Tiempos de crisis: Implantación de Herramientas imprescindibles en las Pymes

La propagación del coronavirus ha desatado una crisis sin precedentes en la que a muchos emprendedores les está costando ver la luz al final del túnel.

Pero adoptando las medidas adecuadas, muchas pymes no sólo conseguirán superar los obstáculos, sino que podrán salir reforzadas. «No hay que dejarse llevar por el desánimo, esto va a pasar. Eso sí: hay que hacer planes para reducir el negocio, gestionar la ansiedad de los equipos y minimizar los gastos, teniendo en cuenta que puede que dure más de lo previsto», señala Miguel Arias, emprendedor y director de Telefónica Open Future. «Es importante la frugalidad inteligente, reducir los gastos superfluos y mirar la caja con más cuidado».

Cuando la competencia aumenta y la crisis desacelera los negocios, se vuelve esencial agilizar los procesos y operaciones, aun para las organizaciones más pequeñas. ERP es una potente plataforma que constituye una solución de gestión empresarial que integra todas las áreas de negocio de la empresa. Se compone de módulos específicos para cada área de actividad de negocio como son la Contabilidad y Finanzas, Compras, Ventas, Almacén y Fabricación, y de una serie de módulos de gestión avanzada en el entorno del CRM, Gestión de Proyectos, Contratos, Gestión Laboral y de Recursos Humanos, Gestión Documental, Tesorería y Business Intelligence.

Se han realizado numerosos estudios sobre las ventajas del ERP y la conclusión ha sido que las organizaciones con las mejores prácticas de ERP superan aquellas que no han invertido en esta clase de software, sobre todo en lo que respecta al crecimiento de márgenes, el servicio a clientes, el inventario, la productividad y los ciclos de tesorería. Las pymes están empezando a ver estos beneficios y a considerar que un ERP es una herramienta indispensable para su gestión.

¿Pero qué son las soluciones ERP? Son sistemas informáticos que gestionan los datos de un modo estructurado, permitiendo a las pymes un control más eficiente en sus procesos. Proveen acceso en tiempo real a todos los procesos, permitiendo modernizar las estructuras administrativas y centralizar el control y la gestión de la información. Asimismo, posibilita la reducción de costes y los tiempos en los procesos clave del negocio. Las soluciones de ERP dirigidas a las empresas más pequeñas son escalables y con presupuestos que se ajustan a sus economías y necesidades.

La situación que estamos viviendo en el día a día con continuas desaceleraciones, puede hacer pensar que no es el mejor momento para invertir en un sistema, pero es exactamente al revés, porque la implementación de un sistema consume muchas horas de recursos internos y genera sobrecarga de trabajo, por lo que es mejor hacerlo en un momento de baja actividad. Un informe de Sage revela que el 68% de las pymes no recuperará su facturación previa a la Covid-19 hasta 2021. Y analiza, además, qué pasos imprescindibles debe tomar para enfrentar los principales riesgos que se avecinan.

El consejo del gerente de SAP Martín Saludas, es que las pequeñas y medianas empresas elijan soluciones escalables, que puedan adaptarse a otros sistemas. Además deben seleccionar productos que cuenten con soporte y servicio técnico, y que sean fáciles de utilizar. Pero también es fundamental no limitarse a pensar sólo en el presente, sino también a futuro para no desaprovechar la inversión.

El valor de un ERP radica en su integración en la empresa y los resultados obtenidos durante su uso. Así que ¿por qué no empezar con una solución moderna, bien integrada y que cubre el 80-85% de las necesidades funcionales de la empresa? Todos sabemos que el último tramo es de lejos el más costoso y seguramente el que tiene el retorno de la inversión más dudoso, ¿por qué buscar la perfección cuando conseguir el 85% ayudaría a dar un paso de gigante hacia la eficiencia? Así que, con un sistema estándar para que pueda empezar, la ejecución se reduciría en gran medida.

Un ERP bien integrado hará que sus procesos sean más fluidos de forma inmediata, mejorará la colaboración multi-funcional, reducirá los costes de operación y lo más importante, ayudará a entender lo que realmente se necesita en el siguiente paso.

