Despido procedente… Despido Improcedente…

Pongamos como ejemplo una empresa que se dedica a la asesoría fiscal, laboral, contable, jurídica y empresarial. En ella trabajan un abogado y economista  y otros trabajadores, entre los que se encuentran tres economistas, dos abogados, un diplomado en empresariales y un administrativo.

La sede de la gestoría cuenta con diez ordenadores conectados en red a través de un servidor central. Cada uno de los trabajadores de la empresa, por tanto, dispone de un terminal informático desde el que realiza su trabajo. De un tiempo a esta parte, el gerente viene notando que uno de los economistas, ha bajado notablemente su rendimiento y sospecha que, en horas de trabajo, está realizando actividades no autorizadas, ya que en algunas ocasiones, cuando ha pasado por su mesa, le ha visto visitando en Internet páginas de carácter deportivo. El gerente ha pensado que la contratación de un perito informático colegiado, al objeto de que éste analice el contenido del ordenador y determine si el empleado en cuestión está visitando páginas web en horario de trabajo, puede ser una buena idea para despedir a este empleado utilizando la fórmula del despido procedente.

¿Qué puede hacer el gerente para demostrar que su empleado no realiza las funciones que tiene encomendadas y, en horas de trabajo, se dedica a visitar páginas web de forma no autorizada?

En primer lugar, debe ponerse en manos de un perito informático colegiado que le asesore sobre la forma en que debe proceder para ejecutar con garantías el despido de su trabajador. El perito informático contratado, al ser un profesional colegiado, será un experto conocedor de la casuística técnica y legal que aplica en esta situación y recomendará la contratación añadida de los servicios de un notario.

Para mantener la cadena de custodia y que, el perito informático, como experto, no pueda ser acusado de manipular la prueba, la intervención del notario y del perito informático debe realizarse delante del propio trabajador. El día convenido, el notario y el perito informático, acompañados del gerente de la empresa, se presentarán por sorpresa en el puesto de trabajo del empleado, a fin de que él sea testigo de todo el procedimiento.

El perito informático deberá clonar, ante el notario, el disco duro del ordenador del trabajador, a fin de obtener una copia forense del mismo, para posteriormente analizar la misma al objeto de determinar si realmente el trabajador ha utilizado indebidamente el ordenador en sus horas de trabajo. Otra de las copias forenses generadas quedará en depósito notarial.

¿Podría el gerente despedir al empleado utilizando la fórmula del despido procedente, si se demuestra que ha visitado contenido no autorizado de forma continuada?

Tras la intervención del notario y del perito informático, este deberá realizar un análisis forense de la copia del disco obtenida ante notario, al objeto de determinar si el empleado navegaba por Internet de forma no autorizada en sus horas de trabajo. Una vez concluido el análisis, el perito deberá entregar un informe pericial a la gerencia, con las conclusiones del análisis, al objeto de que este pueda tomar una decisión sobre la situación del empleado.

Si las conclusiones del informe establecen que este empleado visitaba, de forma no autorizada, páginas web en su horario de trabajo, gerencia  podrá despedirle, siempre y cuando, en la empresa exista un reglamento de uso de los sistemas informáticos que impida la visita a este tipo de páginas web (STS de 26 de septiembre de 2007 y STS de 6 de octubre de 2011), así como que la gerencia de la empresa pueda también demostrar que, el rendimiento del empleado en cuestión, ha descendido de forma que tiene un impacto negativo en el negocio.

En el análisis forense practicado por el perito informático, es necesario prestar cuidadosa atención a no vulnerar la intimidad del empleado, especialmente protegida por las mencionadas sentencias del Tribunal Supremo y por la Constitución.

¿Sería suficiente la contratación de un perito informático para determinar la procedencia del despido?

No es suficiente la contratación de un perito informático, de forma que gerencia, deberá contratar también la intervención de un notario que dé fe, in situ, de las actuaciones del perito informático, relativas a la obtención de la copia forense del disco duro, siempre en presencia de ambos. Es estrictamente necesario este extremo, al objeto de conservar la cadena de custodia de la prueba sin que exista ningún lapso temporal en que ésta se encuentre bajo poder exclusivo del empresario, de forma que el empleado pudiera alegar una posible alteración o manipulación maliciosa de la misma.

