Entra en vigor la Ley que facilitará a la pyme acceder a licitaciones.

La nueva Ley de Contratos del Sector Público entra en vigor el próximo viernes, 9 de marzo. La norma facilitará a las pequeñas y medianas empresas acceder a licitaciones de cualquier institución u organismo públicos.

Transparencia y facilitar la participación de las pymes en los concursos públicos es el objetivo. El Ministerio de Hacienda prevé crear una oficina independiente que garantice la libre concurrencia en los procedimientos de licitación.

Entre las singularidades de la ley, destaca que las empresas de nueva creación no tendrán que acreditar el haber realizado anteriormente trabajos para la administración pública si quieren acceder a un contrato. También se han reducido los años para demostrar la solvencia técnica, de 10 a 5 en contratos de obras y de 5 a 3 en los de suministros y servicios.

Se refuerza la protección de las subcontratas, eliminando una cláusula que permitía a las grandes empresas saltarse los plazos de pago. La Administración podrá pagar directamente a las subcontratas.

La nueva ley contempla incrementar la publicidad en los contratos menores y de adjudicación directa en aquellos que no superen los 40.000 euros, si se trata de contratos de obras; o los 15.000 euros, si son de suministros.

Uno de los aspectos más polémicos de la ley consiste en la modificación de obras ya adjudicadas. Hasta ahora, no se podía superar el 20% del importe ya contratado. Ahora, cualquier modificación de obra deberá ser público y otra empresa podrá recurrirlo si lo considera susceptible de una nueva adjudicación.

Según la Agencia Efe, la normativa publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) obligará a las administraciones públicas a responder a un cuestionario sobre las dificultades que han encontrado en la participación de las pymes en los concursos públicos. Deberán informar sobre el porcentaje de pymes respecto al total de licitadores participantes y de hacer propuestas encaminadas a eliminar sus dificultades de acceso a estos concursos.

El secreto de las comunicaciones en la empresa.

El Tribunal Europeo de Derechos Humanos (TEDH) considera que no hay ninguna violación de la vida privada de un empleado que fue despedido de SNCF después de que la consulta de su ordenador profesional revelara el almacenamiento de archivos pornográficos y falsos certificados llevados a cabo en beneficio de terceros. La sentencia, de 22 de febrero de 2018, expone que la legislación francesa contiene un principio destinado a la protección del empresario de poder abrir los archivos comerciales, pero no los identificados como personales.

La magistrada, Claudia Westerdiek, entiende que dicha consulta solamente respondió a un propósito legítimo de protección de los derechos del empresario, quien legítimamente puede querer asegurarse de que sus empleados utilicen el equipo informático que pone a su disposición de conformidad con sus obligaciones contractuales y la legislación aplicable.

Los tribunales franceses sostuvieron que este principio no impedía al empresario abrir los archivos en disputa, ya que no habían sido debidamente identificados como privados. Estrasburgo considera que los tribunales nacionales han examinado correctamente el motivo del demandante alegando una violación de su derecho a su vida privada. Con respecto a la aplicabilidad del artículo 8 del Convenio de Derechos Humanos, el Tribunal admite que “en esas circunstancias, los datos no profesionales, es decir, los claramente identificados como privados y almacenados por el empleado es probable que caiga dentro de su ámbito privado”. Pero matizó que “un empleado no podía usar todo un disco duro donde debe registrar datos comerciales de uso privado y que el término “datos personales” podrían estar relacionados con los registros profesionales procesados por el empleado.

Señala que la empresa tolera que sus agentes lo usen puntualmente como recurso puestos a su disposición mientras se especifican las reglas a seguir. Además, como persona jurídica de derecho público proporciona un servicio público, y goza de una garantía implícita del Estado. Dice el tribunal que “la interferencia estaba destinada a garantizar la protección de los “derechos de los demás”, es decir, los del empresario.

