Sistemas electrónicos de gestión de almacén para la Pyme.

La función de los almacenes de mercancías es resguardar, custodiar, controlar y abastecer materiales y productos. No obstante, a lo largo de los años el concepto de almacén ha ido evolucionando, llegando a hacer sus funciones más complicadas debido al manejo volúmenes de mercancías cada vez mayores.

Debido a esto, surgieron los sistemas de gestión de almacenes, que pretenden agilizar los procesos logísticos de esta área. Estos sistemas son de gran importancia y, a menudo, pasan desapercibidos. Por ello, en Stock logistic vamos a hablaros sobre ellos. Todos los esfuerzos que se hacen en logística, para establecer una reducción drástica de los niveles de stock, deben complementarse con una adecuada organización y gestión de almacén, como punto de partida para una adecuada política de distribución.

Los avances tecnológicos actuales en el campo del Mantenimiento, así como, la aplicación de la Robótica, y de  los Sistemas de Información, EAN, RFDI, GPS, GPRS, y WSM entre otros, han creado un campo de acción eficiente y eficaz para hacer que los almacenes constituyan una de las áreas más productivas dentro de la Cadena Logística de una empresa.

Si tenemos en cuenta que dentro de los costes logísticos de una empresa, el almacenaje y manipulación de los productos representa casi un 30% aproximadamente., es fácil comprender como la figura del Jefe de Almacén, pasa de ser un simple custodio de los productos, a proyectarse a la de un gestor de almacén, capaz de conseguir la máxima eficiencia y eficacia tanto de los recursos humanos como de infraestructura y tecnológicos que tiene a disposición, realizando una gestión de almacén óptima.

Si consideramos los tres parámetros en los cuales se fundamenta la logística del servicio:

  • Grado de disponibilidad.
  • Plazo de entrega.
  • Fiabilidad.

Podríamos decir que mientras la disponibilidad es responsabilidad de producción, la rapidez y la fiabilidad de las entregas dependen de una correcta gestión de almacén.

El problema logístico de la gestión de almacén se plantea principalmente en conseguir una gestión correcta de:

  • Los recursos empleados.
  • Evitar retrasos y colas de espera.
  • Minimizar el Lead-Time del proceso.
  • Rapidez en el servicio.
  • Reducir los costos operacionales.
  • Garantizar máxima fiabilidad.

¿Qué es un Sistema de gestión de almacén?

  • Sistema informatizado que asiste a la gestión y operación del almacén.
  • Gestiona la carga y descarga de mercancías.
  • Coordina la extracción y alimentación de las líneas de fabricación.
  • Gestiona la ubicación y desubicación de productos.
  • Adapta las operaciones ante incidencias.
  • Automatiza el intercambio de información con sistemas externos.
  • Presenta información actual e histórica.
  • Dispone la información para análisis estadísticos.

Ventajas que aporta el Sistema de gestión de almacén.

  • Stock
  • Conocimiento exacto en tiempo real
  • Gestión óptima (espacio, caducidades, cuarentenas, etc).
  • Asegura rotaciones.
  • Trazabilidad de lotes.
  • Reducción del trabajo administrativo.
  • Evita errores de carga y manejo de productos.
  • Optimiza el trabajo de los operarios

Una completa gestión de almacén y stock incluye gestión de compras, pedidos, mermas de artículos, escandallos, tallas y colores, control de ofertas por consumo, ofertas por periodos, agrupación de artículos para venta por lotes.

Si la Pyme se plantea algunas de estas cuestiones respecto a su almacén, debe saber que un Sistema de gestión de almacén (SGA) puede ayudarle no solamente a resolverlas sino a manejar de una manera simple y efectiva su almacén, mejorando su operativa y optimizando múltiples variables que redundarán en una reducción efectiva de sus costes. Al mismo tiempo estos sistemas de almacén, integrados o no con los sistemas ERP pueden también, a su vez, estar integrados con plataformas logísticas de terceros, ecommerce, etc. complementando la gestión empresarial que aporta dicho sistema ERP con funcionalidades avanzadas y específicas muy relacionadas con la logística.

