con B2B International, sólo el 19% de las empresas con menos de 25 empleados sitúa a la estrategia TI en su top de preocupaciones, una tasa prácticamente igual, con el 21%, a la de los negocios de entre 26 y 99 empleados. Por su parte, en empresas con 100 o más trabajadores esta cifra asciende hasta el 30% o más, con el 35% de las empresas situando la estrategia TI como una de sus dos principales prioridades. Una cantidad que todavía se antoja insuficiente.

Según un estudio de la organización Anti-Phishing Working Group (APWG), durante la última parte del año se detectaron cerca de 255.000 nuevas amenazas cada día. El sector del retail y servicios fue el más castigado, al sufrir el 29.37% de los ataques, seguido de los servicios de pago con un 25,13% y de los servicios financieros con un 20,79 %.

Los motivos y métodos a emplear son muy diversos. Se han producido ataques de robo de información mediante phising, XSS, SQL Inyection, etc para posteriormente subastar o vender esta información al mejor postor, sin olvidar los ataques puramente vandálicos (DoS, defacement, virus, etc.).

Otro factor por el que las pymes están en el punto de mira de los ciberdelincuentes es porque, según el Directorio Central de Empresas (DIRCE), en 2014 había en España 3.114.361 empresas, de las cuales 3.110.522 (99,88%) eran pymes (entre 0 y 249 empleados). Es decir, lo que en seguridad informática se conoce como la superficie de ataque y ésta es muy amplia.

Un atacante tendrá en su balanza un 0,12 % de grandes empresas, con buenas medidas de seguridad a las que atacar, pudiendo conseguir grandes beneficios, o bien un 99,88% con malas medidas de seguridad a las que robar poco, pero que en conjunto puede suponer un beneficio mucho mayor. De ahí que la mayoría de los atacantes se inclinen por el objetivo más fácil, las pymes.

De hecho, según un reporte de Panda Security, del total de empresas en el mundo, un 43% de los ataques se concentran en las pymes. Después de enfrentar estos ataques, sólo un 40% de éstas se recupera.

Eduardo Román, director de productos y soluciones móviles de Samsung indica que “los dispositivos móviles son una puerta de entrada a los ataques cibernéticos, ya que aunque un 99% de ellos son dirigidos a grandes plataformas y sólo un 1% del riesgo está en los dispositivos móviles, esa pequeña ventana puede significar un 99% de problemas para la organización, porque puede afectar todos los sistemas conectados en línea”.

Entre los consejos que dan los expertos, en primer lugar se debe contar con servidores y soluciones antispam para evitar virus en los correos electrónicos. Asimismo, sostienen que utilizar versiones antiguas de software presenta un riesgo, por lo que es importante realizar actualizaciones de manera continua y siempre que lo aconseje el fabricante.

Los sectores más atacados durante el pasado año fueron el de la Administración Pública, energía, investigación, industria, salud, construcción, telecomunicaciones, informática, militar, espacial, finanzas y medios de comunicación. Y en gran parte de los casos las víctimas comparten un mismo denominador común: los delitos se podrían haber evitado.

Por último advierten que es importante educar a los colaboradores de las pymes a utilizar correctamente sus equipos personales, ya que gran parte de ellos los utiliza para trabajar, convirtiéndose “en eslabón más débil de la cadena”, aclaran los especialistas.

Herramientas imprescindibles en las Pymes.

Cuando la competencia aumenta y la crisis desacelera los negocios, se vuelve esencial agilizar los procesos y operaciones, aun para las organizaciones más pequeñas. ERP es una potente herramienta que constituye una solución de gestión empresarial que integra todas las áreas de negocio de la empresa. Se compone de módulos específicos para cada área de actividad de negocio como son la Contabilidad y Finanzas, Compras, Ventas, Almacén y Fabricación, y de una serie de módulos de gestión avanzada en el entorno del CRM, Gestión de Proyectos, Contratos, Gestión Laboral y de Recursos Humanos, Gestión Documental, Tesorería y Business Intelligence.

Se han realizado numerosos estudios sobre las ventajas del ERP y la conclusión ha sido que las organizaciones con las mejores prácticas de ERP superan aquellas que no han invertido en esta clase de software, sobre todo en lo que respecta al crecimiento de márgenes, el servicio a clientes, el inventario, la productividad y los ciclos de tesorería. Las pymes están empezando a ver estos beneficios y a considerar que un ERP es una herramienta indispensable para su gestión.

