Estado actual de la implantación de la administración electrónica.

Cuando uno trabaja en las trincheras, cubierto de barro, conoce datos y sobre todo situaciones que no aparecen en las grandes estadísticas y ránquines europeos. Cuando uno está en contacto con la gente que pelea todos los días para tratar de mejorar los procesos administrativos en los varios miles de entidades públicas españolas, conoce de primera mano la realidad. ¿Cuál es el estado real del interminable proceso de implantación de la administración electrónica en España?

La respuesta la encontramos en la misma realidad. A continuación tan sólo compartiré algunas de las anécdotas acaecidas en los tiempos. Personalmente llevo tratando muy directamente con las AAPP unos 30 años, año arriba, año abajo.

1.- En un cuso que impartí sobre la factura electrónica, una funcionaria de una entidad que por supuesto no voy a revelar, me pregunta en qué ha podido ser beneficiosa la factura electrónica si luego es necesario imprimirla igualmente y pasarla por triplicado para que tres altos cargos la firmen a bolígrafo. Le contesté, disimulando mi asombro, que no sólo no es necesario hacer eso sino que en modo alguno debemos hacer una cosa así. Siguió avanzando la clase y más adelante me pidió que le explicara la razón por la que se debía compulsar un documento digitalizado. Le dije que la digitalización era una copia auténtica, y que compulsar un documento electrónico era una redundancia absurda tan innecesaria como incorrecta desde cualquier punto de vista. También le dije que la compulsa tradicional, consistente en un cotejo visual y en el estampado de un matasellos de tinta. Tras esta segunda pregunta fui yo quien le pregunté a ella por qué hacían todas estas cosas. Me dijo, bastante apurada, que no sabía por qué, y que precisamente por eso me lo había preguntado a mi. A esto le contesté que yo tampoco lo sabía, pero que sí le podía decir, con total certeza, que todos esos trámites duplicados son incorrectos, totalmente innecesarios y carecen por completo de base legal, por lo que sería una buena idea que su organización se replanteara si tiene algún sentido mantenerlos.

2.- Cuesta mucho eliminar documentos cuya presencia en el expediente parece que nos hace sentir mejor. A raíz de esta anomalía, me pregunto cómo es posible que diga que no es necesario exigir esos documentos a los interesados. Como por ejemplo el Certificado de cuenta bancaria. El clásico alta de terceros, respecto del cual usted nunca convencerá a un tesorero que no es necesario. Y por supuesto se entiende que es una carga del ciudadano obtener ese documento del banco y en ningún caso es obligación de la Administración verificar por sus propios medios que ese número de cuenta es real y correcto.

3.- Tablón de edictos electrónico con papel. Seguramente han necesitado ver la foto varias veces para creerlo. Yo quiero pensar que la persona que ha decidido pegar con celo un aviso en papel sobre una pantalla apagada, lo ha hecho con buena intención. Pero cosas como esta producen tristeza, no ya sólo por la horrible imagen que se transmite, sino porque tras un acto así subyacen muchas cosas y ninguna es buena, y porque uno piensa que simplemente evitando estas barbaridades, sin demasiados alardes ni “nteligencias artificiales, la Administración sería un lugar mucho mejor.

4.- Fotocopia compulsada del DNI. Un clásico. No pocas bases de los procesos selectivos actuales siguen exigiendo documentos como la famosa copia, a veces compulsada y a veces  fotocopia a secas, del DNI; o directamente la presentación de todos los documentos de la fase de concurso de méritos en el formato papel original o como copia compulsada. Otras bases impiden expresamente a los aspirantes la posibilidad de presentar su instancia por medios electrónicos.

5.- Pero la travesía en el desierto del papel se encuentra en las licitaciones ´publicas. Teóricamente desde hace un tiempo, todas las licitaciones de cualquier organismo público se publican en el portal de Contratación del Estado y la mayoría de las propuestas deben ser presentadas en formato electrónico mediante certificado digital como es debido. Hasta ahí todo perfecto, ya iba siendo hora. Pero como la empresa que presenta la oferta tenga la suerte de ser adjudicataria del contrato, automáticamente el órgano de contratación realiza un viaje en el tiempo y empieza a solicitar documentación en papel (Escrituras, DNI, NIF, Certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, etc, etc)

Podría decir más, pero estoy convencido de que el mensaje ya ha quedado claro… Mientras tanto, muchas personas siguen sin entender lo que es administración electrónica, limitándose a efectuar un burocrático y descerebrado cambio de formato, muchas veces sin renunciar a la versión en papel de los mismos documentos. Otras personas, que en ocasiones son las mismas, siguen explotando de forma maliciosa los topicazos, unos clichés muy propios de esta era de posverdad, como el supuesto perjuicio a las personas mayores o que esta es una fiesta carísima. Claro, como si no reducir las cargas y los trámites, y no automatizar los procesos, no fuera infinitamente más caro.

Y todo esto ocurre ahora mismo, prácticamente mientras escribo. Y mientras usted lo lee. Y todas las anécdotas han ocurrido, como decíamos, en las últimas semanas. En 2020 en todo caso, ni en 1986, ni 96 ni 2006. Ni siquiera en 2016… 2020…En definitiva esta es la realidad, nos guste o no. Este, queridos lectores, es el estado actual de implantación de la administración electrónica, en España.