En nuestro país, el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, titulado Dirección y control de la actividad laboral dispone que “El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales”. Esta facultad empresarial de control de la actividad laboral, deriva de los derechos constitucionales a la propiedad y a la libertad de empresa, si bien, como también ha señalado la doctrina constitucional, el ejercicio de las facultades organizativas y disciplinarias del empresario no puede servir en ningún caso a la producción de resultados inconstitucionales, lesivos de los derechos fundamentales del trabajador.

El empresario, como titular de los medios de producción, está facultado para decidir el uso que los trabajadores deben hacer de ellos. El problema se plantea, cuando ese control empresarial incide sobre alguno de los derechos fundamentales del trabajador. Y esto es lo que puede suceder cuando lo que el empresario pretende verificar es el uso que se hace de determinados medios tecnológicos por parte de sus trabajadores, como pueden ser las comunicaciones telefónicas o las efectuadas a través del correo electrónico corporativo.

La jurisprudencia ha venido estableciendo la necesidad de ponderar la intimidad del trabajador y la legítima potestad del empresario de ordenar el uso de las herramientas de trabajo y de controlar el cumplimiento por los trabajadores de sus obligaciones.

Por ello en un primer momento se equiparó por analogía el pc del trabajador al régimen de protección establecido para las taquillas por el Estatuto de los Trabajadores. Posteriormente, superando esta analogía, se vino a establecer que el ordenador del trabajo es un espacio en el que concurren el ámbito laboral y el privado y el empresario sólo debe vigilar o controlar lo estrictamente necesario para constatar el cumplimiento por parte del trabajador de sus obligaciones laborales.

La sentencia 241/2012 del Tribunal Constitucional afronta los dos principales problemas que se plantean en estas situaciones: El derecho a la intimidad personal y el derecho al secreto de las comunicaciones.

Respecto de la intimidad personal por un lado, el Tribunal Constitucional resuelve el conflicto en el ámbito laboral determinando que “la esfera de intimidad personal está en relación con la acotación de la misma que realice su titular“, lo que trasladado al ámbito de las nuevas tecnologías de la información es tanto como decir que el trabajador sólo tendrá intimidad en su ordenador del trabajo cuando haya adoptado prácticas que garanticen dicha privacidad: borrado de cookies,  desactivación del recuerdo de contraseñas, cancelación del historial de navegación, etc.

Nuestra recomendación es definir unas políticas de uso claras por parte de la empresa, informar suficientemente a los trabajadores y extremar la diligencia en los casos de abuso del trabajador para poder contar con argumentos especialmente sólidos en la defensa del interés empresarial.

Una nueva ley para que los contratos del sector público sean más transparentes.

La Ley de Contratos del Sector Público, aprobada el pasado noviembre, introduce importantes novedades regulatorias, que entrarán en vigor a partir de marzo de este año. La contratación del sector público es una actividad relevante para la economía de nuestro país, que representa alrededor de un 13% del PIB. Su adecuada regulación es un mecanismo eficaz y necesario para alcanzar los objetivos de eficiencia en la gestión de los recursos públicos por parte de los poderes adjudicadores, y la satisfacción que los ciudadanos reciben de los servicios que prestan las distintas Administraciones.

Los debates de la nueva norma en la Comisión de Hacienda del Congreso de los Diputados, donde han participado activamente todos los grupos parlamentarios, han generado acuerdos en torno a temas que se han identificado como prioritarios. El legislativo ha aprobado un texto que aprovecha el margen de transposición de las Directivas europeas, para ser mucho más ambicioso con cuestiones que preocupan e interesan a los ciudadanos. Durante la tramitación, se han aceptado el 90% de las 1.081 enmiendas presentadas, lo que da idea del nivel de debate y de consenso que ha existido entre todos los grupos políticos.

