Teletrabajo, precauciones en tiempos de Coronavirus

En estos días de confinamiento, entre videollamandas, libros, series, juegos de mesa, cocina y algo de deporte, sorprende hasta qué punto la digitalización se ha hecho presente en casi todos nuestros comportamientos.

Desde el modo en el que nos relacionamos y nos comunicamos, pasando por cómo vivimos nuestro ocio, incluso la realización de actividades tan físicas, como cocinar o el deporte, lo hacemos, en mayor o menor medida, acompañados de nuestras tabletas, smartphones y ordenadores portátiles.

A la vista de la evolución de nuestro comportamiento durante los últimos años, intensificado durante estas últimas semanas de confinamiento, podemos afirmar con rotundidad que los españoles hemos ‘abrazado’ la digitalización en nuestra vida cotidiana. Sin embargo, esta evolución hacia la digitalización, muy evidente en el mercado de consumo, no ha ido acompañada a la misma velocidad en el mercado de empresas.

Como decía Kissinger, «la falta de opciones aclara maravillosamente la mente», es decir, el confinamiento nos ha demostrado que el teletrabajo era el camino adecuado, y ahora que ya no es una opción, les toca correr y aprender a los que no tuvieron esa visión. Muchos avances que pensábamos que nos llevarían meses o incluso años implementar, los hemos conseguido de un día para otro, como el teletrabajo o la teleformación. En relación con el teletrabajo, que muchas empresas han adoptado para hacer frente a la situación actual, es muy recomendable que se adopten medidas para garantizar la seguridad en los dispositivos utilizados durante el teletrabajo, tales como:

  • Se recomienda que el sistema operativo y las aplicaciones estén correctamente actualizados.
  • Cambiar periódicamente las contraseñas y no utilizar una única para todo.
  • Implementar doble factor de autenticación a los usuarios que realicen teletrabajo.
  • Disponer de un antivirus y firewall activos.
  • No olvidar cerrar la sesión al terminar de trabajar.
  • Huir de los bulos y la desinformación

Asimismo, en todas las situaciones, y más en una como la actual, es vital que la información que compartamos sea veraz y contrastada, por ello, la desinformación y los bulos son otro enemigo a batir. En este sentido es muy importante:

  • No difundir información que no provenga de medios y fuentes oficiales.
  • No contribuir a la difusión de contenido no contrastado.
  • No compartir mensajes que puedan generar alarma en la población.
  • No olvidar que la creación y difusión de “fake news” puede tener consecuencias penales.

Sólo a modo de ejemplo, se han detectado casos de phishing tan llamativos como el de ofrecer subscripciones gratuitas durante 5 años a plataformas de música digital, suplantaciones a instituciones como UNICEF o la propia Organización Mundial de la Salud, todas ellas solicitando nuestros datos personales con motivo de alguna campaña relacionada con el Coronavirus.

De la misma manera, también se han detectado varios casos de intentos de estafa a farmacias y empresas relacionadas con el sector, en los que se les ofrece grandes cantidades de mascarillas y productos similares muy demandados a consecuencia de esta crisis sanitaria.

Implantar el teletrabajo en la empresa no es una cuestión que se realice rápidamente porque se deben valorar diferentes escenarios y configuraciones. Una implementación demasiado rápida del teletrabajo, sin respetar las recomendaciones de seguridad, puede suponer la apertura de la puerta de la empresa a los ciberdelincuentes o el vernos envueltos en una brecha de información accidental. Un incidente de seguridad ocasionado por habilitar el teletrabajo de una manera insegura puede provocar unas pérdidas económicas y reputacionales mucho peores que no permitirlo y dejar de trabajar unos días.

Otro aspecto a tener en cuenta, que afecta sobre todo a grandes organizaciones, es la carga de trabajo que ocasione en los sistemas internos de la empresa el teletrabajo. Cuando una cantidad más o menos grande de empleados realiza teletrabajo se pueden producir comportamientos inestables del sistema. Una buena práctica, siempre que sea posible, es realizar pruebas de carga en escenarios simulados antes de permitir teletrabajar a un gran volumen de empleados.

Si ya has repasado todas las consideraciones anteriores puedes lanzar a tus empleados o a ti mismo al teletrabajo. Ojalá pase pronto la crisis sanitaria y solo tengas que usarlo voluntariamente, para permitir conciliar o para contar con talento remoto.