Asimismo, el gerente deberá demostrar la existencia en su empresa de un reglamento de uso de los sistemas informáticos, que podrá venir recogido en el convenio colectivo al que estuviera acogida su empresa (STC 170/2013, de 7 de octubre de 2013), además de una bajada en el rendimiento que podrá ser demostrada mediante un informe pericial sobre los resultados del trabajo realizado, contratado a un perito del campo profesional del empleado, o mediante la llamada a testigos.

Finalmente, el perito informático, utilizando su copia forense generada ante notario, deberá investigar si realmente el empleado utilizaba el ordenador para fines personales o para visitar páginas web no autorizadas en horario de trabajo. El dictamen del perito informático, siguiendo los cauces procesales indicados y sumado a una demostración de que  el empleado ha bajado en su rendimiento puede utilizarse para despedir a este empleado con la fórmula del despido procedente corriendo unos riesgos mínimos para la empresa.

El punto clave del procedimiento que, como ya se ha indicado, es de vital importancia, radica en la generación de la prueba a partir del disco duro del ordenador del empleado, de tal forma que, en ningún momento y bajo ninguna circunstancia, el ordenador debe serle requisado y quedar en custodia exclusiva del empresario. Esto significa que el gerente, sin informar al empleado, debe solicitar los servicios del notario y del perito informático para que estos actúen simultáneamente y de forma coordinada el día convenido.

Cómo hacer un plan de Marketing 2.0 en las Pymes.

Hace unos meses, Oak Power hizo público un estudio donde revelaba que solamente el 55% de las pequeñas y medianas empresas españolas cuentan con un departamento específico de comunicación y marketing. Los motivos todavía sorprenden más, ya que en muchos casos los empresarios no dan demasiada importancia a estas áreas ni tampoco quieren dedicar parte del presupuesto a ellas. En este artículo explicaremos cómo implementar un plan de Marketing para pymes y por qué es importante que éstas empresas tengan un departamento específico para llevarlo a cabo. Son muchas las Pymes que inician su estrategia en social media sin tener los mínimos conocimientos, pero es conveniente hacer las cosas bien desde los inicios, para evitar mayores problemas por una falta planificación.

Por ello y antes de nada, es imprescindible elaborar un plan de social media para definir lo que se pretende hacer en las redes sociales. Es necesario organizar y planificar con antelación la presencia en redes sociales para conseguir que esta estrategia  sea efectiva y vaya en consonancia con los objetivos empresariales planteados. Las pautas para elaborar un plan de social media deben pasar por los siguientes pasos:

Análisis: Antes de comenzar en redes sociales, es necesario hacer un análisis previo de la situación de la Pyme. Definir la página web. Observar qué está haciendo la competencia en redes sociales y cuál es la situación general del sector de actividad en social media.

Definición del público objetivo: Es imprescindible definir a qué público se va a dirigir la estrategia en concreto en las redes sociales para tener claro un plan de social media efectivo.

Objetivos: Qué se quiere conseguir con la presencia en redes sociales. Éstos tienen que ser objetivos, específicos, medibles, realizables, realistas y limitados en el tiempo. Además, deben estar alineados con los objetivos empresariales. La estrategia de social media debe formar parte del plan de negocio de la Pyme

Estrategias: En éste apartado hay que definir de qué forma se va a estar en redes sociales y qué es lo que se va a ofrecer en ellas para conseguir alcanzar los objetivos planteados en el plan de social media.

Por otra parte, es necesario definir una serie de factores extraordinariamente importantes, como son:

El contenido: Se debe reflexionar sobre el contenido que se va a publicar. Es fundamental aportar contenido relevante, que aporte valor y que en buen parte sea de producción propia. Pero ante todo, que sea de interés para el mercado al que se dirige la estrategia social media.

Estilo de comunicación: Es necesario reflexionar sobre el lenguaje de los mensajes en cada uno de los medios empleados así como la frecuencia de publicación. Es importante evitar la saturación del cliente.

Selección de Plataformas: No es necesario estar en todas las redes sociales. Seleccionar las plataformas en las que realmente esté el público objetivo para rentabilizar al máximo la inversión en social media.