¿Cuál es el mejor ERP para una Pyme? Pues obviamente depende mucho del tipo de negocio. Para tomar la mejor decisión será necesario hacerse las siguientes preguntas:

  1. ¿El ERP cumple con las funcionalidades que necesita la Pyme?
  2. ¿El ERP está programado en un lenguaje de programación conocido y estándar?
  3. ¿Existen varias empresas solventes que puedan ser proveedoras de ese ERP?
  4. ¿Existen empresas implantadoras profesionales cerca de la Pyme?
  5. ¿Se pueden migrar fácilmente los datos?
  6. ¿El ERP se actualiza sin dificultad?
  7. ¿Cuál son los SLAs, acuerdos de nivel de servicio del proveedor?
  8. ¿Cuál es el Coste Total de Adquisición?

En resumen, las pymes deben actuar como grandes empresas en la forma de conducir su negocio. Hoy no se opera sólo en un área geográfica limitada, sino en un mercado global. Por eso el ERP se está transformando en una herramienta no sólo de supervivencia, sino también una aliada fundamental para lograr ventajas estratégicas.

La urgente digitalización de las Pymes.

Sociedad, empresas e instituciones se encuentran ante un proceso continuo de innovación tecnológica que presencian desde hace muchos años atrás, y en el que continúan inmersos en la actualidad.

Ahora también, la digitalización está siendo asumida por gran parte de las pymes, el principal músculo productivo en España.

España es un país de pymes y micropymes, según los últimos datos del Directorio Central de Empresas del INE, en el que el 83% de las 3,2 millones de empresas de España tiene dos o menos asalariados. Por su parte, la Dirección General de la Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa señala que el 95,8% de las empresas tienen nueve o menos empleados, frente al 92,4% del conjunto de la Unión Europea.

En consecuencia, al afrontar el reto de la digitalización, en el que todos los países se juegan gran parte de su futuro económico y laboral, el énfasis debería estar sobre estas empresas, que no tienen ni el músculo financiero ni los recursos humanos para desarrollar grandes cambios. ¿Cómo solucionar este problema?

Gran parte del debate celebrado en la Fundación Ramón Areces, giró en torno a esta pregunta. Porque, dada la velocidad de los cambios que están provocando tecnologías como blockchain, el internet de las cosas, las impresoras 3D, “no estamos preparados para dar las respuestas correctas para todo lo que está sucediendo; es más bien el momento de plantearnos las preguntas más pertinentes”, en palabras de Carsten Sorensen, profesor asociado de Sistemas de Información e Innovación de la London School of Economics.

La llegada de la pandemia provocada por el Coronavirus está provocando que las pymes hayan tomado conciencia de la digitalización como un factor clave dentro de su empresa para poder sobrevivir en el nuevo paradigma laboral y económico. El escenario actual ha obligado a pequeñas y medianas organizaciones a dar un giro en su estrategia y actualizarse en todas sus áreas y niveles para poder seguir adelante.

Pero vayamos a cómo pueden acceder las Pymes a estos niveles de implantación tan necesarios y rigurosos. Por un lado, existen ayudas para proyectos de cooperación empresarial para implantar soluciones innovadoras que apliquen las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) a la mejora de la competitividad relacionada con la llamada Industria 4.0 Estas iniciativas deberán estar relacionadas con la mejora de la gestión empresarial en el ámbito de la movilidad; o ser proyectos ciberfísicos aplicados a los diferentes ámbitos de la fabricación avanzada 4.0, ciberseguridad y comunicaciones, cloud computing, big data y analítica avanzada, robótica, realidad virtual, visión artificial, etc.

Por otro, ayudas para iniciativas de implantación de comercio electrónico y la adopción de soluciones empresariales en la nube en los diferentes ámbitos de gestión de una pyme. Los proyectos de comercio de electrónico deberán desarrollarse sobre sistemas estándar y estar adaptados para dispositivos móviles.

“La digitalización no es algo opcional, es una obligación”, comentó Alejandro Tosina, director de Economía Digital en Red.es, organismo público dependiente del Ministerio de Industria, Energía y Agenda Digital. Tosina recalcó un estudio de la Comisión Europea que afirma que las pymes digitalizadas aumentan su producción un 10% y lamentó el reducido tamaño de gran parte de las empresas españolas.