El confinamiento destapa la escasa digitalización de las empresas

Las empresas españolas se enfrentan a la paralización de la actividad económica que ha conllevado el esfuerzo por frenar la expansión del coronavirus con un déficit de digitalización: aunque el 22% de los trabajadores podría trabajar desde casa, el año pasado apenas lo hicieron 1,5 millones de personas, el 7,5% del total. “La tecnología está disponible, pero ha faltado inversión de las empresas en el sector y formación de los trabajadores y ahora eso es muy difícil improvisarlo”, señala Joan Ramon Barrera, presidente del Cercle Tecnològic de Catalunya (CTecno), la fundación que impulsa las tecnologías de la información en Catalunya.

El 58% de las empresas no tienen personal que pueda trabajar en un entorno digital, pero tampoco lo forman.

El Enabling Digitalization Index, que elabora el grupo Allianz, sitúa a España en el puesto 27 de los 115 estudiados, en una lista que encabezan Estados Unidos, Alemania y Holanda como los tres países más avanzados en la digitalización de las empresas. “España sigue estando en la frontera entre las economías de segundo nivel y las más avanzadas del mundo en materia de digitalización”, explicó Carina Szpilka, presidenta de la Asociación Española de la Economía Digital (Adigital) en la presentación del último informe sobre el Estado de la Digitalización en España . El informe de la asociación asegura que “aunque es difícil encontrar hoy empresas que no usen tecnologías digitales, en la mayoría de los casos no se aprovecha todo su potencial”.

Los datos de IDC Research señalan que la inversión en tecnologías de la información en España alcanzó en el año pasado los 48.800 millones de euros, y es aún menor que en el 2008. La magnitud de la cifra, además, lleva a engaño: 1.400 millones corresponden a inversiones de capital en empresas de sectores tecnológicos; 34.500 millones de euros a la facturación de las empresas de telecomunicaciones y otros 5.500 millones la inversión que estas grandes firmas realizan en despliegue de redes y en actividades de I+D, según los datos de Digital.es, la patronal de los grandes operadores de red de España.

La escasa digitalización viene marcada por las propias características del tejido empresarial español, formado por microempresa, y por el peso de sectores poco innovadores como la hostelería y restauración y la construcción, de manera que según Eurostat el 57% de las empresas españolas tiene un bajo nivel de intensidad digital.

Así, según el European Private Business Survey 2019, elaborado por PwC, aunque el 78% de las empresas medianas españolas consideran “muy relevante” la digitalización para su supervivencia (frente sólo el 65% de las europeas) prácticamente no invierten en ello: sólo el 22% de las compañías entrevistadas presupuestan para digitalización más del 5% de sus inversiones, en contraste con los países más avanzados (Dinamarca, Noruega o Suecia), que destinan a ello entre el 42% y el 50% de sus fondos.

La escasa digitalización se relaciona también por la escasa cualificación del personal. Sólo el 42% de las empresas consultadas en el barómetro de CTecno considera que su personal tiene competencias adaptadas a la era digital, pero son aún menos las que ofrecen formación generalizada a su plantilla (el 32%). Un estudio realizado por UGT destacó que en el conjunto de España el 33,5% de los trabajadores asegura que no sabe manejarse en entornos de trabajo digitales básicos (ordenador o PDA).

Joan Ramon Barrera destaca que la clave para adaptarse a la crisis ha sido precisamente la cultura empresarial de las empresas. “Los grandes fabricantes como Microsoft o Citrix están ofreciendo licencias gratis de sus aplicaciones durante seis meses… pero las empresas no pueden aprovecharlas porque su personal no podría usarlas”, lamenta. A su juicio, las empresas han utilizado la tecnología para hacerse más eficientes y reducir costes, o como canal de venta comercial, a través de páginas web, pero no para cambiar cómo se hacen las cosas. “La tecnología no se ha orientado a sus propios trabajadores, y ahora es muy difícil forzar ese cambio cultural a toda prisa”.

“Hay industrias enteras que se han de transformar y esta crisis les obligará a hacerlo porque advertirán que no hacerlo las sitúa al borde del cierre”, explicó. “Esta crisis marcará un antes y un después en la digitalización del país”, señala.

Teletrabajo en tiempos del coronavirus

La crisis que estamos viviendo provocada por el Coronavirus, o Covid-19, ha obligado a toda la sociedad a tomar medidas drásticas y de forma casi inmediata, tales como implantar el teletrabajo.

Y esto ha sorprendido a muchas PYMES con el pie cambiado, sin los deberes hechos ni estar preparados para una situación que va a obligarnos a mantenernos aislados y sin salir de casa durante una temporada larga.

