Gestión documental en la nube.

Carpetas creadas en el escritorio que actúan como cajón de sastre o archivadores apilados en una estantería en el caso de los todavía muchos negocios que no han digitalizado sus procesos e información. La transformación digital pasa por la automatización del archivo documental y en este sentido la tecnología en la nube de la que se sirven los actuales gestores documentales es toda una oportunidad. En qué consiste la gestión documental.

El ciclo de la vida de los documentos se convierte en la base para la gestión de los documentos que abarca un un territorio muy amplio; desde la creación del propio documento hasta la modificación, el almacenamiento, su consulta o incluso la destrucción del mismo. Un buen gestor documental contribuye a dar una respuesta casi automática, especialmente en el caso de los gestores tecnológicos, ante la demanda en el seno del negocio.

Los actuales sistemas de gestión documental que utilizan la tecnología Cloud Computing o en la nube destacan por su labor clasificación, evaluación y asignación de metadatos unido a la documentación de todos los procesos.

La aparición de la ISO 15489-1:2001 y su definición de la gestión documental como proceso para controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos ha dado lugar a la concienciación de esta necesidad y la adopción de prácticas entre autónomos y empresas. De hecho, la implementación de sistemas de gestión documental no está reñido con el tamaño de la actividad pero es conveniente una valoración sobre el tipo de empresa donde se van a instaurar. Uso del gestor documental, más que una necesidad, casi una obligación

¿Qué empuja a un negocio a digitalizar sus procesos incluidos los que tienen que ver con el archivo y organización documental?

  • Competitividad: La gestión documental basada en el papel está obsoleta. La automatización acorta los tiempos de respuesta y eso es algo contra lo que debes luchar en igualdad de condiciones.
  • Imperativo legal: Estamos en la era de la comunicación digital, una comunicación que no solo compete al ámbito empresarial o mercantil sino que trasciende a todo. Es la era del 4.0. La factura electrónica
  • Ahorro potencial: Según Digitalium el potencial de ahorro al implementar soluciones de automatización documental asciende a un 70% y afectan a los costes indirectos, es decir, productividad, tiempo de archivo, espacio físico…
  • Respeto por el medio ambiente: El concepto de responsabilidad social corporativa ha dado lugar a la concienciación sobre el medio ambiente.

Las bondades de la gestión documental en los negocios.

  • Documentación duplicada, capacidad limitada de almacenamiento, lagunas en la seguridad, falta de visibilidad….el gestor documental elimina prácticamente de raiz todas estas problemáticas y ofrece razones de sobra para decantarse por su puesta en marcha si es que aún no lo disfrutas.
  • Mejora la productividad y la eficiencia: La ardua tarea de búsqueda documental lleva tiempo; pues bien, el gestor documental permite la localización del documento de forma rápida y sencilla ahorrando tiempo.
  • Evita pérdidas de información valiosa: Pymes y autónomos dominan información personal y delicada de clientes que en caso de pérdida podría originar un gran embrollo burocrático y sanciones económicas.
  • Aumenta la seguridad: Los softwares de gestión documental permiten incluir claves de permiso para acceder a la información.
  • Mejora la relación con clientes y proveedores: La gestión documental ayuda a aspectos tan sencillos como recordar a golpe de clic el plazo de pago a un proveedor o los últimos pedidos de tu cliente más fiel. Además, digitalizar y capturar datos mejora seis veces los tiempos de respuesta a clientes. Con un buen programa de gestión documental no se te escapará ni un detalle de tus relaciones mercantiles.
  • Optimiza las relaciones interdepartamentales: La falta de una comunicación fluida afecta tanto a grandes como a pequeños negocios. La posibilidad de acceder al instante a información común a varios responsables del negocio facilita la fluidez en las relaciones.
  • Elimina los problemas de almacenamiento: Más de un 15% de la dimensión de una oficina es utilizado para este fin pero con la implantación de un programa de gestión documental el espacio no supone un problema y el saber no ocupa lugar.
  • Ahorro de costes: El gestor documental ya no es un sistema novedoso. A partir de la creciente digitalización de las dinámicas empresariales el coste de implementar esta tecnología es asumible. Los precios varían en función del volumen documentos y el espacio necesario.
  • Controla de la información: Cualquier modificación, cambio o revisión del documento se registra, dificultando acciones deshonestas.

Por tanto, la gestión documental en la nube es sinónimo de hacer más con menos, una apuesta segura, una inversión rentable.