Las prioridades identificadas y las novedades que incorpora la Ley pueden articularse en torno a tres factores. Un primer conjunto de instrumentos para superar las barreras al acceso a los contratos del sector público, que mejoran la eficiencia y la calidad de las adjudicaciones. Un segundo grupo de iniciativas para hacer más transparentes todas las fases de la contratación del sector público, mejorando su control y supervisión por las partes interesadas en el proceso. Finalmente, la incorporación de nuevos sistemas de gobernanza, como elemento vertebrador, que velarán por la excelencia de las prácticas en el ámbito de los contratos del sector público.

En el primer grupo de novedades, las relativas a facilitar el acceso a los contratos del sector público, y medidas transversales al procedimiento de contratación, reflejan una preocupación por la eficiencia del proceso de adjudicación y en particular por la dificultad de incorporar la valoración de aspectos intangibles, como son la innovación o la calidad. Para dar respuesta a esta cuestión, la Ley establece como criterio de adjudicación la mejor relación entre la calidad y el precio. El legislador ha protegido, en particular, los contratos de servicios y los que tengan por objeto las prestaciones de carácter intelectual; en estos casos, los criterios relacionados con la calidad deben representar, al menos, el 51% de la puntuación asignable en la valoración de las licitaciones propuestas.

Por otra parte, se facilita el acceso a la contratación de servicios vinculados con la sanidad, la educación o los servicios sociales, introduciendo nuevos instrumentos de discriminación positiva. La Ley permite al poder adjudicador reservar algunos contratos de servicios sociales, culturales y de salud para adjudicarlos a determinadas organizaciones del tercer sector; además, establece un porcentaje mínimo de reserva para centros especiales de empleo y empresas de inserción, que se concretará reglamentariamente, y que será de un mínimo de un 7% a partir de 2019.

En materia de acceso a la contratación pública, para promover la participación en las licitaciones de las pequeñas y medianas empresas, se mantienen las novedades de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, y se completan con nuevas medidas como la obligación de división de las adjudicaciones en lotes, siempre que la naturaleza del contrato lo permita, y la simplificación de los medios para acreditar la solvencia técnica y financiera, destinada especialmente para los nuevos negocios.

Este interés por incrementar la calidad de las adjudicaciones y por facilitar el acceso a la contratación se completa con otras novedades regulatorias en la Ley, que tienen como finalidad trasladar directamente a los poderes adjudicadores la responsabilidad de implicarse activamente en la mejora de las prácticas de contratación. De esta forma, se obliga a los poderes adjudicadores a garantizar que los contratistas cumplan con las normas aplicables en materia medioambiental, social o laboral establecidas, y a comprobar el cumplimiento de los plazos de pago de contratistas a subcontratistas, en contratos de obras y servicios con valor estimado superior a 5 millones de euros. Asimismo, la Ley determina la prohibición de contratar con aquellas empresas que no cumplan con los requisitos de contratación mínima de trabajadores con discapacidad, o que no cumplan con la obligación de contar con un plan de igualdad. Además, se habilitan nuevos mecanismos de control, al permitir a las organizaciones sindicales interponer recurso especial cuando pueda deducirse.

Este grupo de medidas incluye otras mejoras en el procedimiento de adjudicación, como la referencia al cumplimiento del período medio de pago por parte de las empresas, que podrá ser requisito adicional en materia de solvencia; y se introducen elementos de disciplina en la ejecución de los contratos, de tal forma que la administración impondrá sanciones cuando se produzcan incumplimientos, irregularidades o retrasos reiterados en el pago de los salarios.

Por último, para proteger la eficiencia de la decisión de adjudicación, la Ley establece un nuevo procedimiento, que faculta a la mesa de contratación a trasladar a la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia, con carácter previo a la adjudicación del contrato, una denuncia de indicios fundados de conductas colusorias en el procedimiento de contratación que perjudiquen la libre competencia.