Así pues, no cabe ninguna duda de las ventajas de la implantación de un sistema de gestión de almacén, con ellos se aseguran los objetivos de rapidez de las entregas, reducción de los costes y se minimizan las operaciones de manipulación y transporte.

El 54% de empresas españolas sufrió fraude económico en los últimos dos años.

El 54% de las empresas españolas asegura haber sufrido algún tipo de fraude económico en los últimos dos años, por encima de la media mundial (49%) pero un punto porcentual menos que en 2016, según una encuesta de la consultora PwC.

Desde 2009, año en el que empezó a crecer exponencialmente la detección de delitos económicos, el porcentaje de compañías afectadas ha crecido casi veinte puntos, del 35% al 54%.

El 50% de estos delitos son cometidos por personas de dentro de la organización y un 33% provienen de fuera de la compañía, mientras que el origen del 17% restante no se ha precisado.

El incremento registrado desde 2009 es consecuencia del desarrollo de las nuevas tecnologías y de una mayor implantación y efectividad de los mecanismos de detección.

Los principales delitos que sufren las empresas en España son la apropiación indebida, la corrupción, el soborno, la manipulación contable, y el ‘ciberfraude’.

El 32% de los encuestados asegura haber tenido pérdidas de entre 100.000 y un millón de dólares, es decir, entre 81.004 y 810.569 euros, como consecuencia del delito más grave experimentado en los últimos dos años, mientras que un 34% eleva las pérdidas por encima del millón de dólares.

A este impacto económico se suman los costes indirectos, entre los que se incluye el gasto de los abogados o de las investigaciones internas, y los daños que afectan a otros aspectos de la empresa, como la reputación o la percepción de los empleados.

En los últimos dos años, un 69% de las compañías españolas han aumentado el presupuesto destinado a luchar contra el delito económico y un 58% tiene previsto continuar con esta inversión durante los próximos dos ejercicios. Sin embargo, a pesar de este incremento, una de cada diez empresas españolas reconoce que, en los últimos dos años, no ha realizado ningún tipo de revisión ni de evaluación de su exposición al riesgo ante estos delitos económicos.

España se sitúa en línea con los países de nuestro entorno: el 50 % de las empresas de UK y Alemania, respectivamente, han experimentado estos ataques, en tanto que EEUU, un 53%.

“En este contexto económico y tecnológico -señala el informe-, y ante el aumento de los casos de fraude detectados y su repercusión, es indispensable, seguir desarrollando medidas de prevención que eviten los daños y minimicen la presencia de los delitos económicos en las organizaciones”. En este sentido, los expertos apuntan que “la utilización de técnicas de detección de fraude basadas en tecnologías de análisis predictivo de datos” es cada vez más relevante en la prevención y detección de delitos económicos.

Los principales mecanismos que utilizan las empresas españolas para detener el fraude y delito económico son las auditorías internas (según el 17% de las empresas en España), el análisis de datos (17%) y los canales de denuncias (14%).

Los encuestados consideran que los delitos derivados de los ciberataques van a ir ganando peso significativamente durante los próximos años, aumentando tanto en número como en impacto.

“Esto se explica por el auge de las nuevas tecnologías, las cuales han habilitado a los defraudadores a  perseguir objetivos más estratégicos, así como a aumentar la sofisticación y complejidad de sus métodos”, explica el estudio de PwC. “Este panorama reclama una nueva visión por parte de las empresas respecto a la naturaleza polifacética de las ciberamenazas”.

Protección de Datos da un ultimátum para adaptarse a la nueva Ley.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) presentó la Guía de Análisis de Riesgo y la de Evaluación de Impacto en la Protección de Datos en el marco de la inminente entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el 25 de mayo con el fin de ayudar a las empresas a consolidar la adaptación a la nueva normativa.

Las pymes que manejan datos personales deberán realizar un análisis de riesgos con el fin de establecer las medidas que sean necesarias para garantizar los derechos y libertades de los ciudadanos. Ésta es sólo una de las exigencias que encarna el nuevo Reglamento, que a menos de dos meses de su entrada en vigor, busca garantizar el correcto tratamiento de los datos personales.

