Tiempos de crisis: Implantación de Herramientas imprescindibles en las Pymes

La propagación del coronavirus ha desatado una crisis sin precedentes en la que a muchos emprendedores les está costando ver la luz al final del túnel.

Pero adoptando las medidas adecuadas, muchas pymes no sólo conseguirán superar los obstáculos, sino que podrán salir reforzadas. «No hay que dejarse llevar por el desánimo, esto va a pasar. Eso sí: hay que hacer planes para reducir el negocio, gestionar la ansiedad de los equipos y minimizar los gastos, teniendo en cuenta que puede que dure más de lo previsto», señala Miguel Arias, emprendedor y director de Telefónica Open Future. «Es importante la frugalidad inteligente, reducir los gastos superfluos y mirar la caja con más cuidado».

Cuando la competencia aumenta y la crisis desacelera los negocios, se vuelve esencial agilizar los procesos y operaciones, aun para las organizaciones más pequeñas. ERP es una potente plataforma que constituye una solución de gestión empresarial que integra todas las áreas de negocio de la empresa. Se compone de módulos específicos para cada área de actividad de negocio como son la Contabilidad y Finanzas, Compras, Ventas, Almacén y Fabricación, y de una serie de módulos de gestión avanzada en el entorno del CRM, Gestión de Proyectos, Contratos, Gestión Laboral y de Recursos Humanos, Gestión Documental, Tesorería y Business Intelligence.

Se han realizado numerosos estudios sobre las ventajas del ERP y la conclusión ha sido que las organizaciones con las mejores prácticas de ERP superan aquellas que no han invertido en esta clase de software, sobre todo en lo que respecta al crecimiento de márgenes, el servicio a clientes, el inventario, la productividad y los ciclos de tesorería. Las pymes están empezando a ver estos beneficios y a considerar que un ERP es una herramienta indispensable para su gestión.

¿Pero qué son las soluciones ERP? Son sistemas informáticos que gestionan los datos de un modo estructurado, permitiendo a las pymes un control más eficiente en sus procesos. Proveen acceso en tiempo real a todos los procesos, permitiendo modernizar las estructuras administrativas y centralizar el control y la gestión de la información. Asimismo, posibilita la reducción de costes y los tiempos en los procesos clave del negocio. Las soluciones de ERP dirigidas a las empresas más pequeñas son escalables y con presupuestos que se ajustan a sus economías y necesidades.

La situación que estamos viviendo en el día a día con continuas desaceleraciones, puede hacer pensar que no es el mejor momento para invertir en un sistema, pero es exactamente al revés, porque la implementación de un sistema consume muchas horas de recursos internos y genera sobrecarga de trabajo, por lo que es mejor hacerlo en un momento de baja actividad. Un informe de Sage revela que el 68% de las pymes no recuperará su facturación previa a la Covid-19 hasta 2021. Y analiza, además, qué pasos imprescindibles debe tomar para enfrentar los principales riesgos que se avecinan.

El consejo del gerente de SAP Martín Saludas, es que las pequeñas y medianas empresas elijan soluciones escalables, que puedan adaptarse a otros sistemas. Además deben seleccionar productos que cuenten con soporte y servicio técnico, y que sean fáciles de utilizar. Pero también es fundamental no limitarse a pensar sólo en el presente, sino también a futuro para no desaprovechar la inversión.

El valor de un ERP radica en su integración en la empresa y los resultados obtenidos durante su uso. Así que ¿por qué no empezar con una solución moderna, bien integrada y que cubre el 80-85% de las necesidades funcionales de la empresa? Todos sabemos que el último tramo es de lejos el más costoso y seguramente el que tiene el retorno de la inversión más dudoso, ¿por qué buscar la perfección cuando conseguir el 85% ayudaría a dar un paso de gigante hacia la eficiencia? Así que, con un sistema estándar para que pueda empezar, la ejecución se reduciría en gran medida.

Un ERP bien integrado hará que sus procesos sean más fluidos de forma inmediata, mejorará la colaboración multi-funcional, reducirá los costes de operación y lo más importante, ayudará a entender lo que realmente se necesita en el siguiente paso.

¿Cuál es el mejor ERP para una Pyme? Pues obviamente depende mucho del tipo de negocio. Para tomar la mejor decisión será necesario hacerse las siguientes preguntas:

  1. ¿El ERP cumple con las funcionalidades que necesita la Pyme?
  2. ¿El ERP está programado en un lenguaje de programación conocido y estándar?
  3. ¿Existen varias empresas solventes que puedan ser proveedoras de ese ERP?
  4. ¿Existen empresas implantadoras profesionales cerca de la Pyme?
  5. ¿Se pueden migrar fácilmente los datos?
  6. ¿El ERP se actualiza sin dificultad?
  7. ¿Cuál son los SLAs, acuerdos de nivel de servicio del proveedor?
  8. ¿Cuál es el Coste Total de Adquisición?

En resumen, las pymes deben actuar como grandes empresas en la forma de conducir su negocio. Hoy no se opera sólo en un área geográfica limitada, sino en un mercado global. Por eso el ERP se está transformando en una herramienta no sólo de supervivencia, sino también una aliada fundamental para lograr ventajas estratégicas.

Las Pymes en los medios de comunicación.