¿Qué medidas trae la nueva ley de autónomos?

La Comisión de Empleo del Senado aprobó el 11 de octubre de 2017 la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo sin variaciones respecto al texto que le había remitido el Congreso de los Diputados en julio. Se trata de una Ley que introduce importantes novedades respecto a las cotizaciones, gastos deducibles y bonificaciones de los autónomos, así como medidas para favorecer la contratación y la conciliación familiar.

Esta nueva Ley, que entró en vigor el 25 de octubre, incluye importantes novedades para los autónomos. Desde el bufete Jausas, enumeran y explican los cambios más relevantes:

  • Ampliación a 12 meses el período de duración de la “tarifa plana”, frente a los 6 actuales, y se reduce a 2 años, frente a los 5 actuales, el requisito de no encontrarse previamente de alta en el sistema de Seguridad Social para aquellos trabajadores que reemprendan su actividad por cuenta propia.
  • Se rebaja a la mitad el recargo por retraso en el abono de las cuotas dentro del primer mes natural siguiente al del vencimiento del plazo.
  • En los supuestos de pluriactividad, la devolución del exceso de cotización realizado por el trabajador autónomo se realizará de oficio por la Tesorería General de la Seguridad Social.
  • Los trabajadores autónomos podrán modificar la base de cotización por la que viniesen obligados a cotizar hasta cuatro veces al año.
  • Se permitirá que hasta tres altas y tres bajas en el RETA dentro de cada año natural tengan efectos desde el momento de inicio o de cese en la actividad, en lugar de por meses completos.
  • Compatibilidad entre la pensión de jubilación y el trabajo autónomo: Si se acredita tener contratado, al menos, a un trabajador por cuenta ajena, la cuantía de la pensión de jubilación compatible con el trabajo autónomo alcanzará al 100%.
  • Nueva bonificación en la cuota empresarial a la Seguridad Social del 100% durante un período de 12 meses: se dará en el supuesto de contratación indefinida por parte del trabajador autónomo de su cónyuge, ascendientes, descendientes y demás parientes por consanguinidad o afinidad, hasta el segundo grado inclusive.
  • Se incrementa de 7 a 12 años la edad de los menores a cargo que posibilitan el acceso a la bonificación, por un plazo de hasta 12 meses, del 100% de la cuota de autónomos por contingencias comunes.
  • Nueva bonificación para las trabajadoras autónomas que vuelvan a realizar una actividad por cuenta propia en los 2 años siguientes de haber cesado su actividad por maternidad, adopción, guarda con fines de adopción, acogimiento o tutela. La cuota por contingencias comunes quedará fijada en 50 euros mensuales durante los 12 primeros meses (o del 80% en caso de que hubiesen optado por una base superior a la mínima).
  • Se incluye dentro del concepto de accidente de trabajo, el accidente in itinere.
  • Asimismo, la nueva Ley de Autónomos introduce modificaciones en la Ley del IRPF, que entrarán en vigor el 1 de enero de 2018, con la finalidad de aclarar la dedución de los gastos en los que incurren los autónomos en el ejercicio de su actividad.
  • En los casos en los que los autónomos afecten parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de su actividad económica, los gastos de suministros, como el agua, gas, electricidad, telefonía e Internet, podrán deducirse en un 30% de la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total.
  • Los gastos de manutención de los autónomos incurridos en el desarrollo de la actividad serán deducibles con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para los trabajadores y siempre que se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago.

Además, las asociaciones de autónomos pasarán a tener un papel más importante y se considerarán de utilidad pública. También serán incorporadas en el Consejo Económico Social y en el Consejo del Trabajo Autónomo.

Big Data y Seguridad de los datos en las Pymes.

El mundo moderno se ha construido sobre los cimientos de los datos. Prácticamente cualquier aspecto de nuestras vidas se ve influido por la capacidad de las organizaciones para organizar, interrogar y analizar los datos.

Los conceptos Big Data e Internet de las cosas (IoT) implican centros de datos, actividad en las redes sociales, aplicaciones en la nube, sensores y dispositivos móviles, datos de usuarios y contraseñas, etc… Todos aquellos dispositivos conectados o datos almacenados en la red son susceptibles de ser atacados, pues la seguridad absoluta en informática no existe. Siendo conscientes de esto, ya es decisión de cada uno valorar qué parte de su vida y de sus datos está dispuesto a mantener online, ceder para su uso o proteger a toda costa

Para beneficiarse del Big Data el primer paso que debemos dar es la gestión de los datos. Hay que tener acceso a los datos, organizarlos y elegir los más útiles. Encontrar una herramienta que lo haga de modo seguro suele ser uno de los primeros inconvenientes con los que se topan las empresas que quieren abordar un proyecto que precise partir del análisis de datos para tomar mejores decisiones.