La buena noticia es que, hoy día, la tecnología y la vida digital nos permite seguir realizando una gran parte de nuestras rutinas sin problema: podemos comprar online, tenemos entretenimiento casi infinito a golpe de click y una parte importante de la población puede trabajar desde casa. De hecho, actualmente un porcentaje altísimo de nuestro trabajo se realiza con un ordenador personal y una conexión a Internet por lo que no importa el espacio físico desde el cual se realiza dicha actividad.

Sin embargo, a pesar de que las condiciones técnicas son favorables, según Eurostat, España todavía está a la cola en teletrabajo (sólo un 3%) frente a otros países europeos como Suecia (casi 30%) o Gran Bretaña (19%):

Lo cierto es que el teletrabajo no se puede improvisar de la noche a la mañana. Es más, ni siquiera los propios empleados están preparados para hacerlo. Trabajar desde casa requiere de condiciones ambientales y ergonómicas adecuadas y de mucha disciplina. Significa cambiar la rutina que cada uno se ha establecido para ser productivo. Y significa un cambio cultural importante imposible de implantar en 24 horas. España es un país donde impera el presentismo y en el que muchos jefes desconfían de los subordinados a los que no ven sentados en su escritorio.

Pero, al margen de consideraciones culturales y logísticas, que creemos necesarias para valorar la magnitud de la tarea, es importante no desatender aspectos como la ciberseguridad, porque podríamos estar resolviendo un problema, mantener la continuidad del negocio con empleados trabajando en remoto, para crear otro que también podría poner en riesgo cualquier empresa: la vulnerabilidad de los dispositivos y comunicaciones.

Es decir ¿pueden todos los empleados mantener las medidas básicas de ciberseguridad trabajando desde su casa? Por eso, es crítico que las empresas puedan garantizar que sus empleados teletrabajen continuando con las mismas medidas de seguridad que tienen en su lugar de trabajo.

Y no sólo porque no podemos poner en riesgo la información sensible que manejamos, sino porque también estas situaciones son el caldo de cultivo para oportunistas que aprovecharán para cometer ataques y, por tanto, hay que extremar las precauciones más que nunca.

En este sentido, los expertos están alertando de los planes de acceso remoto improvisados de un día para otro y señalan que las empresas medianas y pequeñas están más expuestas a estos agujeros.

Por eso, desde CREAMOS VALOR, queremos ofreceros una seria de medidas para empresas que permitan que sus empleados teletrabajen en un entorno ciberseguro:

Concienciación y formación. El primer paso es ofrecer formación que sirva para que los empleados tomen conciencia de que salir del entorno laboral les hace más vulnerables al no disponer de las mismas medidas de seguridad, y que deben extremar las precauciones.

En este sentido, uno de los principales ataques a los que estarán expuestos son los de ingeniería social que aprovecharán esta crisis para sacar partido y el phishing, la principal puerta de entrada de malware. Por eso es necesario que sepan identificar y detectar cuando pueden estar siendo víctimas de un ataque de este tipo.

Facilitar conexiones seguras. La primera medida de carácter técnico es habilitar una VPN (Red Privada Virtual) a los empleados para conectarse a los servidores y sistemas corporativos desde fuera de la oficina, accediendo, de esta forma, por una puerta segura y controlada, al interior.

Lo que no se puede ni debe hacer, en ningún caso, es permitir la administración de los servidores empresariales mediante RDP (Remote Desktop Protocol) dejándolos expuestos a que cualquiera pueda colarse.

En este sentido, hay que tener en cuenta que una VPN es parte de una red corporativa y se trata de un elemento sensible al formar parte del perímetro corporativo, pero no protege al dispositivos de otros ataques, así que podría ser utilizado como puerta de entrada a la empresa de manera ilegítima.

Por ejemplo, si conectamos nuestro ordenador de trabajo a la WiFi de casa que, aún siendo más confiable que una WiFi pública, no reúne las mínimas medidas de seguridad que se debería exigir cuando manejamos datos e información sensible, estamos compartiendo la red con otros dispositivos no controlados por políticas corporativas y que se conectan a Internet al mismo tiempo sin tener un firewall.

Esto hace que si uno de estos dispositivos es atacado, se pueda comprometer también la VPN corporativa y abrir la puerta de entrada a los sistemas corporativos.

Por eso, tener una VPN no es suficiente. Es necesario que los empleados utilicen una red WiFi segura que evite que los dispositivos conectados puedan verse comprometidos. Una forma de mejorar la seguridad del router es cambiando algunos elementos de su configuración de fábrica. Sin embargo, no todos los usuario son capaces de enfrentarse a la tarea o pueden hacerlo de forma incorrecta.