José Luis Zimmermann, director general de Adigital, incidió en la misma idea con una curiosa metáfora: “España tiene grandes infraestructuras tecnológicas, pero no tiene grandes empresas en el sector. Es como si una ciudad tuviese un estadio de fútbol gigantesco en el que jugasen equipos muy pequeñitos”.

Captar talento es clave, pero no es la única clave. “En su transformación digital toda empresa debe tener en cuenta cuatro ámbitos: el talento, la innovación, la financiación y la regulación. Y para nosotros el más importante de estos ámbitos es la regulación”, dijo Zimmermann. “Sin una legislación que entienda las nuevas realidades, una ‘smart regulation’, Europa no tiene nada que hacer”.

El concepto de digitalización no es sinónimo de deshumanizar. Herramientas digitales que desempeñan estas funciones acompañan a los trabajadores para que ellos puedan centrarse en otras cuestiones. Supone una mayor productividad ya que el músculo trabajador que se encargaba de ello con anterioridad, puede centrarse en desempeñar funciones que vayan íntimamente relacionadas con el trabajo de la compañía, lo que va ligado directamente con un aumento en su producción y, por ende, en su facturación.

Ese interés general, entendido desde un ámbito laboral y económico, es el que debería impulsar esfuerzos públicos y privados para digitalizar la economía española, un objetivo casi coincidente con digitalizar las pymes españolas.

La Comisión Europea calcula que hasta finales de 2020, hay una bolsa de cerca de un millón de puestos de trabajo relacionados con las TIC que la Unión necesita cubrir. Son los empleos que creará la digitalización, que también destruirá otros. Las pymes aún están a tiempo de decidir en qué lado de la balanza están.

Gestión documental en la nube.

Carpetas creadas en el escritorio que actúan como cajón de sastre o archivadores apilados en una estantería en el caso de los todavía muchos negocios que no han digitalizado sus procesos e información. La transformación digital pasa por la automatización del archivo documental y en este sentido la tecnología en la nube de la que se sirven los actuales gestores documentales es toda una oportunidad. En qué consiste la gestión documental.

El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un un territorio muy amplio; desde la creación del propio documento hasta la modificación, el almacenamiento, su consulta o incluso la destrucción del mismo. Un buen gestor documental contribuye a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos, ante la demanda en el seno del negocio.

Los actuales sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.

La aparición de la ISO 15489-1:2001 y su definición de la gestión documental como proceso para controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos ha dado lugar a la concienciación de esta necesidad y la adopción de prácticas entre autónomos y empresas. De hecho, la implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad pero es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar. Uso del gestor documental, más que una necesidad, casi una obligación

¿Qué empuja a un negocio a digitalizar sus procesos incluidos los que tienen que ver con el archivo y organización documental?

  • Competitividad: La gestión documental basada en el papel está obsoleta. La automatización acorta los tiempos de respuesta y eso es algo contra lo que debes luchar en igualdad de condiciones.
  • Imperativo legal: Estamos en la era de la comunicación digital, una comunicación que no solo compete al ámbito empresarial o mercantil sino que trasciende a todo. Es la era del 4.0. La factura electrónica
  • Ahorro potencial: Según Digitalium el potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70% y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
  • Respeto por el medio ambiente: El concepto de responsabilidad social corporativa ha dado lugar a la concienciación sobre el medio ambiente.

Las bondades de la gestión documental en los negocios.

  • Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.
  • Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
  • Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
  • Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
  • Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
  • Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
  • Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
  • Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
  • Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

Las 12 características de un vendedor profesional.

Al escuchar la palabra vendedor, a la gente se le vienen 2 cosas a la mente: Unos piensan en el típico vendedor que quiere entrar a la oficina directamente y nos suelta un largo discurso acerca del producto o servicio que representa; y otros piensan en el amable empleado de una tienda que hace lo imposible por hacernos felices.

FUENTE: Maria Jesús Tormo

Cómo hacer una matriz de análisis DAFO de una Empresa.

En el análisis inicial de una empresa, hay un elemento que no puede faltar y consiste en hacer un análisis DAFO que nos permita disponer de una foto de la situación actual del negocio.

En esta completísima guía aprenderás todo lo necesario sobre el análisis DAFO y las aplicaciones futuras en tu estrategia de marketing de un negocio y también como utilizar este DAFO para potenciar tu marca personal como profesional.

FUENTE: MARKETING&WEB