Durante mucho tiempo, solo las grandes empresas contaban con departamentos de comunicación y marketing que velasen por su imagen y presencia mediática. Sin embargo, poco a poco, las pequeñas empresas se están dando cuenta de que se trata de un servicio necesario si quieren mejorar sus ventas y fidelizar sus clientes, según Raquel Coba, responsable de Agencias de Comunicacion.

El éxito reciente del videojuego Pokémon Go ha vuelto a demostrar la importancia que tiene para un negocio saltar a los titulares de telediarios, periódicos, revistas o informativos. Igual que las marcas más famosas, las pequeñas y medianas empresas también pueden aprovecharse de la visibilidad que proporciona salir en los medios de comunicación. Para aparecer en los medios, las pymes deben elaborar un plan de comunicación, nombrar  un responsable, generar noticias y preparar las entrevistas.

«Estas apariciones dan una notoriedad importante a la compañía», señala Gorka Zumeta, profesor de comunicación de Esic. Además de aumentar las ventas entre la audiencia que se interese por sus productos, estas acciones provocan una mejora de la reputación de la firma entre sus proveedores, socios y clientes.

Enrique Sueiro, director del programa de dirección en comunicación corporativa de IE, destaca la importancia de que las organizaciones «sean activas para contactar con los periodistas, en lugar de limitarse a esperar a que estos llamen a su puerta”. Para ello, tienen que seguir los siguientes pasos:

Diseñar una estrategia. El primer paso es elaborar un plan de comunicación, basado en la estrategia empresarial que determine la importancia que tiene para la compañía salir en los medios y cuáles son los recursos que se dedicarán. Es importante clarificar los objetivos que se pretenden conseguir. También habrá que establecer cuáles son los medios más accesibles para la empresa y, sobre todo, aquellos en los que se encuentra su público potencial.

Nombrar a un responsable. En las Pymes el propio gerente suele encargarse de las relaciones con los medios. Para ello, conviene que tenga una noción básica del funcionamiento de los medios y comprenda sus necesidades. En otras empresas existe un responsable específico, que muchas veces está integrado en el departamento de marketing. Debe conocer los principales aspectos del negocio y tener comunicación directa con los principales responsables, para consultarles rápidamente los datos más concretos. Algunas empresas externalizan estas tareas contratando a una agencia de comunicación. De esta forma, se benefician de la labor de los expertos en el contacto con los medios. Pero, debido a que trabajan fuera de la compañía, es importante asegurarse de que conozcan bien su funcionamiento.

Generar hitos. Las empresas deben desarrollar diversas iniciativas para atraer la atención de los medios de comunicación. La presentación de las cuentas anuales o el lanzamiento de un nuevo producto suelen ser los acontecimientos más señalados. También pueden buscar ángulos más originales, como contar una historia personal relacionada con la trayectoria de la compañía, sus empleados o los servicios que ofrece.

Preparar las intervenciones. Antes de tener una entrevista, conviene solicitar al periodista un guión con las preguntas. Habrá que enterarse de otros aspectos como el objetivo del reportaje o si se va a emitir en directo. Previamente debe preparar su intervención con el responsable de comunicación, estableciendo los principales mensajes que se van a transmitir, destacando principalmente los puntos fuertes de la compañía, manteniendo un tono amable en todo momento.

Situación de crisis. En ocasiones, los medios contactan con la empresa debido a un incidente negativo como un fallo en los productos o un accidente laboral. En estos casos, lo primero es determinar quién será el encargado de responder a sus preguntas y gestionar la relación con los medios. «Lo más importante es preocuparse por conocer lo que ha pasado y contar siempre la verdad», aconseja Enrique Sueiro, de IE. Según explica, mantener silencio sobre lo sucedido no es una buena estrategia, porque entonces serán los rumores divulgados por otros los que construyan el relato sobre lo que ha sucedido y cuál ha sido el fallo. Cuando gestiona bien una crisis, una Pyme puede conseguir que su reputación se vea reforzada, en lugar de perjudicada.

Cómo adaptarse a cada canal

La televisión es imagen. Por tanto, el gerente de la pyme debe cuidar su apariencia y vestimenta cuando acuda a un plató. Si las cámaras van a la fábrica u oficina, habrá que mostrarles las zonas más atractivas.

En la radio cada segundo cuenta. Por lo que se debe transmitir el mensaje principal en poco tiempo. En caso de que se realice una entrevista más larga, no hay que tener miedo a repetir ideas o recordar el nombre de la empresa , pues la capacidad de retención de la audiencia es menor.

La prensa escrita a favor. En la prensa hay más espacio para explicar con detalle la historia. Aunque es un medio escrito, las imágenes también son importantes, por lo que hay que contar con un buen archivo fotográfico.

La revolución digital está provocando un cambio de mentalidad en las Pymes que empiezan a preocuparse por su reputación online y a valorar la importancia de controlar lo que se dice sobre ellas en la red. Sin embargo, la mayoría aún son reticentes a buscar expertos que les ayuden en esta materia, y tienden a lanzarse al mundo social media sin una estrategia ni formación previa.

El objetivo de las comunicaciones tiene que ser crear una imagen de marca, dotarla de prestigio y visibilidad, a la vez que se genera a su alrededor una comunidad de clientes, proveedores y trabajadores. Unas acciones que tienen repercusión en el volumen de ventas de una empresa, aunque no sea su finalidad.

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