La importancia de la regulación de la Administración electrónica introducida por la Ley de Procedimiento Administrativo Común, radica en el hecho de que supone una herramienta que, por primera vez, ha sentado las bases para que las Administraciones Públicas lleven a cabo su actuación mediante un procedimiento exclusivamente electrónico, que pretende ser más ágil, transparente y con menor carga burocrática.

No es una tarea sencilla el reto de transformar las Administraciones Públicas a fin de que puedan relacionarse principalmente por medios electrónicos con los ciudadanos, y conseguir así ser más transparentes, y dar mejor respuesta a las necesidades de una sociedad cada vez más exigente.

La principal dificultad a la que se enfrenta la Administración a mi juicio, consiste en la necesidad de acometer los cambios no solo tecnológicos, necesarios en su funcionamiento, para la correcta implantación de la Administración electrónica.

¿Cómo administrar un hotel pequeño?

Administrar un hotel pequeño puede parecer tarea sencilla, pero es necesario tener ciertos conocimientos para llevar adelante cualquier tipo de negocio, por pequeño que sea. Además, es fundamental contar con las herramientas tecnológicas adecuadas que faciliten las tareas de administración y que, al mismo tiempo, sirvan para aumentar las ventas y mejorar la calidad del servicio que se le brinda al cliente

En primer lugar, para administrar un hotel pequeño es necesario tener nociones o conocimientos básicos sobre finanzas, servicio al cliente, ventas y mantenimiento. Es importante actualizar conocimientos en estas áreas siempre que sea posible, especialmente en calidad de atención al cliente y ventas, para no perder competitividad.

En un mundo en cambios continuos, siempre hay que estar al tanto de las últimas tendencias del mercado, las nuevas tecnologías disponibles para facilitar la administración de hoteles pequeños y aumentar las ventas. Por otro lado, los potenciales clientes para el pequeño hotel son cada vez más exigentes, y si no obtienen el servicio ágil y personalizado que desean recibir, no dudarán en hospedarse en otro lugar.

Los software de gestión para hoteles pequeños pueden ser de gran ayuda para administrar adecuadamente el negocio. A través de estos programas se podrá tener control sobre todas las transacciones del hotel: reservas, pagos, entrada y salida de los huéspedes, pago de salarios, control de inventario, contabilidad y mucho más.

Un buen software para hoteles pequeños debe contar con herramientas adecuadas para controlar todos estos aspectos, integrándolos en un mismo sistema, que debe ser de fácil manejo. El programa adecuado permitirá obtener distintos informes y datos puntuales con tan sólo unos pocos clicks. La automatización de muchos procesos internos del hotel, a través de la utilización de un software para hoteles pequeños, agilizará el servicio, evitará los errores que suceden con frecuencia cuando se realizan las transacciones manualmente y facilitará el control de la administración.

Algunos programas diseñados para la gestión de hoteles pequeños funcionan “en la nube”. Esto significa que no están instalados en el disco duro del ordenador del hotel, sino que se localizan en un determinado servidor web y acceden al programa a través de internet. Este tipo de herramientas pueden ser muy utiles para la administración de un hotel pequeño, dado que se podrá acceder al programa y controlar todas las transacciones (reservas, pagos de facturas, check in y check out, etc.) desde cualquier ordenador con conexión a internet, en cualquier lugar del mundo. Un hotel estará funcionado las 24 hs del día, los 365 días del año, y  podrá ser controlado todo perfectamente a distancia.

La gestión de un hotel pequeño no debe llevar muchas horas, ya que es fundamental dedicar tiempo a las tareas de promoción y búsqueda de nuevos clientes. Hoy en día, es importante que los hoteles pequeños puedan recibir reservas online, y exploten al máximo las posibilidades de promoción a través de las redes sociales y otras herramientas del marketing online.

Los hoteles que reciben reservas a través de distintos canales, necesitarán un software que integre adecuadamente la información recibida desde cada canal y actualice la disponibilidad de las habitaciones automáticamente; esta es otra característica importante que debe tener un programa para hoteles, con el objetivo de facilitar la gestión. Las OTAs (Online Travel Agencies o agencia de reservas hoteleras online) son un canal de venta extremadamente eficaz , además de mejorar tu visibilidad en la Web: los clientes prefieren buscar en las OTAs antes que en Google, porque aquí encuentran informaciones más detalladas.

Estar presente en las buenas OTAs es muy importante. Sin embargo, se trata de un trabajo importante e desafiante: gestionar precios y disponibilidad en cada OTA requiere centenares de horas. El Channel Manager es una herramienta informática que optimiza la visibilidad y distribución online, a nivel mundial, de los productos hoteleros El Channel Manager realize la gestión de canales de venta online ahorrando tiempo, aumentando las ventas por internet y protege de los overbookings, respetando al mismo tiempo la paridad de los precios.

Básicamente para eso sirve un Channel Manager, para centralizar y gestionar distintas OTAs a la vez. Dos grandes ventajas de este sistema, una administrativa y otra comercial.