Las oportunidades de mejora que ofrece el Big Data son reales en todas las organizaciones empresariales, pero su complejidad y necesidades cambiarán en función de su tamaño y de cómo gestionen la protección, posesión y anonimización de la información.

En este contexto, las empresas necesitan especialmente dominar el Big Data, aprovechar su valor y hacer frente a los desafíos de seguridad que puedan plantearse. Un fallo de seguridad en el mundo digital, el hackeo de cualquier plataforma, sistema, aplicación o herramienta online, supone un motivo de falta de credibilidad y desconfianza hacia el proveedor del servicio, pero sobretodo una alerta inmediata por saber qué información han conseguido los ciberdelincuentes durante su ataque.

Asegurar la máxima protección de los datos es un elemento básico en cualquier proyecto Big Data. Pese a todo tipo de protocolos de seguridad, los hackers han llegado a irrumpir en el sistema de mensajes utilizado por bancos internacionales y compañías en todo el mundo para transferir dinero, en las bases de datos de populares empresas de juguetes electrónicos donde se guardan las sesiones de juego de nuestros hijos, o en las plataformas de citas online que además de información de identificación personal recogen perfiles sexuales.

Las empresas deben invertir en seguridad de datos en función de lo valiosos, sensibles o críticos que sean éstos, porque constituyan un importante activo de la empresa, sensibles según el acceso que a ellos se tenga; y críticos porque resulten indispensables para los negocios de la empresa. Cuidar la información, pasa por implementar estrategias para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de dicha información.

En los procesos Big Data es imprescindible equilibrar la seguridad y la privacidad. La sensación que tienen más del 90% de los consumidores es que han perdido el control de sus propios datos, que ya no son sus dueños. Para ganar la confianza, la empresa tiene que hacer un uso transparente de los datos y tiene que hacer un uso consentido de los datos, es decir, debe solicitar siempre el consentimiento del usuario y éste debe asumir que da ese consentimiento.

Las redes sociales, la nube, el IoT y el Big Data están provocando un intercambio de información personal sin precedentes. La Ley española recoge el derecho fundamental a la protección de datos personales. La LOPD obliga a todas las personas, empresas y organismos, tanto privados como públicos, que dispongan de datos de carácter personal, a cumplir una serie de requisitos y aplicar determinadas medidas de seguridad en función del tipo de datos que manejen, su origen, características del tratamiento, tipo de instalaciones y soporte en los que se almacenen, etc.

Actualmente, pocas empresas se están beneficiando plenamente del Big Data, pero esto cambia rápidamente conforme el poder de Big Data para transformar las empresas y generar ingresos se comprenda mejor. Estos sistemas tienen el potencial y la vocación de ser instrumentos clave en el ciclo de vida de productos y servicios por parte de las compañías e instituciones públicas y en ese sentido son claves para su competitividad futura. Por tanto deben tener el tratamiento igual en términos de Seguridad que cualquier otro sistema critico para una empresa dotándolo de la protección adecuada desde el punto de vista del control de acceso y de la propia seguridad de los datos almacenados.

Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y PYMES.

Los autónomos y las pymes están obligados a cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos, más conocida como LOPD, cuando recaben en sus negocios datos de carácter personal, entendidos éstos como todos aquellos que identifiquen a una persona física. En este post están las claves que deben guiar la aplicación de la LOPD en los negocios.

Finalidad de la LOPD. Esta Ley tiene como finalidad garantizar la protección y buen tratamiento de datos de carácter personal. Estos datos se dividen en tres niveles.

  • Nivel básico: Datos identificativos, como el NIF, NºSS, nombre, apellidos, dirección, teléfono, firma, imagen, e-mail, nombre de usuario, etc…
  • Nivel medio: Datos a cerca de infracciones administrativas o penales, solvencia o crédito, datos tributarios o de la Seguridad Social, datos de prestación servicios financieros, y datos referentes a la personalidad o comportamiento de las personas, etc…
  • Nivel alto: datos a cerca de ideología, religión, creencia, origen racial, salud, vida sexual o violencia de género.