Definir las métricas: Es fundamental medir si las acciones llevadas a cabo en social media están siendo o no efectivas y si se acercan o no la los objetivos planteados inicialmente, para, así,  poder realizar acciones correctivas.

Aunque se trata de un esquema de Marketing en social media muy básico y elemental,  éste post ayudará a establecer las pautas y organizar las ideas y a aumentar la efectividad del plan en social media.

A pesar de que las Pymes tengan sus reticencias a la hora de implementar un plan de marketing, las Startups sí que confían en el marketing y la comunicación para darse a conocer, conseguir clientes, crecer o mantenerse en el mercado. Según el estudio de Oak Power, prácticamente el 100% de las Startups cuenta con departamento de marketing y, de hecho, el 34% de los departamentos cuenta con más de 3 profesionales, el 14% con tres, el 17% con dos y el resto con uno.

Los 7 Principios de la Gestión de la Calidad según ISO 9001:2015.

Para que un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) cumpla su función, debe ser implementado de manera sistemática, con participación de todos los integrantes de la organización y un marcado liderazgo por parte de la Dirección. La Norma ISO 9001, estándar por excelencia, en su versión 2015 nos trae 7 principios fundamentales que deben tenerse en cuenta para el correcto funcionamiento del SGC: los 7 Principios de la Gestión de la Calidad. Deben funcionar como un marco de referencia de nuestra actividad diaria. Son aspectos que parecen muchas veces triviales, obvios, pero que suelen ser difíciles de alcanzar y mantener. Enumeraremos ahora los 7 Principios, y daremos una breve explicación de cada uno.

Principio 1: Enfoque al cliente.

Un SGC busca, por sobre todas las cosas, satisfacer a un cliente. Partiendo de la base del mero cumplimiento de los requisitos, debemos trabajar en una escucha empática, conocer sus necesidades reales y superar sus expectativas.

Principio 2: Liderazgo

Ningún SGC funciona si no hay una convicción real y un compromiso incondicional por parte de la Dirección y de los responsables de las áreas. Es fundamental que exista un liderazgo que guíe a la organización al cumplimiento de los objetivos, de manera estratégica, haciendo sentir a cada integrante partícipe de los resultados.

Principio 3: Compromiso y competencia de las personas

Todas las personas aportan valor dentro de una empresa. Se debe involucrar a toda la organización en el sistema de gestión, permitiendo la participación de cada integrante en las actividades de mejora. Esto se logra a través de una formación adecuada y sistemática, para obtener la competencia necesaria para cada función. También se deben eliminar las barreras para el crecimiento, como la resistencia al cambio. Si esto está resuelto, tendremos personas comprometidas con el cumplimiento de los objetivos.

Principio 4:  Enfoque basado en los procesos

Todas las actividades de la organización deben ser analizadas como procesos que funcionan bajo un sistema interdependiente y armónico. Conocer cómo funciona cada uno de ellos y cómo interacciona con el resto, nos permite analizar su desempeño y mejorarlo.

«Si usted no puede describir lo que está haciendo como un proceso, usted no sabe lo que está haciendo.»

Principio 5: Mejora

Adoptar la mejora continua como filosofía de trabajo es indispensable para que la organización se adapte al mundo dinámico en el cual se encuentra inmersa. No solo el contexto cambia, cambian las necesidades de la organización, siempre buscamos mejorar y crecer: «hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy».

Principio 6: Toma de decisiones basada en la evidencia

Todas las decisiones que toma la organización deben estar libres de subjetividad. Para esto, al analizar una situación debemos contemplar sólo evidencias concretas, pruebas fehacientes que permitan comprender mejor las relaciones causa-efecto que gobiernan el funcionamiento de los procesos. Obviamente, existe un grado de incertidumbre en esto, pero el nivel de objetividad será mucho mayor que si nos basáramos en situaciones hipotéticas que dan lugar a ambigüedades o múltiples interpretaciones.

Principio 7: Gestión de las relaciones

Las partes interesadas influyen de determinada manera en la actividad de la organización, o se ven afectadas por ésta. Se debe dar especial atención a desarrollar la relación con todas las partes lo que resulta en un beneficio general.