¿Pero qué son las soluciones ERP? Son sistemas informáticos que gestionan los datos de un modo estructurado, permitiendo a las pymes un control más eficiente en sus procesos. Proveen acceso en tiempo real a todos los procesos, permitiendo modernizar las estructuras administrativas y centralizar el control y la gestión de la información. Asimismo, posibilita la reducción de costes y los tiempos en los procesos clave del negocio. Las soluciones de ERP dirigidas a las empresas más pequeñas son escalables y con presupuestos que se ajustan a sus economías y necesidades.

Por tanto, un ERP es un software que posibilita la integración de las principales acciones de una empresa en un único sistema de información. Sus siglas ERP significan Enterprise Resource Planning o, lo que es lo mismo, Planificación de Recursos Empresariales. Fundamentalmente se centra en las acciones relacionadas con la fabricación, la logística y distribución, el inventario, la contabilidad y las ventas.

Un ERP proporciona un control íntegro del proceso empresarial: desde la fabricación del producto hasta su venta a tus clientes.

En un software ERP se trabaja sobre una única base de datos donde están incluidas todas las operaciones de la empresa. Dicho de otra manera, todo está localizado en el mismo entorno de trabajo, con el objetivo de poder ser gestionado de una forma mucho menos compleja.

Otra de las ventajas de los ERP, es que facilita la comunicación interna de la empresa. Esto se debe a que estos sistemas eliminan las barreras a la información entre los diferentes departamentos. Además, evita posibles errores al compartir información entre ellos. Toda la información está conectada y los datos se automatizan.

Estas soluciones incorporan una serie de mecanismos de seguridad con el objetivo de evitar que agentes externos a la organización puedan tener acceso a datos privados.

Los ERP basados en cloud frente a los alojados en servidores internos,  ofrecen mecanismos de seguridad totalmente confiables. Las ventajas de los ERP en la nube frente a los ERP tradicionales son:

Acceso desde cualquier lugar y dispositivo.

Actualizaciones del software automáticas.

¿Cuál es el mejor ERP para una Pyme? Pues obviamente depende mucho del tipo de negocio. Para tomar la mejor decisión será necesario hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿El ERP cumple con las funcionalidades que necesita la Pyme?
  • ¿El ERP está programado en un lenguaje de programación conocido y estándar?
  • ¿Existen varias empresas solventes que puedan ser proveedoras de ese ERP?
  • ¿Existen empresas implantadoras profesionales cerca de la Pyme?
  • ¿Se pueden migrar fácilmente los datos?
  • ¿El ERP se actualiza sin dificultad?
  • ¿Cual son los SLAs (acuerdos de nivel de servicio) del proveedor?
  • ¿Cual es el Coste Total de Adquisición?

En resumen, las pymes deben actuar como grandes empresas en la forma de conducir su negocio. Hoy no se opera sólo en un área geográfica limitada, sino en un mercado global. Por eso el ERP se está transformando en una herramienta no sólo de supervivencia, sino también una aliada fundamental para lograr ventajas estratégicas.

Entrenadores digitales para Pymes.

El hecho digital está modificando profundamente la sociedad y, por consiguiente, el tejido empresarial, a un ritmo trepidante y de una manera integral. Un contexto que obliga a las empresas a repensar todo tipo de procesos.

“La transformación digital es la palabra de moda, pero este cambio no solo afecta a la infraestructura de la empresa. De hecho, el activo más importante son las propias personas”, explicó la presidenta de Inesdi Digital Business School, Joana Sánchez, durante la presentación del estudio Top 25 de las profesiones digitales 2016. Sánchez fue más allá, y afirmó que el grado de verdadera madurez digital de las compañías se mide en base a cómo sus profesionales incorporan esta transformación tecnológica a sí mismos. “Porque si cambia la empresa, pero no lo hacemos ni los empleados ni los directivos, difícilmente podremos avanzar. Por eso, por el momento, en este grado de madurez, los grupos españoles están suspensos”, alegó Sánchez.

Y aunque la digitalización se ha extendido por todos los sectores de la sociedad, en muchas ocasiones se ha echado de menos un análisis exhaustivo que llevase a comprender bien el fenómeno y sus consecuencias a corto y largo plazo.

