Gestión de almacén, una asignatura pendiente

La primera consecuencia de esta crisis va a ser la búsqueda de sistemas para externalizar el riesgo y ganar flexibilidad para hacer frente a una crisis similar.

Actualmente, debido a la crisis ocasionada por la COVID-19, hemos podido ver como muchas empresas han tenido problemas en la gestión del sistema de almacenaje tanto por la rotura de este, en el caso de las mascarillas quirúrgicas, por ejemplo, como por exceso de producto. Esto ha supuesto una gran pérdida de dinero que ha hecho temblar los pilares económicos de muchas de ellas.

Por ello, una buena gestión de la cadena de suministro es clave para obtener una mayor rentabilidad en los procesos logísticos de la empresa mientras que ofrecemos la mayor calidad a nuestros clientes y nos proveemos de la cantidad de mercancía necesaria según el volumen de ventas que alcanzamos. Todos los esfuerzos que se hacen en logística, para establecer una reducción drástica de los niveles de stock, deben complementarse con una adecuada organización y gestión de almacén, como punto de partida para una adecuada política de distribución. Esta crisis supondrá una aceleración del proceso de digitalización de la logística, especialmente en la gestión de almacenes, donde se concentra la mayor parte de la plantilla y en el transporte.

Los avances tecnológicos actuales en el campo del Mantenimiento, así como, la aplicación de la Robótica, y de  los Sistemas de Información, EAN, RFDI, GPS, GPRS, y WSM entre otros, han creado un campo de acción eficiente y eficaz para hacer que los almacenes constituyan una de las áreas más productivas dentro de la Cadena Logística de una empresa.

Si tenemos en cuenta que dentro de los costes logísticos de una empresa, el almacenaje y manipulación de los productos representa casi un 30% aproximadamente., es fácil comprender como la figura del Jefe de Almacén, pasa de ser un simple custodio de los productos, a proyectarse a la de un gestor de almacén, capaz de conseguir la máxima eficiencia y eficacia tanto de los recursos humanos como de infraestructura y tecnológicos que tiene a disposición, realizando una gestión de almacén óptima.

Si consideramos los tres parámetros en los cuales se fundamenta la logística del servicio:

  • Grado de disponibilidad.
  • Plazo de entrega.
  • Fiabilidad.

Podríamos decir que mientras la disponibilidad es responsabilidad de producción, la rapidez y la fiabilidad de las entregas dependen de una correcta gestión de almacén.

El problema logístico de la gestión de almacén se plantea principalmente en conseguir una gestión correcta de:

  • Los recursos empleados.
  • Evitar retrasos y colas de espera.
  • Minimizar el Lead-Time del proceso.
  • Rapidez en el servicio.
  • Reducir los costos operacionales.
    •  Garantizar máxima fiabilidad.

¿Qué es un Sistema de gestión de almacén?

  • Sistema informatizado que asiste a la gestión y operación del almacén.
  • Gestiona la carga y descarga de mercancías.
  • Coordina la extracción y alimentación de las líneas de fabricación.
  • Gestiona la ubicación y desubicación de productos.
  • Adapta las operaciones ante incidencias.
  • Automatiza el intercambio de información con sistemas externos.
  • Presenta información actual e histórica.
  • Dispone la información para análisis estadísticos.

Ventajas que aporta el Sistema de gestión de almacén.

  • Stock
  • Conocimiento exacto en tiempo real
  • Gestión óptima (espacio, caducidades, cuarentenas, etc).
  • Asegura rotaciones.
  • Trazabilidad de lotes.
  • Reducción del trabajo administrativo.
  • Evita errores de carga y manejo de productos.
  • Optimiza el trabajo de los operarios

Una completa gestión de almacén y stock incluye gestión de compras, pedidos, mermas de artículos, escandallos, tallas y colores, control de ofertas por consumo, ofertas por periodos, agrupación de artículos para venta por lotes.

La implantación de medidas de eficiencia y flexibilidad podría, además, compensar en parte el drástico incremento que han registrado los costes logísticos en los últimos años como consecuencia de la presión de la velocidad. Hasta ahora la frase más escuchada en logística era ‘lo quiero para ayer’; tras esta crisis priorizaremos más la optimización de las redes y su fiabilidad. Es importante implantar procesos y protocolos que nos ayudarán a gestionar nuestro inventario del almacén y a ahorrar costes.