El responsable de estos datos y de su tratamiento será la persona que decida sobre la finalidad, el contenido y el uso del tratamiento de los datos personales. Y por tanto será sobre quién recaerán las obligaciones establecidas por la LOPD, y quien deberá hacer que se cumpla la Ley.

Entre los deberes del responsable estarán:

  • Inscripción de ficheros; ante el Registro General de Protección de datos.
  • Calidad de los datos. Que estos sean adecuados y veraces.
  • Deber de guardar secreto.
  • Deber de informar y obtener consentimiento para la recogida y tratamiento de los datos personales.
  • Atención de los derechos de los ciudadanos.

Puesto que la LOPD tiene por objeto proteger la intimidad de las personas físicas, las personas jurídicas, no pueden beneficiarse de esta protección. Por lo que los autónomos, según la situación en la que se encuentren, les afectará de una u otra forma:

  • Autónomo administrador de una S.L. o S.A.: En este caso el autónomo, a nivel personal no tiene obligación de cumplir con la LOPD, pero sí su empresa.
  • Autónomo con actividad empresarial y personal a cargo: Tendrá que cumplir con la LOPD, al ser el responsable de los datos de carácter personal de sus empleados, además de los de sus clientes y proveedores.
  • Autónomo con actividad empresarial sin personal a cargo: Se evaluará la naturaleza del negocio y si trata datos de clientes o proveedores, de qué tipo son y si deben o no estar organizados en ficheros. Si no existen ficheros no tiene que cumplir con la LOPD. Pero si sus clientes son personas físicas, tenga que cumplir con la LOPD.

Por qué cumplir con la LOPD. En primer lugar, para garantizar que el negocio se encuentra dentro de las exigencias legales, ya que de lo contrario podrían verse afectadas las relaciones comerciales futuras.

También es necesario considerar el posible coste para la empresa si ocurre una pérdida de datos personales confidenciales, por fallos informáticos, incendios o inundaciones, pudiendo incurrir incluso en responsabilidades civiles, competencias desleales, etc…

Además si no se cumple con esta Ley nos podemos enfrentar a importantes sanciones económicas. Según la Ley 2/2011, de 4 de marzo de Economía Sostenible, sobre la LOPD, artículo 45, que modificó algunos puntos de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos, los importes de las sanciones se han reducido y quedan de la siguiente manera:

  • Las infracciones leves serán sancionadas con multas de 900 a 40.000€.
  • Las infracciones graves serán sancionadas con multas de 40.001 a 300.000€.
  • Las infracciones muy graves serán sancionadas con multas de 300.001 a 600.000€.

El tipo de infracción atenderá al nivel de datos afectado (básico, medio o alto). Y la cuantía de las sanciones se graduará atendiendo a los siguientes criterios:

  • El carácter continuado de la infracción.
  • El volumen de los tratamientos efectuados.
  • La vinculación de la actividad del infractor con la realización de tratamientos de datos de carácter personal.
  • El volumen de negocio o actividad del infractor.
  • Los beneficios obtenidos como consecuencia de la comisión de la infracción.
  • El grado de intencionalidad.
  • La reincidencia por comisión de infracciones de la misma naturaleza.
  • La naturaleza de los perjuicios causados a las personas interesadas o a terceras personas.
  • La acreditación de que con anterioridad a los hechos constitutivos de infracción la entidad imputada tenía implantados procedimientos adecuados de actuación en la recogida y tratamiento de los datos de carácter personal, siendo la infracción consecuencia de una anomalía en el funcionamiento de dichos procedimientos no debida a una falta de diligencia exigible al infractor.
  • Cualquier otra circunstancia que sea relevante para determinar el grado de anti juridicidad y de culpabilidad presentes en la concreta actuación infractora.

Además de la modificación en la cuantía de las sanciones hay otra modificación muy a tener en cuenta, y es la introducción de la figura del apercibimiento, que viene a ser una medida preventiva, frente a la multa o sanción. La Agencia Española de Protección de Datos juega un papel muy importante ya que podrá solicitar acciones correctoras en lugar de abrir directamente un expediente sancionador cuando haya infracciones leves o graves y el infractor no hubiese sido sancionado o apercibido con anterioridad, lo que supone una modificación muy importante tanto para pymes como para micropymes, ya que existirá la posibilidad de que no se llegue a abrir un expediente sancionador, y por lo tanto no tengan el consiguiente gasto que ello supondría.