Utilizar herramientas de comunicación eficaces. Uno de los problemas a los que se enfrentan los teletrabajadores es la falta de comunicación con el resto de compañeros. Por eso, es necesario dotar a los empleados de herramientas de comunicación eficaces que permita mantener el flujo de información y permanecer conectados a pesar de la distancia física.

Otras recomendaciones. Por supuesto, hay que seguir aplicando el resto de recomendaciones que son de obligado cumplimiento, como mantener siempre los sistemas actualizados con los últimos parches de seguridad y disponer de software antimalware para evitar contagiarnos de los otros tipos de virus que están permanentemente al acecho de los incautos y desprevenidos.

De igual modo, es necesario seguir aplicando las políticas de seguridad sobre los dispositivos corporativos, limitando los privilegios de los usuarios para mantener niveles de seguridad óptimos y seguir realizando los backups periódicos.

Por último, es crítico utilizar contraseñas seguras y únicas para cada servicio, actualizándolas cada cierto tiempo.

Esperamos que con estas medidas en marcha, sin improvisar, podáis tener un teletrabajo ciberseguro a pesar del coronavirus

La delgada línea entre inversión y gasto

Muchas veces escuchamos hablar de gastos e inversiones, pero sabemos realmente ¿qué es un gasto? Y ¿Qué es una inversión?, para aclarar las dudas a continuación se presentan una definiciones.

Cada vez que sale dinero de la caja de la empresa se está incurriendo en un gasto pero sólo algunos de ellos se podrán considerar inversiones. Desde un punto de vista teórico, la diferencia es que una inversión puede generar beneficios pero un gasto no. Es decir, un gasto se limita a restar capital de la empresa, un capital que no se recupera, mientras que una inversión también resta capital pero se espera que lo devuelva al cabo de cierto tiempo.

¿Qué una inversión? La inversión supone la adquisición de un bien duradero para la empresa. Sus características son:

  • Sabemos desde el momento de la adquisición que el bien pasa o pasará a ser propiedad de nuestra empresa, independientemente de cuándo y cómo lo paguemos. Por ejemplo, por compra o por leasing en el que ejerceremos la opción de compra cuando acabe el contrato.
  • El bien es duradero y lo adquirimos para que a lo largo de su vida útil nos sirva para desarrollar la actividad de la empresa. Por ejemplo, una máquina.
  • El bien puede ser material (por ejemplo, el mobiliario) o inmaterial (por ejemplo, un software).
  • Al ser algo duradero, no se trata de algo que todos los meses o trimestres tengamos que volver a adquirir (aunque en algún momento lo tendremos que renovar, cuando ya no sea útil).

Cuando se trata de una inversión, y a diferencia de un Gasto, el pago del importe no lo imputas totalmente en el momento que se ha realizado. Al tratarse de una inversión que durará como mínimo 1 año, debe compensarse a lo largo de los años de vida que tendrá el Bien de Inversión.

Es entonces cuando aparece la Amortización. Definida como la depreciación que padece un Bien, un Activo y una Inversión por su uso y paso del tiempo.

Esta amortización, será la que imputará anualmente un gasto por los años de vida útil que se hayan estimado en el Activo, y ya que su valor se está devaluando.

¿Qué es un gasto? El gasto es algo recurrente. Un desembolso que tendremos que hacer todos los meses, o trimestres, o años y que no está retribuyendo un bien de carácter duradero para nuestra empresa.

Dentro de los gastos se incluyen todos los servicios que debamos contratar, como la limpieza o la luz,… Pero también se incluye la compra de bienes que entran en la empresa para consumirse al trabajar.

El alquiler del local también constituye un gasto, ya que su pago no nos transfiere la propiedad del local, sino sólo el derecho a usarlo. Por tanto, elementos característicos del gasto son:

  • Pagamos algo no duradero.
  • Es recurrente.
  • Retribuye servicios o bienes que se usan para la actividad y en ese uso salen de la empresa, no permanecen en ella.

El problema es que la línea que separa el gasto de la inversión no siempre está clara y en ocasiones es muy delgada. Todos hemos realizado importantes inversiones que el tiempo nos ha dejado claro que no eran más que un gasto. Al final todo dependerá del uso real que hagamos de esa inversión y, por tanto, siempre conviene analizar anticipadamente cada compra.