En la presentación, Mar España Martí, directora de la AEPD, aseguró que “la guía descansa en uno de los principios clave del Reglamento: la responsabilidad activa. Pasamos a un cambio de modelo sustancial, basado en la reacción y en unas reglas de seguridad muy tasadas, a un modelo proactivo y preventivo”.

Entre los aspectos destacados de la presentación, Martí anunció que “los responsables deben poder demostrar siempre que las condiciones en las que se realizan los tratamientos de datos personales incluyen una constante puesta al día con respecto a las situaciones de riesgo específicas de cada caso”.

Además, se incluyen aspectos tan importantes como que una administración pública sepa con qué datos está tratando, con qué finalidad y cuál es la causa que legitima ese tratamiento, por cuánto tiempo los va a utilizar, a qué entidad se los va a transferir e incluso la cesión de datos de carácter internacional. Asimismo, la normativa añade un nuevo factor de seguridad: Los riesgos que pueda suponer para terceros o clientes en la esfera de los derechos y libertades civiles de las personas.

“La Agencia con las 10.500 denuncias que recibimos en 2017 conocemos bien el impacto que supone una vulneración de las medidas de seguridad en los derechos y libertades de las personas en aspectos como contratación irregular, inclusión indebida en los ficheros de morosidad, el atentado en Internet de temas de violación de intimidad y por eso es esencial que las empresas cuenten ya con las medidas de seguridad adecuadas. Aún sólo hemos recibido 16 notificaciones de delegados de protección de datos y 34 de ámbito privado”, advirtió Martí.

Sobre el delegado de protección de datos, será la figura sobre la que recaiga la obligación de asesorar al responsable de tratamiento, de modo que “se da un paso adelante en compliance y la lucha contra la corrupción”, afirmó.

La AEPD ya ofrece Facilita RGPD, un cuestionario online para que las pymes puedan obtener los documentos indispensables para cumplir el Reglamento.

Entra en vigor la Ley que facilitará a la pyme acceder a licitaciones.

La nueva Ley de Contratos del Sector Público entra en vigor el próximo viernes, 9 de marzo. La norma facilitará a las pequeñas y medianas empresas acceder a licitaciones de cualquier institución u organismo públicos.

Transparencia y facilitar la participación de las pymes en los concursos públicos es el objetivo. El Ministerio de Hacienda prevé crear una oficina independiente que garantice la libre concurrencia en los procedimientos de licitación.

Entre las singularidades de la ley, destaca que las empresas de nueva creación no tendrán que acreditar el haber realizado anteriormente trabajos para la administración pública si quieren acceder a un contrato. También se han reducido los años para demostrar la solvencia técnica, de 10 a 5 en contratos de obras y de 5 a 3 en los de suministros y servicios.

Se refuerza la protección de las subcontratas, eliminando una cláusula que permitía a las grandes empresas saltarse los plazos de pago. La Administración podrá pagar directamente a las subcontratas.

La nueva ley contempla incrementar la publicidad en los contratos menores y de adjudicación directa en aquellos que no superen los 40.000 euros, si se trata de contratos de obras; o los 15.000 euros, si son de suministros.

Uno de los aspectos más polémicos de la ley consiste en la modificación de obras ya adjudicadas. Hasta ahora, no se podía superar el 20% del importe ya contratado. Ahora, cualquier modificación de obra deberá ser público y otra empresa podrá recurrirlo si lo considera susceptible de una nueva adjudicación.

Según la Agencia Efe, la normativa publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) obligará a las administraciones públicas a responder a un cuestionario sobre las dificultades que han encontrado en la participación de las pymes en los concursos públicos. Deberán informar sobre el porcentaje de pymes respecto al total de licitadores participantes y de hacer propuestas encaminadas a eliminar sus dificultades de acceso a estos concursos.

El secreto de las comunicaciones en la empresa.

El Tribunal Europeo de Derechos Humanos (TEDH) considera que no hay ninguna violación de la vida privada de un empleado que fue despedido de SNCF después de que la consulta de su ordenador profesional revelara el almacenamiento de archivos pornográficos y falsos certificados llevados a cabo en beneficio de terceros. La sentencia, de 22 de febrero de 2018, expone que la legislación francesa contiene un principio destinado a la protección del empresario de poder abrir los archivos comerciales, pero no los identificados como personales.