Uno de los principales errores que se han cometido hasta le fecha es juntar todo el ámbito digital en un punto, y reducir todas las tareas de este macrosector a uno, dos o tres perfiles profesionales. Muchas compañías creen que la digitalización es algo homogéneo, y que un solo perfil puede ocuparse de todas las tareas que entran en esta disciplina. “El mundo digital es enorme, tremendamente amplio, y para cada labor, es necesario un tipo de profesional, porque es imposible conocer todo en este sector”, comentó la directora de contenidos de marketing de Coca-Cola, Sara Gallego. Y en este sentido, muchas veces el principal escollo de las empresas es definir el rol que necesitan y las competencias y responsabilidades de sus directives y empleados.

Guiar a las compañías en el momento de buscar a los profesionales que necesitan es uno de los objetivos de este estudio elaborado por Inesdi, en el que se han analizado 165 ofertas de trabajo de 104 empresas, con un total de 25 profesiones digitales diferentes, detallando la misión de cada una de estas figuras dentro de la organización.

Precisamente, el ya conocido Big Data es uno de los nueve grandes ámbitos digitales en los que se han clasificado las 165 ofertas analizadas en el citado estudio. A esto se le añaden el de la tecnología e innovación de los negocios, el de diseño y desarrollo digital, el de e.commerce, el de contenido digital, el social media, el de estrategia digital y el de marketing digital. “Y este año, además, entra por primera vez el ámbito de los recursos humanos, porque la transformación digital, sin un cambio de cultura y mentalidad en los profesionales no sirve de nada”, enfatizó Ana Sánchez-Blanco, directora académica de Inesdi.

Fuera del sector que aúna la gestión de personas con la digitalización, en esta edición del estudio han aparecido cuatro nuevas profesiones, que al igual que el responsable de reclutamiento digital y el analista de recursos humanos, se estrenan en esta muestra. Uno de ellos es el experto en desarrollos virales, dentro del ámbito de la estrategia digital, cuya misión es la de acercarse al mercado con un punto de vista innovador y así conectar con los usuarios. Otro perfil es el responsable de visualización de datos de negocio, dentro del ámbito del Big Data. Es el encargado de facilitar la visualización de datos a través de una mezcla entre el diseño y el análisis, “para estudiar y saber representar grandes cantidades de datos”, apuntó Sánchez-Blanco.

Las otras dos profesiones que se estrenan son el responsable de conversión y captación programática, que tiene que maximizar el rendimiento y mejorar las campañas de la empresa, y el experto en realidad virtual, “que tiene la misión de acercar la realidad y cotidianidad de cualquier empleado al mundo virtual”, afirmó.

Otro de los perfiles que amenaza con saltar a las grandes organizaciones es el del artista. El fundador de la firma de ropa Pompeii, Jaime Garrastazu, explicó cómo ahora “estamos inmersos en un nuevo ecosistema que es totalmente cambiante. Quien antes se adapte a la situación, ganará ahora, pero tendrá que volver a hacerlo en unos años para volver, ya que esto es imparable y todo volverá a cambiar”. En el caso de su empresa, la figura del artista es la que ha hecho posible sorprender con nuevas técnicas y tácticas de marketing, “ya que tiene una visión de la realidad totalmente diferente y aporta un valor extra”.

Nos encontramos en pleno proceso de despliegue de una tecnología disruptiva que está modificando los negocios, pero también la sociedad. La informática fue crucial para la mecanización de los procesos, y la posterior conexión de los ordenadores entre ellos desembocó en el nacimiento de una capacidad de procesamiento y distribución de la información difícil de asimilar, y, aún hoy, difícil de imaginar. Esta capacidad de conectarse no ha hecho más que multiplicarse de forma exponencial. Lo digital ha multiplicado exponencialmente la habilidad de conectarnos. Inicialmente, sólo tenían acceso a Internet las empresas y las instituciones, ahora lo tiene buena parte de la ciudadanía, y, muy pronto, será habitual y muy extendida la conexión a los objetos cotidianos como un coche, un contenedor de basura, una farola de la calle o una prótesis. Hoy, las familias hablan por Whatsapp, los alumnos tienen acceso a más información que la conocida por su profesor, la música se ha vuelto digital, no hace falta comprar un periódico para estar informado, los pacientes interrogan a los médicos, los mecánicos de coche visten bata blanca, y un montón de detalles de nuestra vida cotidiana que se han visto profundamente alterados.