Si la Pyme se plantea algunas de estas cuestiones respecto a su almacén, debe saber que un Sistema de gestión de almacén (SGA) puede ayudarle no solamente a resolverlas sino a manejar de una manera simple y efectiva su almacén, mejorando su operativa y optimizando múltiples variables que redundarán en una reducción efectiva de sus costes.

Teletrabajo, precauciones en tiempos de Coronavirus

En estos días de confinamiento, entre videollamandas, libros, series, juegos de mesa, cocina y algo de deporte, sorprende hasta qué punto la digitalización se ha hecho presente en casi todos nuestros comportamientos.

Desde el modo en el que nos relacionamos y nos comunicamos, pasando por cómo vivimos nuestro ocio, incluso la realización de actividades tan físicas, como cocinar o el deporte, lo hacemos, en mayor o menor medida, acompañados de nuestras tabletas, smartphones y ordenadores portátiles.

A la vista de la evolución de nuestro comportamiento durante los últimos años, intensificado durante estas últimas semanas de confinamiento, podemos afirmar con rotundidad que los españoles hemos ‘abrazado’ la digitalización en nuestra vida cotidiana. Sin embargo, esta evolución hacia la digitalización, muy evidente en el mercado de consumo, no ha ido acompañada a la misma velocidad en el mercado de empresas.

Como decía Kissinger, «la falta de opciones aclara maravillosamente la mente», es decir, el confinamiento nos ha demostrado que el teletrabajo era el camino adecuado, y ahora que ya no es una opción, les toca correr y aprender a los que no tuvieron esa visión. Muchos avances que pensábamos que nos llevarían meses o incluso años implementar, los hemos conseguido de un día para otro, como el teletrabajo o la teleformación. En relación con el teletrabajo, que muchas empresas han adoptado para hacer frente a la situación actual, es muy recomendable que se adopten medidas para garantizar la seguridad en los dispositivos utilizados durante el teletrabajo, tales como:

  • Se recomienda que el sistema operativo y las aplicaciones estén correctamente actualizados.
  • Cambiar periódicamente las contraseñas y no utilizar una única para todo.
  • Implementar doble factor de autenticación a los usuarios que realicen teletrabajo.
  • Disponer de un antivirus y firewall activos.
  • No olvidar cerrar la sesión al terminar de trabajar.
  • Huir de los bulos y la desinformación

Asimismo, en todas las situaciones, y más en una como la actual, es vital que la información que compartamos sea veraz y contrastada, por ello, la desinformación y los bulos son otro enemigo a batir. En este sentido es muy importante:

  • No difundir información que no provenga de medios y fuentes oficiales.
  • No contribuir a la difusión de contenido no contrastado.
  • No compartir mensajes que puedan generar alarma en la población.
  • No olvidar que la creación y difusión de “fake news” puede tener consecuencias penales.

Sólo a modo de ejemplo, se han detectado casos de phishing tan llamativos como el de ofrecer subscripciones gratuitas durante 5 años a plataformas de música digital, suplantaciones a instituciones como UNICEF o la propia Organización Mundial de la Salud, todas ellas solicitando nuestros datos personales con motivo de alguna campaña relacionada con el Coronavirus.

De la misma manera, también se han detectado varios casos de intentos de estafa a farmacias y empresas relacionadas con el sector, en los que se les ofrece grandes cantidades de mascarillas y productos similares muy demandados a consecuencia de esta crisis sanitaria.

Implantar el teletrabajo en la empresa no es una cuestión que se realice rápidamente porque se deben valorar diferentes escenarios y configuraciones. Una implementación demasiado rápida del teletrabajo, sin respetar las recomendaciones de seguridad, puede suponer la apertura de la puerta de la empresa a los ciberdelincuentes o el vernos envueltos en una brecha de información accidental. Un incidente de seguridad ocasionado por habilitar el teletrabajo de una manera insegura puede provocar unas pérdidas económicas y reputacionales mucho peores que no permitirlo y dejar de trabajar unos días.

Otro aspecto a tener en cuenta, que afecta sobre todo a grandes organizaciones, es la carga de trabajo que ocasione en los sistemas internos de la empresa el teletrabajo. Cuando una cantidad más o menos grande de empleados realiza teletrabajo se pueden producir comportamientos inestables del sistema. Una buena práctica, siempre que sea posible, es realizar pruebas de carga en escenarios simulados antes de permitir teletrabajar a un gran volumen de empleados.

Si ya has repasado todas las consideraciones anteriores puedes lanzar a tus empleados o a ti mismo al teletrabajo. Ojalá pase pronto la crisis sanitaria y solo tengas que usarlo voluntariamente, para permitir conciliar o para contar con talento remoto.