Un segundo grupo de medidas de la Ley incorpora nuevos instrumentos para avanzar en la transparencia y en facilitar el acceso a la información en todos los hitos de la ejecución de un contrato. La Ley potencia asimismo la figura del perfil del contratante de los poderes adjudicadores, que se publicará y será accesible a través de la Plataforma de Contratos del Sector Público. La obligatoriedad de la contratación electrónica, desde la entrada en vigor de la Ley, mejorará el seguimiento de las decisiones del proceso de contratación, y permitirá incorporar toda esta información en el perfil del contratante, instrumento que servirá para agrupar todos los datos relevantes de los poderes adjudicadores.

Se introducen también mejoras en la gestión de la contratación. Se suprime el procedimiento negociado sin publicidad por razón de cuantía, se reducen los límites de los contratos menores y se incrementa su publicidad, y se crea el nuevo procedimiento abreviado simplificado.

Por último, de nada servirían las innovaciones en la regulación de los contratos del sector público, si no se completan con un mecanismo eficaz que garantice su cumplimiento. La nueva Ley incorpora una serie de medidas, denominadas como la “nueva gobernanza” en el ámbito de los contratos del sector público.

Son muchos elementos, en definitiva, los que incorpora la nueva Ley de Contratos del Sector Público. Ahora, lo que todos esperamos es que el consenso alcanzado en la Comisión de Hacienda y Función Pública del Congreso durante su aprobación, y los nuevos instrumentos de regulación que se han creado, sirvan como garantía del compromiso de los poderes públicos para su rápida y eficaz aplicación en todo el territorio nacional.

Los Veintiocho acuerdan normas para reformar el IVA que se aplica al comercio electrónico.

Los ministros de Economía y Finanzas de la Unión Europea (Ecofin) han aprobado recientemente nuevas normas sobre IVA en comercio electrónico que buscan facilitar la recaudación de este impuesto cuando los ciudadanos adquieren ‘online’ bienes y servicios y reducir los 5.000 millones que se pierden por actividades fraudulentas en transacciones a distancia.

El paquete de medidas, que se compone de una directiva y dos reglamentos, ha sido adoptado por los 28 de la UE sin discusión, mientras que el Parlamento Europeo dio su opinión al respecto el pasado 30 de noviembre.

En concreto, las nuevas reglas extienden la ‘ventanilla única’ de la UE al registro del IVA de ventas a distancia y crean un nuevo portal para las operaciones desde terceros países con un valor menor a 150 euros. Estos cambios, ha explicado el Consejo de la UE, evitará que los proveedores ‘online’ tenga que registrar el IVA en cada uno de los Estados miembros en los que venden bienes y servicios.

Según datos de la Comisión Europea, estas obligaciones suponen unos costes para las empresas de unos 8.000 euros por cada país de la UE en el que venden bienes o servicios y la medida generará un ahorro total de 2.300 millones para las compañías y un incremento de 7.000 millones en la recaudación a través del IVA en los Estados miembros.

Además, las nuevas normas detallan que el IVA se pagará en el país del consumidor y autorizarán a las plataformas ‘online’ a recaudar el IVA de las transacciones a distancia que facilitan. Por otro lado, las reglas simplifican las disposiciones aplicables para pymes y ‘start-ups’ y las operaciones transfronterizas inferiores a 10.000 euros se seguirán rigiendo por las normas de IVA nacionales.

Por último, se elimina la excepción para pequeños envíos desde terceros países cuyo valor no llega a 22 euros con el objetivo de evitar “abusos” en las 150 millones de importaciones libres de IVA que llegan a la UE al año.

Las medidas de simplificación para las ventas interiores en la UE se introducirán en 2019, mientras que se ha acordado una extensión hasta 2021 para las provisiones sobre la ‘ventanilla única’, tanto comunitaria como desde terceros países, y para la eliminación de la excepción de IVA para pequeños envíos.

Por tanto, los Estados miembros tendrán hasta el 31 de diciembre de 2018 y hasta el 31 de diciembre de 2020 para transponer estas normas al ordenamiento jurídico de cada país.