Pasa exactamente lo mismo con los negocios. El hecho digital está obligando a repensar procesos de todo tipo: el marketing, el desarrollo de marca, la atención al cliente, la selección de personal, la comunicación interna, la relación con los proveedores, la investigación de mercados, los procesos de internacionalización, la gestión de crisis, los procesos de innovación, la formación de personal y un largo etcétera hasta abastar todos y cada uno de los procesos de cualquier organización, sea cuál sea el área funcional y sea cuál sea el sector.

La estructura actual de las organizaciones empresariales.

La empresa actual se caracteriza por la complejidad de su gestión debido a las características del entorno. Hay que analizar constantemente el entorno y todos los procesos de todo tipo que nos pudieran afectar, incluso en época de bonanza, y adaptarse a los cambios.

Muchos aspectos de la gestión empresarial pueden pasar desapercibidos en la gestión diaria de la empresa. Y, sin embargo, comprender el funcionamiento de las empresas requiere reflexionar sobre los diversos elementos que la componen y las complejas relaciones que entre ellos se establecen.

Durante la mayor parte de nuestras vidas formamos parte de organizaciones: una universidad, un equipo deportivo, una empresa; algunas más formales que otras. Sin embargo, todas las organizaciones (dos o más personas que trabajan juntas en forma estructurada para alcanzar un objetivo específico o un conjunto de objetivos) a las que pertenecemos tienen varios elementos comunes:

  • Persiguen una meta o finalidad.
  • Contarán con un programa o método para cumplir esa meta.
  • Han de adquirir y asignar los recursos necesarios para lograr la meta.
  • No son autosuficientes.
  • Tendrán líderes que las ayuden a cumplir sus metas.
  • Las organizaciones en la actualidad dado el número de elementos e información que manipulan, y la gran interacción entre ellos se les considera como sistemas complejos. Un sistema complejo es un sistema compuesto de muchos elementos, los cuales interactúan entre sí.

La gestión de la creciente complejidad organizativa hasta ahora se ha abordado desde una balanza entre un enfoque basado en estructuras y procesos, y un enfoque basado en sentimientos y relaciones interpersonales. Pero según Yves Morieux, experto francés en diseño organizacional, el verdadero problema es que estos dos planteamientos están obsoletos.

Para lidiar con la complejidad, para mejorar el sistema nervioso de la organización, él defiende la aplicación de una simplicidad inteligente basada en seis reglas:

  1. Entender qué hacen los demás. Comprender el trabajo de los otros, yendo más allá de las descripciones de los puestos de trabajo y de los prejuicios, es básico para entender las razones de cada uno.
  2. Reforzar a los integradores. En vez de añadir nuevas estructuras, reforzar a los jefes de equipo en las estructuras actuales dándoles poder para hacer cooperar a sus equipos. Esto implica eliminar normativas y dotar a dichos gerentes de un poder discrecional.
  3. Incrementar la cantidad de poder. Empoderar a los trabajadores hace que puedan utilizar su criterio y su inteligencia y que les sea posible correr el riesgo de cooperar.
  4. Extender la sombra del futuro. Crear ciclos de feedback que expongan a la gente a las consecuencias de sus propias acciones.
  5. Aumentar la reciprocidad. Mediante la eliminación de las barreras que nos hacen autosuficientes, nos vemos forzados a cooperar.
  6. Recompensar a aquellos que cooperan. Al mismo tiempo hay que penalizar a aquellos que no lo hacen. Tal y como expresa el Director General de Lego, Jorgen Vig Knudstorp: “La culpa no es por fracasar, es por fallar en ayudar o en pedir ayuda”.

Si somos capaces de aplicar estas seis reglas en las organizaciones dejaremos de buscar soluciones que supongan la implementación de más estructura y podremos focalizarnos en la interacción y la cooperación. Así gestionaremos la complejidad sin complicarnos y crearemos más valor a menor coste. Mejoraremos el desempeño y la satisfacción en el trabajo porque habremos eliminado la causa común que entorpece las dos cosas: la complicación.

Teniendo en cuenta que los sistemas complejos tienen un carácter imprevisible, la gestión fundamentada en el control y en el orden ya no resulta tan efectiva. Según la Teoría de la Complejidad se sugieren dos caminos para manejar este factor: reducirlo o absorberlo; en el entorno actual se estima que la segunda alternativa es la más indicada  y que las compañías tendrían que concentrar sus esfuerzos en participar de la complejidad y absorberla. Como consecuencia directa de toda esta complejidad, el diseño de las organizaciones está pasando de las estructuras verticales a las colaborativas. Se buscan estructuras basadas en redes que persiguen el equilibrio entre control y aprendizaje, entre jerarquía y red. Todo ello orientado al diseño de una organización flexible e inteligente.