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esta normativa europea ya en vigor tiene como fin aportar un único marco comunitario para la protección de datos. En este sentido, entre las nuevas prácticas que autónomos y pymes deben realizar en su negocio durante 2017 y hasta el 25 de mayo de 2018 están:

  • Procurar el consentimiento inequívoco, y no tácito, del cliente para el uso de sus datos.
  • Actualización de las cláusulas y políticas informativas en torno a la potección de datos.
  • Obligatoriedad de la figura de un delegado de protección de datos.
  • Puesta en marcha de Evaluación de Impacto en la Protección de Datos Personales (PIA).
  • Nuevos códigos de conducta para velar por la privacidad de datos.
  • Certificados y sellos de cumplimiento de la RGPD.

Pymes: Claves para la transformación digital.

La transformación digital para las Pymes ya no es una opción, y los equipos directivos se ven obligados a introducir elementos hacia la nueva era digital, en un sistema en el que la globalización, la transparencia y la inmediatez marcan el ritmo de mercado.

Las herramientas tecnológicas optimizan los resultados de las empresas, facilitan la relación con los clientes y sirven como valor diferencial ante la creciente competitividad. Analizar los datos diferencia a las compañías entre ser competitivas y rentables, o sufrir y mantenerse a flote.

¿Creemos en España en la transformación digital? La encuesta internacional realizada por Fujitsu sobre la digitalización en las empresas confirma que, en España, los ejecutivos son más pesimistas y críticos ante este nuevo contexto, aunque no tienen miedo al cambio. A pesar de que la mayoría de encuestados considera que es necesario adoptar una estrategia de transformación digital para asegurar su supervivencia en el sistema, desconoce si sus empresas están preparadas para afrontar este reto. De hecho, en 2021, el 40% de las empresas españolas no existirá tal y cómo son hoy día; y el 98% afirma que ya se han visto afectados por este proceso.

El problema principal de la digitalización en España reside en que no están aprovechando el potencial que las nuevas tecnologías otorgan para mejorar la eficiencia y productividad. Casi todas tienen sitios web corporativos y cuentas en las redes sociales, pero las soluciones cloud u otro tipo de herramientas digitales son desconocidas para la mayoría.

Lo primero que hay que tener claro es qué se quiere conseguir convirtiendo el negocio en un negocio digital. Al fin y al cabo, lo más importante es mejorar la experiencia de cliente. Es recomendable empezar con pequeños procesos, mediante proyectos pilotos, para ajustar tus objetivos. Datisa ha elaborado un documento donde aconseja que es necesario una formación digital para que puedan entender la magnitud del cambio.

Liderazgo y plan personalizado para involucrar a todas las áreas de la empresa desde el comienzo de la transformación es la clave del éxito de la implantación en las Pymes. Las Pymes que quieran transformarse digitalmente deberán tener unas prioridades establecidas y unos plazos para conseguirlas y, posteriormente, medir los resultados.

Una de las primeras cosas que se debe hacer es analizar el punto de partida, esto es, comprobar qué piensa el mundo de la Pyme en cuestión. Comprobar en Google si han hablado del negocio, de qué manera y quiénes. El mismo análisis con los competidores. En redes sociales, medir el impacto de las publicaciones para saber si se mantiene el feedback necesario con los clientes.

La supervivencia consiste en renovarse y diferenciarse, y, para ello, es necesario conocer el estado de los competidores. ¿Quiénes son? ¿Qué venden? ¿Qué les diferencia? ¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades? De esta manera, se podrá tomar mejor las decisiones pensando en el futuro del negocio digital y atendiendo a las necesidades de mercado.

Al final, la nueva economía es colaborativa, Hay que buscar aliados dentro del mundo digital para explorar nuevas fórmulas de crecimiento. Una de las claves para lograr el éxito es controlar el presupuesto porque, en un mundo hiperconectado donde todo cambia a gran velocidad, nada está garantizado.

Por último, la tecnología cambia constantemente, desaparecen redes sociales y aparecen nuevas; se crean nuevas soluciones basadas en la nube y en la Inteligencia Artificial. El Internet de las Cosas nos irá proporcionando nuevas herramientas para la transformación, por tanto, es necesario tener claro que la digitalización no son los 100 metros lisos, sino una maratón. Como empresa, debes ser capaz de generar impacto a largo plazo e ir adaptándote a las novedades. Es una carrera de fondo, sin duda.