Aunque en el plano fiscal y contable muchas leyes son interpretables, la Agencia Tributaria se afana en delimitar al máximo posible lo que es y lo que no es legal para una empresa. En este sentido, la distinción tiene que ver tanto con el beneficio como con el plazo de amortización y el tiempo que el activo permanecerá en la empresa.

Desde el punto de vista de la contabilidad, un gasto es el que deriva del ejercicio de la actividad principal de la empresa y no forma parte de su patrimonio. A efectos prácticos, todo dispendio que sólo genere ingresos en un ejercicio será considerado gasto. Y a efectos contables, la inversión va al balance y el gasto a la cuenta de resultados, ya que la compra de inmovilizado, una máquina, por ejemplo, no modifica el patrimonio de la empresa, sólo se cambia caja por el activo. Por el contrario, el gasto sí afecta a la cuenta de resultados y al patrimonio de la empresa.

En próximas ocasiones aprenderemos s diferencias costes de gastos que es otro caballo de batalla de suma importancia para determinar la viabilidad de la explotación de un negocio

Aprender a reconocer qué es una inversión puede ser útil para prevenir futuras crisis económicas.

Tecnologías disruptivas para PYMES

Hace varios miles de años se produjo un hecho relevante en la historia de la Humanidad: la extinción del “Homo Neanderthalensis”, superado por el “Homo Sapiens” y su mayor capacidad de adaptación al medio. Actualmente la pequeña y mediana empresa  se enfrenta también a un hecho histórico en su evolución: entender el presente y anticipar el futuro. Delo contrario, las reglas de la selección natural harán el resto.

En la última década hemos experimentado el avance acelerado de nuevas tecnologías. Sin embargo, fue en los últimos cinco años cuando se inició un camino de masificación. Hoy, desde los ámbitos domésticos hasta los profesionales, hemos incorporado términos tecnológicos que ya son entendibles y fáciles de ejemplificar.

Las tecnologías disruptivas, como la digitalización, la automatización y la inteligencia artificial, continúan transformando el trabajo, cómo se hace y quién lo hace. En el mundo empresarial ya no alcanza con tener una oficina física, es necesario adoptar herramientas del mundo online ya que son los propios usuarios y clientes los que exigen a las empresas poner a su alcance servicios digitales.

Especialistas del sector detectaron que, aunque las compañías son conscientes de la necesidad de transformación, existen ciertos obstáculos como la falta de conocimiento y la dificultad para definir una estrategia y plan de evolución. «Las resistencias y dificultades que presentan las pequeñas y medianas empresas con relación a modernizarse tienen que ver con el temor a meterse con algo desconocido, o algo con lo que pueden ser engañados», explica Cristian Malaspina, CEO de DataWise y creador del servicio de nube 100% local, DataCloud. Ahora bien, ¿Cuáles son las mejores opciones para invertir en tecnología este 2020?

Las Nubes Híbridas: Este tipo de Cloud Computing permite que el usuario tenga una parte de los datos en su propia nube privada y otra parte en una nube pública. “Con esta nueva tendencia las compañías pueden elegir en qué cloud almacenar su carga de trabajo crítica y su carga de trabajo menos importante para así, tener más control de su información. Además, brinda flexibilidad en la transferencia y gestión de datos al igual que optimiza procesos y recursos”, detalla Malaspina, creador de la nube local DataCloud y experto en temas de Cloud Computing.

El Machine Learning (aprendizaje automático): Permite analizar todos los datos almacenados en las bases de cada empresa y detectar patrones de comportamiento y consumo. La posibilidad de extraer información valiosa ya sea de clientes o propia de la compañía, supone una ventaja competitiva logrando favorecer los resultados y las predicciones de valor para tomar mejores decisiones y desarrollar mejores acciones de negocio.

La Analítica Aumentada: esta herramienta está tomando protagonismo en campos como la inteligencia de negocio, la experiencia del cliente y otras áreas que se están potenciando con la transformación digital. Tanto para PyMes como para grandes empresas, es indispensable identificar fácilmente tendencias y posibles problemas para actuar con más agilidad y aprovechar las oportunidades y ventajas. Por ejemplo, sirve para predecir abandonos de clientes, analizar resultados empresariales, detectar anomalías y fraudes en nuestras cuentas y conocer mejor al usuario para dar una mejor experiencia.

La tecnología está hoy a su disposición para resolver sus problemas de negocio.  Quienes no adopten estas nuevas tecnologías, combinadas con su experiencia de negocio, estarán dando una gran ventaja a sus competidores.