La formación continua en las Pymes españolas.

Según un estudio elaborado por la Federación Nacional de Asociaciones de Consultoría, Servicios, Oficinas y Despachos (Fenac), “sólo el 8,6% de las pymes de nuestro país acceden al sistema de formación bonificada, lo cual exige tomar medidas para acercar la formación a nuestro tejido productivo”. Según apunta Francisco Aranda, vicepresidente de FENAC, “no tiene sentido que el colectivo mayoritario de empresas de nuestro país esté desconectado del principal elemento de competitividad que es la formación”.

El motivo principal por el que las pymes españolas no acceden a la formación bonificada está en la falta de recursos materiales y humanos propios de este tipo de compañías. Tampoco favorecen, según el estudio, la complejidad en la gestión, los importes reducidos que reciben las pymes, ni los escasos incentivos existentes para las consultoras. Según Aranda, “nuestra economía debería avanzar aportando productos y servicios de mayor calidad, para lo que resulta fundamental introducir la innovación en todos los procesos, a través de la formación. Ahora que todos los políticos parecen querer apoyar a las pymes, no podemos olvidar que sin facilitarles formación es imposible que avancen y se desarrollen de forma sostenible”.

Otro de los obstáculos con el que se encuentran nuestras pymes es el desconocimiento total de la existencia de este fondo o crédito formativo. La formación tiene unos objetivos muy concretos para empresas y trabajadores que es la mejora de la competitividad. La inversión en formación es necesaria para cualquier compañía independientemente de su tamaño y sector, pero en la coyuntura actual, aún más para las pymes.

En cuanto a la falta de conocimiento, es necesario insistir en la difusión de información sobre las posibilidades que ofrece la formación bonificada. Se trata de un tipo formación contratada por las empresas para sus trabajadores a otras empresas especializadas que poseen un convenio de colaboración con la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo. El adjetivo de “bonificada” le viene dado porque el coste de esta formación, aunque es pagado en primera instancia por la empresa que contrata la formación, puede serle devuelto total o parcialmente al canjearse por los importes pagados a la Seguridad Social a través de las nóminas y que conforman el Crédito Formativo.

Recientemente, el Consejo de Ministros aprobó un acuerdo por el que se autoriza al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) a convocar subvenciones para programas de formación orientados a la adquisición y mejora de competencias profesionales relacionadas con los cambios tecnológicos y la transformación digital. Estos programas, dirigidos a trabajadores prioritariamente en activo, forman parte de un plan nacional de formación bianual y dotado con 60 millones de euros, de los cuales 50,4 millones se gestionarán a través de subvenciones en régimen de concurrencia competitiva con centros acreditados.

En los programas de formación previstos en la convocatoria podrán participar también las personas en situación de desempleo siempre que no superen el 30% del total de participantes. Además, tendrán prioridad en el acceso a la formación las mujeres, las personas con discapacidad, las personas trabajadoras con bajo nivel de cualificación y los mayores de 45 años. La convocatoria recoge más de 400 especialidades formativas, 226 nuevas y otras 180 actualizadas que responden a las necesidades de adquisición de competencias identificadas por la negociación colectiva estatal. Esta convocatoria de subvenciones fue aprobada por el Patronato de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo el pasado 22 de diciembre de 2017, con el respaldo de las organizaciones sindicales y patronales, las comunidades y los representantes de los diferentes Ministerios presentes en la misma, según ha informado el Ministerio de Empleo.

La formación es el vector clave de la economía del conocimiento, a la cual debemos aspirar para la supervivencia de las empresas en la situación económica vigente. Los trabajadores mejoran su empleabilidad y, por lo tanto, su permanencia en el mercado de trabajo, y las empresas mejoran su competitividad.

La falta de aprovechamiento de estos recursos por parte de las Pymes genera un lastre para las mismas Pymes y para el propio país, que pierde en competitividad y capacidad de innovación. Dos cuestiones que marcan la diferencia en un mundo globalizado y cada vez más complejo y que son claves para salir de la actual crisis económica.

Es responsabilidad de todos acabar, poco a poco, con esta situación; y puesto que la formación es siempre una inversión, el esfuerzo merecerá la pena.