Hoy estos siete principios representan los aspectos fundamentales a tenerse en cuenta para la implementación de un SGC efectivo, abarcando todos los aspectos prioritarios. Anteriormente, en la versión ISO 9001:2008 eran ocho los principios. El octavo, que no aparece actualmente, es Enfoque de sistemas para la gestión. Este aspecto ya está contemplado de manera implícita en los otros siete, por lo que se considera redundante y se eliminó.

Herramientas imprescindibles en las Pymes.

Cuando la competencia aumenta y la crisis desacelera los negocios, se vuelve esencial agilizar los procesos y operaciones, aun para las organizaciones más pequeñas. ERP es una potente plataforma que constituye una solución de gestión empresarial que integra todas las áreas de negocio de la empresa. Se compone de módulos específicos para cada área de actividad de negocio como son la Contabilidad y Finanzas, Compras, Ventas, Almacén y Fabricación, y de una serie de módulos de gestión avanzada en el entorno del CRM, Gestión de Proyectos, Contratos, Gestión Laboral y de Recursos Humanos, Gestión Documental, Tesorería y Business Intelligence.

Se han realizado numerosos estudios sobre las ventajas del ERP y la conclusión ha sido que las organizaciones con las mejores prácticas de ERP superan aquellas que no han invertido en esta clase de software, sobre todo en lo que respecta al crecimiento de márgenes, el servicio a clientes, el inventario, la productividad y los ciclos de tesorería. Las pymes están empezando a ver estos beneficios y a considerar que un ERP es una herramienta indispensable para su gestión.

¿Pero qué son las soluciones ERP? Son sistemas informáticos que gestionan los datos de un modo estructurado, permitiendo a las pymes un control más eficiente en sus procesos. Proveen acceso en tiempo real a todos los procesos, permitiendo modernizar las estructuras administrativas y centralizar el control y la gestión de la información. Asimismo, posibilita la reducción de costes y los tiempos en los procesos clave del negocio. Las soluciones de ERP dirigidas a las empresas más pequeñas son escalables y con presupuestos que se ajustan a sus economías y necesidades.

La situación que estamos viviendo en el día a día con continuas desaceleraciones, puede hacer pensar que no es el mejor momento para invertir en un sistema, pero es exactamente al revés, porque la implementación de un sistema consume muchas horas de recursos internos y genera sobrecarga de trabajo, por lo que es mejor hacerlo en un momento de baja actividad.

El consejo del gerente de SAP Martín Saludas, es que las pequeñas y medianas empresas elijan soluciones escalables, que puedan adaptarse a otros sistemas. Además deben seleccionar productos que cuenten con soporte y servicio técnico, y que sean fáciles de utilizar. Pero también es fundamental no limitarse a pensar sólo en el presente, sino también a futuro para no desaprovechar la inversión.

El valor de un ERP radica en su integración en la empresa y los resultados obtenidos durante su uso. Así que ¿por qué no empezar con una solución moderna, bien integrada y que cubre el 80-85% de las necesidades funcionales de la empresa? Todos sabemos que el último tramo es de lejos el más costoso y seguramente el que tiene el retorno de la inversión más dudoso, ¿por qué buscar la perfección cuando conseguir el 85% ayudaría a dar un paso de gigante hacia la eficiencia? Así que, con un sistema estándar para que pueda empezar, la ejecución se reduciría en gran medida.

Un ERP bien integrado hará que sus procesos sean más fluidos de forma inmediata, mejorará la colaboración multi-funcional, reducirá los costes de operación y lo más importante, ayudará a entender lo que realmente se necesita en el siguiente paso.

¿Cuál es el mejor ERP para una Pyme? Pues obviamente depende mucho del tipo de negocio. Para tomar la mejor decisión será necesario hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿El ERP cumple con las funcionalidades que necesita la Pyme?
  • ¿El ERP está programado en un lenguaje de programación conocido y estándar?
  • ¿Existen varias empresas solventes que puedan ser proveedoras de ese ERP?
  • ¿Existen empresas implantadoras profesionales cerca de la Pyme?
  • ¿Se pueden migrar fácilmente los datos?
  • ¿El ERP se actualiza sin dificultad?
  • ¿Cual son los SLAs (acuerdos de nivel de servicio) del proveedor?
  • ¿Cual es el Coste Total de Adquisición?