«Esta reforma de las normas adaptará nuestro sistema del IVA a la era digital», ha declarado Toomas Tõniste, ministro de Hacienda de Estonia, que ejerce actualmente la Presidencia del Consejo. «Al reducir la burocracia, lograremos un ahorro de los costes para las empresas y un incremento de los ingresos fiscales de los Estados miembros. Esta era una de las principales prioridades de nuestra Presidencia».

El comisario de Asuntos Económicos y Monetarios, Pierre Moscovici, ha celebrado el acuerdo y ha destacado que garantiza que las empresas no europeas “no obtienen un trato preferencial cuando venden a los consumidores europeos, tanto de forma directa como en plataformas ‘online’.

El conjunto de medidas (una directiva y dos reglamentos) fue adoptado sin debate en una sesión del Consejo de Asuntos Económicos y Financieros. El Parlamento Europeo emitió su dictamen el 30 de noviembre de 2017.

Las nuevas normas establecen el siguiente calendario:

  • Adopción, de aquí a 2019, de medidas de simplificación para las ventas de servicios electrónicos dentro de la UE.
  • Extensión, de aquí a 2021, de la ventanilla única a las ventas de bienes a distancia, tanto dentro de la UE como desde terceros países, así como supresión de la exención del IVA aplicable a los pequeños envíos.

La normativa establece asimismo una mayor cooperación administrativa entre los Estados miembros con el fin de acompañar y facilitar esta extensión.

Las disposiciones que se aplicarán a partir de 2021 se abordarán con mayor detenimiento en una nueva propuesta de la Comisión con arreglo a un procedimiento no legislativo. El Consejo ha aprobado una declaración en la que señala los asuntos que ha de examinar la Comisión en la fase de ejecución. Las disposiciones que se aplicarán a partir de 2019 están ya incluidas en el conjunto de medidas.

Los Estados miembros dispondrán hasta el 31 de diciembre de 2018 y el 31 de diciembre de 2020 para incorporar las disposiciones correspondientes de la Directiva a su ordenamiento jurídico nacional. El Reglamento sobre cooperación administrativa será de aplicación a partir del 1 de enero de 2021.

Gestión documental en la nube.

Carpetas creadas en el escritorio que actúan como cajón de sastre o archivadores apilados en una estantería en el caso de los todavía muchos negocios que no han digitalizado sus procesos e información. La transformación digital pasa por la automatización del archivo documental y en este sentido la tecnología en la nube de la que se sirven los actuales gestores documentales es toda una oportunidad. En qué consiste la gestión documental.

El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un un territorio muy amplio; desde la creación del propio documento hasta la modificación, el almacenamiento, su consulta o incluso la destrucción del mismo. Un buen gestor documental contribuye a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos, ante la demanda en el seno del negocio.

Los actuales sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.

La aparición de la ISO 15489-1:2001 y su definición de la gestión documental como proceso para controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos ha dado lugar a la concienciación de esta necesidad y la adopción de prácticas entre autónomos y empresas. De hecho, la implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad pero es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar. Uso del gestor documental, más que una necesidad, casi una obligación

¿Qué empuja a un negocio a digitalizar sus procesos incluidos los que tienen que ver con el archivo y organización documental?

  • Competitividad: La gestión documental basada en el papel está obsoleta. La automatización acorta los tiempos de respuesta y eso es algo contra lo que debes luchar en igualdad de condiciones.
  • Imperativo legal: Estamos en la era de la comunicación digital, una comunicación que no solo compete al ámbito empresarial o mercantil sino que trasciende a todo. Es la era del 4.0. La factura electrónica
  • Ahorro potencial: Según Digitalium el potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70% y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
  • Respeto por el medio ambiente: El concepto de responsabilidad social corporativa ha dado lugar a la concienciación sobre el medio ambiente.

Las bondades de la gestión documental en los negocios.

  • Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.
  • Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
  • Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
  • Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
  • Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
  • Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
  • Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
  • Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
  • Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.