Ventajas de la Factura Electrónica

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La factura es el documento protagonista y nuclear de la empresa. Las facturas son los documentos indicativos de los ingresos, gastos y compras de la empresa.

La orden de la Unión Europea a los países miembros de modificar determinadas normativas en aras de una legislación armonizada en varios aspectos ha llevado al Gobierno a aprobar el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, (BOE 289 de 1/12/12) por el que se establece el nuevo Reglamento que regula las obligaciones de facturación. Estas obligaciones afectan principalmente a los tipos de factura, los plazos para su emisión y a la normativa sobre las facturas electrónicas. Desde entonces, en España, sectores como el retail, la hostelería, la restauración, y también el sector turístico, han alcanzado una gran implantación de la factura electrónica. De hecho, la industria turística española es un referente en la implantación de la factura electrónica a nivel mundial.

La posibilidad que ofrece la nueva normativa de sustituir las facturas en papel por las electrónicas y de transformar, mediante Digitalización Certificada, en ficheros digitales las que se reciben en papel, nos brinda una gran oportunidad.

Las principales razones son el ahorro y la eficiencia. La digitalización del proceso de facturación aporta múltiples beneficios a las empresas: automatización de procesos manuales, reducción de errores, aumento de la productividad, control documental, desmaterialización del papel, archivo de facturas y, por encima de todo, una mayor eficiencia en los cobros, a través de procesos de pago automáticos que consiguen reducir los tiempos medios de cobro. Adicionalmente, destaca la eficiencia de los trabajadores, que se liberan de tareas rutinarias para dedicarse a trabajos de mayor valor añadido.

La factura electrónica es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero conserva su mismo valor legal. Es, por tanto, un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos.

La factura electrónica debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmada mediante firma electrónica y ser transmitida de un ordenador a otro con el consentimiento del receptor de la misma.

Los elementos principales de la eFactura son:

  • Integridad del contenido. La información no puede ser manipulada.
  • Autenticidad de su origen. Es necesario que se permita verificar la identidad del emisor.
  • No repudio. El emisor que ha firmado una factura no podrá negar su existencia y validez legal.

Las obligaciones del emisor son:

  • Obtener el consentimiento previo del receptor.
  • Garantizar la autenticidad del origen y la integridad, mediante el uso de firma electrónica.
  • Almacenar copia de las facturas (matriz).
  • Acceso completo a los datos.

Las obligaciones del receptor son:

  • Disponer software necesario para la validación de la firma electrónica.
  • Almacenar la factura recibida en su formato original.
  • Acceso completo a los datos.

Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros). Es necesario una transmisión telemática. Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica

reconocida.

El formato Facturae es el elegido por La Administración Pública y el Centro de Cooperación Interbancaria (CCI). Es el que exige la Administración como “obligatorio” para que le facturen sus proveedores y el adoptado por la gran

Banca y Cajas de Ahorros, por lo que se estima se convertirá en el estándar del mercado.

El Formato Facturae es un formato público y estructurado, es un XML y carece de imagen como tal, pero que es más ventajoso para el receptor que los formatos de imagen, porque siempre que se disponga de una herramienta adaptada a su manejo, el archivo de las facturas será automático e incluso en algunos casos la contabilización.

Si bien el sector privado siempre va varios pasos por delante del sector público, la facturación electrónica en la administración pública es una realidad. La directiva europea 2014/55/EU obliga a todas las administraciones públicas a estar preparadas para recibir y procesar facturas electrónicas siguiendo el estándar europeo EN16931. Aunque esto no implica todavía ninguna obligatoriedad en el uso de la e-factura entre empresas privadas, sí que es un paso más para afianzar su uso. De hecho, según la Agenda Digital de Europa, la facturación electrónica es una prioridad política.

Si bien es cierto que cuando pensamos en digitalizar nuestro negocio priorizamos los procesos de ventas, la realidad es que la factura electrónica es el elemento clave para digitalizar el back office de las empresas y completar así el cambio tecnológico necesario para afrontar el futuro que será tecnológico o no será.

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