En resumen, las pymes deben actuar como grandes empresas en la forma de conducir su negocio. Hoy no se opera sólo en un área geográfica limitada, sino en un mercado global. Por eso el ERP se está transformando en una herramienta no sólo de supervivencia, sino también una aliada fundamental para lograr ventajas estratégicas.

Just in Time ¿Modelo para Pyme de servicios?

En tiempos recientes se ha experimentado un incremento importante y sostenido del peso de las actividades de prestación de servicios dentro de las economías de los países occidentales. No es de extrañar que los gestores de estas actividades busquen continuamente formas para mejorar su gestión. En los años setenta se experimentó -en varios casos con éxito- con la industrialización de los servicios: los casos de McDonalds y de la reorganización del First National City Bank son ejemplos clásicos usados en las Escuelas de Negocios para ilustrar este movimiento.

El Just in Time nace en Japón, donde fue aplicado por la empresa Toyota a principios de los años 50 y el propósito principal era eliminar todos los elementos innecesarios en el área de producción que incluye desde el departamento de compras de materias primas, hasta el de servicio al cliente, pasando por recursos humanos, finanzas, etc. En una nación pequeña como Japón, el bien más preciado es el espacio físico. Por ello, uno de los pilares de la nueva filosofía fue precisamente el ahorro de espacio, la eliminación de desperdicios y, en conclusión, la eliminación de la carga que supone el inventario.

Las siglas J.I.T. se corresponden a la expresión anglosajona «Just In Time», cuya traducción es «Justo A Tiempo». Y precisamente la denominación de este método productivo indica su filosofía de trabajo: «las materias primas y los productos llegan justo a tiempo, bien para la fabricación o para el servicio al cliente».

Si se considera que el sistema «Just In Time» es un método para reducir los niveles de existencias, parece claro que su aplicación en el sector servicios resulta bastante limitada. Sin embargo, el sistema va mucho más allá de la reducción de stocks, y persigue eliminar el desperdicio, dar mayor uniformidad a las operaciones, promover la adaptabilidad, estrechar las relaciones con los proveedores y ajustar rápidamente el sistema productivo a las variaciones de la demanda.

Sobre la base de esta idea, la producción «Just In Time» es capaz de elaborar rápidamente una mayor variedad de productos a un coste reducido. Algunos de los elementos del sistema «Just In Time» pueden ser observados en determinadas empresas dedicadas a la prestación de servicios como por ejemplo:

  • Empresas constructoras que adquieren los materiales en la medida en que los precisan.
  • Trabajadores polivalentes en los grandes almacenes que pueden desarrollar diferentes tareas.
  • Equipos de trabajo en los restaurantes de comida rápida, que permiten añadir personal en las horas punta y reducirlo en los momentos de menor demanda.
  • Supermercados que rellenan sus estanterías a medida que los clientes retiran artículos.

No debemos olvidar que uno de los principios que consagra el sistema «Just In Time» es la proximidad al cliente, rasgo en el que la prestación de servicios se ha distinguido tradicionalmente. Como el cliente está presente en muchas de las actividades de la prestación del servicio es interesante también tener en cuenta que el cliente muchas veces percibe el tiempo de manera distinta según la actuación del servidor y las características del proceso. P

Es necesario partir de la base de que el «Just In Time» no es solamente un método productivo, sino una filosofía, y que por lo tanto no se debe implantar, sino que se debe enseñar y del que se deben mostrar sus virtudes y sus inconvenientes, de tal modo que el trabajador aprenda esta filosofía por iniciativa propia, y por imposición.

El crear vínculos con los clientes principales constituye el último eslabón de la cadena del «Just In Time» que pasa a través de los proveedores, la empresa y tiene su punto final en el cliente. Es importante incluir a los clientes en una aplicación del «Just In Time» ya que su participación puede mitigar los problemas de planificación. En la aplicación del «Just In Time», el proceso total de implantación está fuertemente soportado por la participación activa de todo el personal de la empresa en actividades de mejora, las cuales contribuyen a elevar la motivación de estos empleados.

Esta filosofía empresarial elimina el despilfarro buscando los problemas o resquicios de los procesos que se llevan a cabo en las organizaciones  empresariales y aporta las soluciones para que suprimir lo que sobra. Por ejemplo, temas de sobreproducción, operaciones innecesarias, tiempos de espera, averías, desplazamientos de personal o material, etc.