La magistrada, Claudia Westerdiek, entiende que dicha consulta solamente respondió a un propósito legítimo de protección de los derechos del empresario, quien legítimamente puede querer asegurarse de que sus empleados utilicen el equipo informático que pone a su disposición de conformidad con sus obligaciones contractuales y la legislación aplicable.

Los tribunales franceses sostuvieron que este principio no impedía al empresario abrir los archivos en disputa, ya que no habían sido debidamente identificados como privados. Estrasburgo considera que los tribunales nacionales han examinado correctamente el motivo del demandante alegando una violación de su derecho a su vida privada. Con respecto a la aplicabilidad del artículo 8 del Convenio de Derechos Humanos, el Tribunal admite que “en esas circunstancias, los datos no profesionales, es decir, los claramente identificados como privados y almacenados por el empleado es probable que caiga dentro de su ámbito privado”. Pero matizó que “un empleado no podía usar todo un disco duro donde debe registrar datos comerciales de uso privado y que el término “datos personales” podrían estar relacionados con los registros profesionales procesados por el empleado.

Señala que la empresa tolera que sus agentes lo usen puntualmente como recurso puestos a su disposición mientras se especifican las reglas a seguir. Además, como persona jurídica de derecho público proporciona un servicio público, y goza de una garantía implícita del Estado. Dice el tribunal que “la interferencia estaba destinada a garantizar la protección de los “derechos de los demás”, es decir, los del empresario.

En nuestro país, el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, titulado Dirección y control de la actividad laboral dispone que “El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales”. Esta facultad empresarial de control de la actividad laboral, deriva de los derechos constitucionales a la propiedad y a la libertad de empresa, si bien, como también ha señalado la doctrina constitucional, el ejercicio de las facultades organizativas y disciplinarias del empresario no puede servir en ningún caso a la producción de resultados inconstitucionales, lesivos de los derechos fundamentales del trabajador.

El empresario, como titular de los medios de producción, está facultado para decidir el uso que los trabajadores deben hacer de ellos. El problema se plantea, cuando ese control empresarial incide sobre alguno de los derechos fundamentales del trabajador. Y esto es lo que puede suceder cuando lo que el empresario pretende verificar es el uso que se hace de determinados medios tecnológicos por parte de sus trabajadores, como pueden ser las comunicaciones telefónicas o las efectuadas a través del correo electrónico corporativo.

La jurisprudencia ha venido estableciendo la necesidad de ponderar la intimidad del trabajador y la legítima potestad del empresario de ordenar el uso de las herramientas de trabajo y de controlar el cumplimiento por los trabajadores de sus obligaciones.

Por ello en un primer momento se equiparó por analogía el pc del trabajador al régimen de protección establecido para las taquillas por el Estatuto de los Trabajadores. Posteriormente, superando esta analogía, se vino a establecer que el ordenador del trabajo es un espacio en el que concurren el ámbito laboral y el privado y el empresario sólo debe vigilar o controlar lo estrictamente necesario para constatar el cumplimiento por parte del trabajador de sus obligaciones laborales.

La sentencia 241/2012 del Tribunal Constitucional afronta los dos principales problemas que se plantean en estas situaciones: El derecho a la intimidad personal y el derecho al secreto de las comunicaciones.

Respecto de la intimidad personal por un lado, el Tribunal Constitucional resuelve el conflicto en el ámbito laboral determinando que “la esfera de intimidad personal está en relación con la acotación de la misma que realice su titular“, lo que trasladado al ámbito de las nuevas tecnologías de la información es tanto como decir que el trabajador sólo tendrá intimidad en su ordenador del trabajo cuando haya adoptado prácticas que garanticen dicha privacidad: borrado de cookies,  desactivación del recuerdo de contraseñas, cancelación del historial de navegación, etc.

Nuestra recomendación es definir unas políticas de uso claras por parte de la empresa, informar suficientemente a los trabajadores y extremar la diligencia en los casos de abuso del trabajador para poder contar con argumentos especialmente sólidos en la defensa del interés empresarial.