3 hojas de cálculo gratis para la pyme

Pensando en ayudar a mis alumnos actuales del curso de gestión comercial, en la aplicación de soluciones de gestión en la empresa, he dado con el sitio www.excelnegocios.com; proyecto que desarrolla soluciones de gestión cotidiana sobre hojas de cálculo, para el uso contable, administrativo y financiero.

“Para que una empresa tome decisiones es necesario contar con información contable y financiera en el momento oportuno, para lo cual los contables tenemos como aliado principal a Excel®”

A continuación presento tres hojas de cálculo desarrolladas por Gustavo Sebastiani, herramientas que ayudan en el proceso se solución de problemas contables y de gestión muy comunes, de forma fácil e intuitiva.

Los enlaces facilitan la descarga gratuita de las hojas de cálculo:

Flujo de caja mensual:

En finanzas se entiende por flujo de caja, las entradas y salidas de efectivo en la empresa, en un período determinado. Por lo tanto, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa.

El estudio de los flujos de caja de una empresa puede ser utilizado para:

  • Anticipar problemas de liquidez. El ser rentable no significa necesariamente poseer liquidez. Una compañía puede tener problemas de efectivo, aun siendo rentable. Por lo tanto, permite anticipar los saldos en dinero.
  • Analizar la viabilidad de proyectos de inversión. Los flujos de fondos son la base de cálculo del Valor Actual Neto (VAN) y de la Tasa interna de Retorno (TIR).

Métodos de valoración de inventarios: lifo, fifo y promedio.

La descarga esta hoja de de cálculo nos permite calcular los diferentes métodos de valoración de inventario:

  • Fifo (First In, First Out) o PEPS (primero en entrar, primero en salir).
  • Lifo ( Last In, First Out) o UEPS (último en entrar, primero en salir).
  • Método Promedio
  • Así como una hoja para realizar la comparación entre los diferentes métodos.

El cuadro resultante se conoce bajo el nombre Kardex de Valoración.

 

Cálculo del Punto de Equilibrio.

El punto de equilibrio, en términos de contabilidad de costos, es aquel punto de actividad o volumen de ventas, donde los ingresos totales son iguales a los costos totales, es decir, el volumen de actividad donde no existe ni beneficios ni pérdidas.

El desarrollo teórico del concepto, así como sus variadas enseñanzas y consecuencias se encuentra en mi presentación en SlideShare® “Análisis del Punto Muerto”

Espero que estas tres hojas de cálculo sean de gran utilidad, tanto para mis alumnos como para pequeños empresarios y autónomos que se decidan a ponerlas en práctica.

Análisis del Punto Muerto de la Empresa

El estudio del Punto Muerto, o Punto de Equilibrio de la Empresa se basa en el efecto de Apalancamiento Operativo que producen los costes fijos sobre la rentabilidad de la empresa, a medida que ésta va aumentando su volumen de ventas.

El uso de esta herramienta de análisis está muy extendido en la empresa, desde las más grandes hasta las más pequeñas, dada su relativa facilidad de cálculo; pero lo que he observado durante muchos años, y en muy diversas situaciones, es un sistemático error de concepto en su aplicación: su utilización como predictor de futuros beneficios.

Como todos sabemos, en el largo plazo todos los costes son variables. Sin embargo, el análisis del Punto Muerto, parte de la clasificación de algunos costes como fijos. Esto nos está diciendo claramente que esta herramienta es una herramienta de gestión para el análisis a corto plazo, por lo que no se puede utilizar para hacer proyecciones a largo plazo.

Otra cuestión es utilizar el análisis para la toma de decisiones hoy, que afectarán y conformarán el futuro de la empresa, y decidir si ese es el futuro deseado o no.

Simultáneamente, aunque esto no se pueda llamar error, he observado que la mayoría de las empresas se conforman con utilizar este análisis como el cálculo simplista de la cifra del Punto de Equilibrio -es decir, aquella cifra de facturación para la cual los beneficios son nulos-, sin extraer de él todas las posibilidades, consecuencias y enseñanzas que es posible deducir.

Por ejemplo, un Punto Muerto bajo indica una fácil cobertura de los costes y gran flexibilidad para soportar reducciones del nivel de la actividad sin que la empresa entre en pérdidas. Así, toma un especial interés la relación existente entre el Punto Muerto, (PM) y el Margen de Contribución, (MC%), (donde CF = Costes Fijos):

PM = CF / MC%

De esta expresión se deduce que toda variación en un sentido del Punto Muerto ha de ser compensada con una variación en sentido inverso del MC%.

Pero no sólo eso, también podemos extraer lo siguiente:

1.- Si el Punto Muerto es grande y el MC% es pequeño, variaciones pequeñas en valor absoluto del MC%, tendrán como consecuencia grandes variaciones, en valor absoluto, del Punto Muerto.

2.- Si el Punto Muerto es pequeño y MC% es grande, variaciones pequeñas en el Punto Muerto tendrán como consecuencia grandes variaciones en el MC%.

Conseguir un Punto Muerto bajo es un objetivo deseable por la empresa, ya que significa que ésta puede afrontar los costes fijos con un nivel de producción o ventas pequeño, o con una reducida utilización de su capacidad productiva.

¿Cuáles son los factores determinantes del Punto Muerto? Claramente, los que intervienen en su cálculo:

 Los Costes Fijos.

 Los Costes Variables.

 El Precio.

 La composición de la gama de productos vendidos.

Toda variación de los costes fijos supone una variación en el mismo sentido y de la misma magnitud, absoluta o relativa, del Punto Muerto.

Al disminuir (aumentar) los costes variables, disminuyen (aumentan) los costes totales con lo que, a igualdad de ingresos, se incrementan (disminuyen) los beneficios.

La variación de la gama de productos afecta al beneficio global (excepto en el caso de que los diversos productos tengan todos el mismo M%), y al punto de equilibrio global de la empresa.

El conocimiento de los márgenes de contribución de los diferentes productos ayuda a la adopción de decisiones empresariales, como:

a.- Qué productos incentivar y cuáles desincentivar.

b.- Si una línea de productos debe ser eliminada o no.

c.- Acciones comerciales para incentivar el aumento del volumen de ventas.

d.- Dumping (precios inferiores al coste total): Por encima del punto de equilibrio cualquier venta a precio superior a los costes variables incrementa el beneficio.

Para terminar, vuelvo al principio del artículo, si no se quiere caer en un error en la utilización del análisis del Punto Muerto, hay que partir del reconocimiento de que éste tiene unas limitaciones de uso, que vienen dadas por el hecho de que la herramienta acepta unas premisas simplificadoras, que no se dan en la vida real de las empresas, a saber:

a.- Utiliza datos del pasado para predecir el futuro.

b.- No contempla la existencia de economías de escala.

c.- Considera los gastos variables como proporcionales al nivel de actividad.

d.- Existen unos costes fijos sea cual sea el nivel de actividad.